La Comisión de Elecciones Federales
Julio 1999
Indice
Todos los comités políticos deben registrase con la FEC, llevar contabilidad de sus ingresos y egresos, y presentar informes sobre estos recibos y gastos. Las planillas de registro están disponibles en la FEC. Este folleto ofrece información sobre normas de registro, relación (contabilidad) y reporte de gastos según su aplicación a los candidatos a cargos federales.2 Para mayor información sobre los aspectos discutidos en este artículo comuníquese con la División de Información los teléfonos 800/424-9530 o 202/694-1100.
Una persona se hace candidato a un cargo federal -y ello implica requisitos de registro y reporte de gastos establecidos por la Ley- cuando las actividades de la campaña exceden los $5.000 tanto en gastos como en donaciones. Dentro de los 15 días luego de que la persona se hace candidato, ésta debe designar un comité principal de campaña.3 Esta designación se realiza mediante la presentación de una Declaración de Candidatura (FEC Form 2) o una carta con la misma información. 101.1(a) y 102.12(a). Los candidatos al Senado presentan los informes en la Secretaría del Senado, y los candidatos a la Cámara de Diputados presentan los informes en la Comisión de Elecciones Federales. 105.1 y 105.2.
Dentro de los 10 días siguientes a su designación, el comité principal de campaña debe registrase mediante la presentación de una Declaración de la Organización (FEC Form 1). 102.1(a). El Comité debe presentar el registro en la Secretaría del Senado o en la Comisión de Elecciones Federales, según sea apropiado. Una copia de dicho registro también debe ser presentada en la Secretaría del Estado (o con el funcionario estatal equivalente) en el estado en el cual el candidato participa por el cargo. 2 U.S.C.§439(a)(2)(B).
La declaración de registro también sirve como la designación oficial del tesorero y del contador, los únicos dos funcionarios del comité requeridos bajo la ley. 102.2. La declaración debe contener la siguiente información:
Todos los comités políticos deben mantener registros de los recibos y desembolsos. Bajo la sección 432(c) de la Ley de Campaña para Elecciones Federales (la Ley), el mantenimiento de la relación de gastos es respondabilidad del tesorero designado por el comité.
Las regulaciones sobre contabilidad de la FEC cubre tres áreas:
Contador
Aunque el tesorero del comité político es el responsable legalmente
de mantener el registro de cuentas fidedignas y de presentar los informes
de gastos, muchos comités asignan la tarea de contaduría a
otra persona. El nombre, dirección y la posición de la persona
que mantiene los informes financieros de un comité político
debe ser identificado como el contador en la Planilla 1 (Form 1). El tesorero
o el asistente del tesorero puede servir como contador. 11 CFR 102.2(a)(1)(iii).
Con respecto a los ingresos, la Ley de Campañas Electorales Federales require registros solamente de las donaciones. Sin embargo, se le recomienda al comité político mantener registros de todos los tipos de ingresos a manera de cumplir con la Ley y con las regulaciones de la FEC.
Donaciones de parte de individuos
Los registros deben ser mantenidos para todas las donaciones recibidas.
Por cada donación que exceda los $50, el comité debe registrar
la cantidad, la fecha en que fue recibida y el nombre y dirección
del donante. Para las donaciones de $50 o menos, la Comisión ha recomendado
que el comité registre la misma información que las regulaciones
requieren para donaciones mayores. (Dictámenes 1981-48 y 1980-99).
Si las donaciones totales de una persona suman más de $200 en cada
año civil, los reportes del comité deben identificar cada
donación señalando en la lista el monto, la fecha en que fue
recibida y el nombre, dirección, ocupación y donde se emplea.
2 U.S.C. §§431(13)(A) y 432(c); 11 CFR 102.9(a)(1) y (2).
Donaciones de colectas masivas
Para pequeñas donaciones en efectivo (no más de $50 cada una)
recolectadas en un evento de recaudación de fondos, el comité
debe registrar el nombre del evento, la fecha y el total de la cantidad
recolectada. Dictámenes 1981-48 y 1989-99.Donaciones de los PAC y
de los comités de partidos
Todas las donaciones de los PACs y de los comités de los partidos sin tomar en cuenta la cantidad-deben ser registradas en detalle. Por cada ingreso del PAC y del comité de partido, el comité destinatario debe registrar el nombre y la dirección del comité que hace la donación, la fecha en que fue recibida y el monto. 2 U.S.C. §432(c)(4); 11 CFR 102.9(a)(3).
Remitir las donaciones al tesorero
Cualquier persona que reciba una donación en nombre de un comité
debe remitir tal donación al tesorero con la información requerida
que identifique al donante, el monto y la fecha en que fue recibida. Las
donaciones a un comité autorizado deben ser remitidas al tesorero
dentro de los 10 días siguientes. (Las donaciones a los PACs y a
los comités de los partidos deben ser remitidas dentro de 30 días.).
2 U.S.C. §432(b); 11 CFR 102.8.
Fecha del recibo
La fecha en que se efectua el Recibo es la fecha en que la primera persona
que haya recibido la donación tomó posesión de ella.
11CFR 102.8(a).
Los "mejores esfuerzos" para obtener la información
del donante
Para satisfacer la norma de los "mejores esfuerzos"4
el comité político debe incluir una declaración en
su solicitud que explique que debe utilizar los mejores enfuerzos en obtener
y registrar cierta información sobre el donante. Esta declaración
se refiere a la notificación de los "mejores esfuerzos."
(Por ejemplo, la Ley federal nos obliga a hacer uso de nuestros mejores
esfuerzos en recolectar y registrar el nombre, dirección, ocupación
y nombre del patrón o empleador de los individuos cuyas donaciones
exceden los $200 en el año civil.).
El tesorero debe registrar todos los desembolsos, sin tomar en cuenta el monto, haciendo notar la fecha, el monto pagado, el motivo, y el nombre y dirección del beneficiario. Si el desembolso es hecho en nombre de un candidato claramente identificado, los registros también deben identificar al candidato y el cargo al que aspira. 11 CFR 102.9(b)(1).
Motivo del desembolso
El tesorero debe registrar el motivo de cada desembolso, por ejemplo, debe
señalar exactamente el por qué el desembolso es realizado.
For ejemplo, "gastos" no sería suficientemente claro, mientras
que "franqueo" si. 11 CFR 102.9(b)(1)(iv) y 104.3(b)(3)(i).
Documentación duplicada
El tesorero debe guardar un recibo, una factura o el cheque pagado para
cada egreso que exceda los $200. 11 CFR 102.9(b)(2).
Desembolsos a través de cheques
Todos los desembolsos, excepto aquéllos hechos con fondos de caja
chica, deben ser hechos por medio de cheques o una letra de cambio similar
a través de la propia cuenta bancaria del comité. 11 CFR 102.10
y 103.3(a).
Desembolsos a través de la caja chica
El tesorero puede hacer uso del fondo de la caja chica para hacer un pago
a una persona que no exceda los $100 por transacción. 2 U.S.C. §432(h)(2);
11 CFR 102.11.
Hay requerimientos especiales de contabilidad para los desembolsos realizados con el fondo de caja chica? El tessorero debe registrar los nombres y las direcciones de las personas a quienes se les han hecho los pagos con el fondo, junto con la fecha, el monto y el motivo. Si el desembolso es hecho a un candidato, el tesorero también debe indicar el nombre del candidato, así como el cargo a que asipira. 11 CFR 102.11.
Desembolso a través de fondos de créditos
El comité puede hacer uso de un fondo de crédito. El comité
puede usar copias de carbón de giros o cheques como documentación
de suporte, siempre y cuando el tesorero conserve el estado de cuenta mensual
que muestre el pago a través del fondo de crédito del giro
o cheque. 11 CFR 102.9(b)(2)(iii).
Avances al personal
Para avances de $500 o menos, el comité debe retener el comprobante
del desembolso u otra documentación de la cuenta de gastos y del
cheque pagado al empleado. 11 CFR 102.9(b)(2)(i). Si el comité have
avances por más de $500, el empleado debe proveer al comité
la siguiente documentación por cada transacción: el nombre
y la dirección del beneficiario (el vendedor); el monto, la fecha
y motivo del gasto, y si la transacción excede los $200, el recibo,
la factura o el cheque cancelado. 11 CFR 102.9(b)(1) y (2).
Desembolsos con tarjeta de crédito
El comité debe guardar o sus estados de cuenta mensuales o un recibo
por cada transacción junto con el cheque que fue pagado para cancelar
la factura. 11 CFR 102.9(b)(2)(ii).
Los "mejores esfuerzos" para obtener información
sobre los desembolsos
En el caso de que no haya información sobre el donante, el tesorero
debe ser capaz de mostrar los mejores esfuerzos para localizar la información
requerida para documentar un desembolso al proveer, por cada pago. Esto
puede constar de al menos un esfuerzo por escrito para obtener copia del
recibo, de la factura o del cheque pagado. 11 CFR 102.9(d).
El tesorero del comité político debe firmar y presentar reportes periódicos sobre la actividad financiera hasta que el comité haya cancelado sus deudas y presentado su Informe Final de Gastos. 102.3(b) y 104.1(a).
Aparte de presentar una Declaración de Candidatura, el candidato no tiene obligación de rendir cuentas personales bajo la Ley de Campañas Electorales Federales. Si un candidato recibe donaciones, obtiene préstamos para las actividades de la campaña o hace desembolsos, el candidato actúa como un agente de campaña. Las transacciones son registradas por el comité principal de campaña. 101.2 y 102.7(d). (Sin embargo, los candidatos a cargos federales deben presentar informes financieros personales bajo la Ley de Etica Gubernamental.).
El tesorero del comité es responsable por la presentación completa, precisa y oportuna de los reportes y balances. 104.14(d).
Los comités principales de campaña deben presentar los reportes y balances en las oficinas federales o estatales apropiadas. Otros comités autorizados del candidato pueden presentar los informes en el comité principal de campaña.
Presentación de reportes con el gobierno federal
Los comités principales de campaña de los candidatos a la
Cámara de Diputados deben presentar los reportes y balances en la
Comisión de Elecciones Federales. 105.1.
Los comités principales de campaña de los candidatos al Senado deben presentar los reportes y balances en la Secretaría del Senado. 105.2.
Presentación de reportes con el gobierno estatal
Además de presentar reportes con el gobierno federal, los comités
principales de campaña deben simultáneamente presentar una
copia del informe en la Secretaría del Estado (o con otro funcionario
estatal designado) en el estado en el cual el candidato busca la elección
a un cargo federal. 2 U.S.C. §439(a)(2)(B).
Los tesoreros de los comités deben presentar los reportes oportunamente (La Comisión no otorga extensiones). La FEC envía a los tesoreros información detallada y planillas en blanco.
Presentación de reportes durante años electorales6
Reportes trimestrales
Una vez que la persona es candidato, su comité principal de campaña
(y otros comités autorizados) deben presentar reportes trimestrales
durante el año electoral. Los reportes trimestrales deben cubrir
la actividad durante el trimestre civil y son debidos el 15 de abril, el
15 de julio y el 15 de octubre. El cuarto reporte trimestral --llamado reporte
de fin de año-se debe entregar el 31 de Enero del año siguiente.
Reportes pre-electorales
Además de los reportes trimestrales, el comité también
debe presentar reportes pre-electorales.
El informe pre-elecciones se debe someter 12 días antes de las elecciones y cubre las actividades hasta 20 días antes de las elecciones.
Reportes post-electorales
No hay requisitos de presentación de informes post-elección
primarias, pero el comité debe presentar un reporte posterior a las
elecciones generales. El reporte post-elecciones generales cubre las actividades
hasta el día 20 después de la elección y debe ser sometido
30 días después de la elección.104.5(a)(1)(ii).
Donaciones a ultimo minuto
El comité principal de campaña debe presentar avisos especiales
detallando todo lo tipos de donaciones de $1.000 o más que se reciban
entre los 20 días y las 48 horas antes de cualquier elección
en la cual el candidato está participando. Estos avisos son frecuentemente
llamados "Avisos de 48 horas."
Reporte de gastos durante años no electorales7
Durante un año no electoral, dos reportes semianuales son requeridos:
Elecciones especiales
Las fechas de presentación de reportes para las elecciones especiales8 son establecidas y publicadas en el Record de
la FEC y en el Registro Federal. La Comisión también notifica
al comité principal de campaña sobre los candidatos que están
en la boleta electoral en una elección especial.
Una donación es algo de valor dado para influir una elección federal. Todas las donaciones deben ser reportadas. 2 U.S.C 431(8); 11CFR 100.7.
100.7(b)(11).
Si un banco acepta y paga un cheque escrito por el comité político de una cuenta de ahorros o corriente con fondos insuficientes, el banco no estaría contribuyendo siempre y cuando el sobregiro:
100.7(b)(11).
Nótese que si la protección de sobregiro se basa en una línea de crédito extendida por el banco, las transacciones en esa cuenta se deben mostrar en la Planilla C-1.
Los intereses ganados por fondos invertidos o dividendos ganados por valores no se consideran donaciones. Sin embargo, si el comité le hace un préstamo a un individuo, el interés pagado por el crédito se considera donación en el caso de que el interés exceda la tasa comercialmente razonable. 100.7(a)(1)(i)(E).
Compensaciones de gastos operativos, tales como devoluciones por vendedores de depósitos, reembolsos y descuentos, no se consideran donaciones. Nótese, sin embargo, que los descuentos para los comités de campaña deben ser ofrecidos en el curso normal de los negocios y bajo los mismos términos y condiciones que aquéllos ofrecidos a entidades no políticas. De otra manera, el descuento puede ser considerado como una donación si la empresa paga el descuento. Ver, por ejemplo, Dictámenes (AOs)1987-24 y 1986-22; y 11CFR 116.3.
Por cada categoría de recibos, el comité debe mostrar el total del período de reporte actual y el total del año hasta la fecha. Además de reportar estos totales, frecuentemente el comité tiene que detallar los ingresos a través del suministro de información suplementaria para soportar las Planillas A. 104.3(a)(3) y (4). La información detallada incluye:
104.3(a)(4) y 104.8(a)
Detallar los ingresos sin tomar en cuenta el monto
Cuatro tipos de ingresos enumerados en la Hoja de Resumen Detallado deben
ser detallados a pesar del monto:
Detallar los ingresos cuando se excede el límite de donación
Cuatro tipos de ingresos están sujetos al límite de donación
de $200 para ser detallados:
El ingreso bajo estas categorías debe ser detallado si:
Egreso es un término amplio que cubre tanto los gastos como otras clases de pagos (aquéllos realizados no para influir en la elección federal). Todos los egresos son reportables por el comité.
Los pagos por viajes relacionados con la campaña del candidato son generalmente reportados como gastos operativos ya sean pagados con fondos de la campaña o con los fondos personales del candidato. 106.3(a) y (b)(1). Normas especiales se aplican, sin embargo, cuando el candidato u otra persona utiliza sus fondos personales para cubrir los gastos de viaje y después le son reembolsados.
Cuando el candidato realiza un viaje que consta de algunas paradas relacionadas a la campaña y otras que no lo son, únicamente los costos del viaje relacionados con la campaña son gastos.
Otras personas que no sean candidatos deben repartir sus gastos de viajes relacionados o no a la campaña de una forma razonable. 106.3(c)(1).
Los pagos por gastos operativos, tales como los salarios del personal, alquiler, traslados, publicidad, teléfono, equipos y artículos de oficina, recaudación de fondos, etc., son gastos operativos. Nótese que si el comité de campaña paga los gastos personales del candidato cuando éste se encuentra en campaña, tales pagos se consideran también como gastos operativos. Nótese también que una donación de bienes o servicios recibida por el comité, aunque no técnicamente un desembolso, debe ser reportada como un gasto operativo, además de ser reportada como recibo. 104.13(a)
Al igual que los ingresos, los egresos también son divididos en diferentes categorías en la Hoja de Resumen Detallado de la Planilla 3 (Form 3). Por cada categoría, el comité debe mostrar el total del período actual y el total del año hasta la fecha. Además de reportar estos totales, frecuentemente el comité tiene que detallar los desembolsos por medio de información suplementaria que soporte las Planillas B. 104.3(b)(2) y (4).
El comité debe usar formularios Planillas B individuales por cada categoría de egreso a ser detallada. La información detallada incluye:
104.3(b)(4) y 104.9.
Dos tipos de desembolsos son enumerados en la Hoja de Resumen Detallado --transferencias y préstamos-deben ser detallados sin tener en cuenta el monto.
Otros dos tipos de egresos desembolsos operativos y otros desembolsos-están sujetos al límite de de $200 para las listas detalladas de desembolsos. El egreso bajo estas categorías debe detallarse si éste:
El uso de los fondos de la campaña para fines personales está prohibido. Las regulaciones proveen la manera de diferenciar los gastos personales del funcionario y de los gastos de la campaña, y las regulaciones incluyen una lista de gastos específicos que se consideran de uso personal. "El uso personal" es cualquier uso de los fondos de la campaña que existe independientemente de la campaña del candidato o de sus responsabilidades como funcionario federal. 113.1(g).
Las planillas de la FEC deben ser escritas a máquina o en computadora; se puede usar la tinta, siempre y cuando las planillas sean legíbles.
Planillas de reporte
Los comités están obligados a presentar las siguientes Planillas como anexos a la Planilla 3.
1 Las citas númericas se refieren a los provisiones de las Regulaciones de la Comisión de Elecciones Federales, que pueden ser encontradas en la 11 CFR, Partes 100-116.
2 Los comités de partido y los comités de acción política (PAC) que financian a candidatos federales también están obligados por la ley a registrarse, llevar contabilidad y presentar informes. Las reglas específicas que se aplican a estos comités, sin embargo, no son cubiertas aquí.
3 El candidato no puede designar, como comité principal de campaña u otro comité autorizado, al comité que financie más de un candidato (por ejemplo, al comité de un partido o al comité de acción política.). 102.12(c) y 102.13(c).
4 Los informes de un comité seran considerados en cumplimiento con la Lay cuando el tesorero pueda demostrar que los "mejores esfuerzos" han sido utilizados para obtener, manetner y suministrar la información requerida. Además de incluir la notificación de los "mejores esfuerzos" en la solicitud, el tesorero del comité debe:
5 Los comités presidenciales deben presentar los informes en la FEC y una copia de cada informe en cada estado en el cual la campaña hace un desembolso durante el período de reporte de gastos. 105.3 y 108.2.
6 Los años electorales son aquellos años en los cuales hay elecciones federales regularmente programadas (años de numeración par).
7 Los años no electorales son aquellos años en los cuales no hay elecciones federales regularmente programadas (años de numeración impar).
8 Una elección primaria, general o de segunda vuelta que no esté programada regularmente y la cual es realizada para llenar una vacante en la Cámara de Diputados o en la Cámara del senado. 100.2(f).