1. Several key themes emerged from the benchmark­ing study:

• Education of the public is continuous.

• Involve key stakeholders early and throughout the process.

• Develop partnerships with media resources.

• Collaboration is a method for maximizing public involvement resources.

• Personalize public involvement activities.

• Provide incentives to increase participation.

• Provide alternatives to traditional meeting places.

• Use innovative techniques to define “communities” and traditionally underserved populations.

• Public involvement activities are continuously evaluated.

2. Best practice organizations and benchmarking partners use a variety of methodologies for com­municating with the public. 

Widely used communication strategies included: • newsletters,

• citizen/public advisory committees,

• workshops,

• informational materials, and

• surveys.

3. Best practice organizations and benchmarking partners are employing innovative public involve­ment techniques. 

These include:

• games,

• traveling information centers,

• tours,

• computer simulation, and

• school curriculum.

4. Technology is playing an important role in public involvement.

These include:

• Geographic Information Systems,

• Databases for mailing lists and 

• Website and E-mail.

Education of the public is continuous.

ll benchmarking partners agree that education is a continuous theme throughout the long-range plan­ning process. Educating the public on, and obtaining its involvement in, planning are mutually reinforcing activi­ties. The techniques used for this education process vary widely. 

Involve key stakeholders early and throughout the process.

Several best practice organizations found that involving key stakeholder groups from the onset of the process was essential to creating buy-in for the long-range transporta­tion plan. 

One best practice organization defined key stakeholders as local and state officials, planners, business leaders, conser­vationists, developers, landowners, and church and citizen groups. Many benchmarking team members added to this grouping anyone in or around their adjacent jurisdictions.

Develop partnerships with media resources.

Some best practice organizations have found tremendous value in obtaining assistance from media resources. These resources include televi­sion (local and government access); radio (via advertise­

One best practice organization suggested checking with television and radio resources to find out the time of the year when advertising rates are lowest so as to best lever-age financial resources. This organization also noted that it was helpful to issue special invitations for the media to attend an information-sharing meeting? similar to a press conference? whose purpose is to disseminate information about a project or program. This special meeting helps maximize staff resources by providing information to all media at one time.

Another best practice organization stressed the importance of airing information on the radio at different times throughout the day. This organization suggested using one script with several “trailers” or public service announcements, each indicating the type of public feed-back desired. One organization used a “scrolling” mes­sage across the bottom of the television screen to adver­tise a meeting.

One best practice organization sends a quarterly calendar of events to the local media to keep them informed of upcoming events. Many best practice organizations and benchmarking partners found that keeping the media involved is a low-cost way to publicize a project. 

Collaboration is a method for maximizing public involvement resources.

Best practice organizations

ment. 

speak to the public are included.

One best practice organization tackled transportation in the context of a clean air initiative. The organization col­laborated with an asthma organization and various gas sta­tions. A “stop at the click” program was instituted to encourage customers to stop pumping gas when the pump clicked, and thereby avoid gas spillage and promote cleaner air. Another best practice organization also teamed with gas stations; this one had them display posters promoting public involvement activities. The

organization also posted signs along affected project areas, advertising public involvement events. 

One best organization developed a partnership with the American Lung Association and several transportation, environmental, and health groups to send a message to the public that everyone needs to work together to reduce air pollution. 

One best practice organization initiated “Our Town” events, where the city devoted a day for the community to address different issues of importance to the locality. The events were festive and informative, and was considered a success.

“Piggybacking” on local events and entities is another method of collaboration. Almost all best practice organi­zations regularly staff information booths at local events such as neighborhood and community fairs. Several benchmarking partners and best practice organizations staff displays with project information at key employment sites or local shopping malls. 

Best practice organizations believe that their planning efforts do not stop at their jurisdictional lines. Many col­laborate and conduct public involvement activities with adjoining jurisdictions.

Another successful collaborative initiative for soliciting feedback was used by one best practice organization in compiling its Year 2040 long-range plan. This effort involved partnering with a coffee shop chain and holding “Coffee Talks” for the public. Similarly, another best practice organization plans local “Coffees,” with neigh­borhood associations sponsoring in-home meetings with small groups of neighbors to discuss a project of particu­lar concern to the citizens. This best practice organization trains individuals as facilitators to manage these meetings. Invitations are usually extended by the host of the coffee and are held during weekdays, evenings, and weekends at the convenience of the target audience. 

One best practice organization made multiple copies of a video detailing its growth strategies; it then partnered with a video chain to distribute free copies of the video to store customers. 

Personalize public involvement activities.

As with collaboration, the issue here is to bring the topic to the individual in a meaningful way. Collaboration makes meaning through combined perspectives; personalizing makes meaning by reaching out to the specific individual.

One best practice organization “made it personal” by conducting door-to-door canvassing. Public involvement staff and/or their volunteers go door-to-door to meet residents and business owners to ensure that they know about a project and have the opportunity to receive more information or to become more involved in the project. 

Another best practice organization individually signs invitation and thank you letters. In addition, this organi­zation makes itself available to anyone interested in the long-range transportation plan. The organization does not use voice mail, and, by using a “planner on call” method­ology? whereby a transportation planner is assigned each day to answer all calls? it provides the public with out-standing customer service and information. 

Provide incentives to increase participation.

Some best practice organizations and benchmarking part­

zation always tries to provide some type of refreshments at its meetings. Two other

organizations provide small mementos for individuals who provide responses to survey questionnaires.

Provide alternatives to traditional meeting places.

A majority of the best practice organizations agreed that traditional public meetings and meeting places are not particularly conducive for soliciting active participation from the public. They have instead turned to more inno­vative settings, where participants can feel they affect the decisionmaking process by offering input that adds value and substance. 

Locations of meetings have been adjusted to better attract and accommodate participations. For example, best prac­tice organizations and benchmarking partners have held meetings in such nontraditional locations as schools, churches, senior centers, libraries, fairgrounds, fire sta­tions, and hospitals. 

Similarly, times of meetings have been varied to accom­modate more individuals. One best practice organization communicated with and received feedback from factory workers by holding discussions at the 4 a.m. “graveyard” shift. This organization also communicated with an affected neighborhood by holding discussions following church services in the area.

Use innovative techniques to define “communi­ties” and traditionally underserved populations.

One component of the long-range transportation planning process is identifying the needs of low-income and minor­ity populations and assessing how the benefits and bur-dens of the transportation system are distributed across these groups. Organizations are employing various methodologies to define these local communities.

Many benchmarking partners have identified the commu­nity impact assessment process as a method for defining communities and conducting community outreach. Community Impact Assessment is “ an assessment process to address proposed transportation actions on communities, neighborhoods, and people.” Other best practice organizations and benchmarking partners have relied on community-based or social service organizations as sources of information. 

One best practice organization has used church groups, minority publications, and chambers of commerce to help identify needs of low-income and minority populations. This organization also collects and tracks school enrollment information and subsidized school lunch program data. 

Public involvement activities are continuously evaluated

Every best practice organization and benchmarking part­ner evaluates, either formally or informally, their public involvement techniques. The most commonly used tool for evaluation is the survey questionnaires. Most best practice organizations and benchmarking partners used surveys to seek input about elements of the long range plan or the effectiveness of a public meeting. 

Some best practice organizations used key stakeholder interviews to obtain input on the success of their process. A few organizations developed yearly evaluations to ascertain the effectiveness of their public involvement strategies.

One best practice organization stated that it supplies com­ment sheets at every meeting attended by the public. Not only does this provide feedback about the meeting and the process, but it also compiles names and addresses to be added to the organization’s mailing list. 

Section 2:

Newsletters

Newsletters are a highly popular method for communicat­ing with the public. Most study team members and best practice organizations use a print and/or electronic newsletter issued generally on a monthly or quarterly basis. The newsletter outlines organization activities and promotes public involvement opportunities. One best practice organization uses its newsletters to highlight how its staff “practices what they preach.” 

Citizen/Public Advisory Committees

Most study organizations have some type of citizen advi­sory council, committee, or board that actively partici­pates in the development of the long-range transportation plan. The membership of most of these committees is diverse and represents the jurisdictions they serve.

Committee members are either elected or appointed to serve. Many organizations provide tool kits or other edu­cational materials to committee members to help familiar­ize them with the planning process.

Several study organizations reported that they rely on these committees in a variety of ways for support of their public involvement initiatives. For example, many best practice organizations have developed a “speakers’ bureau” where they prepare presentation materials and coordinate speaking engagements for committee members? and local elected officials, as well? to discuss transportation planning initiatives at civic and community groups or clubs.

Workshops

Workshops are another popular method for eliciting public comment. The specifics of workshop logistics and activi­ties vary widely. One best practice organization sends personal invitations to participants; another sends e-mail reminders to workshop attendees. 

Many best practice organizations do not have in-house staff available to facilitate their workshops; instead, they make use of volunteers. To enrich and enlighten work-shop proceedings and participants with useful perspec­tives, they draw these volunteers from the ranks of allied organizations (e.g., the American Institute of Architects) or adjacent counties and municipalities. In this way, relat­ed information and quality of life issues are brought into the activities. 

Informational Materials

Best practice organizations and many benchmarking team members have published educational and informational documents, covering a broad range of writing and dissem­ination styles and approaches. For example, one bench-marking team member developed a cartoon book for adults as a fun and humorous way to explain how the long-range plan is developed. Another best practice organization distributed its public involvement and trans­portation-related information by handing out brochures at local sporting events.

Another best practice organization created project-specific

workbooks that include maps, options, and worksheets. Participants are asked to complete the workbook with their family members and bring it to an “open house” to review technical data, compare options, and assess the pros and cons and trade-offs. If participants cannot attend the open house, they are asked to call a hotline number where they can request “Tech Facts”? technical sum­maries? that are then mailed to the participant. 

Most of the study members and best practice organiza­tions publish an informational document summarizing their long-range transportation plans. One member titled its summary document “The Livable Community Reinvestment Plan.” The material was then presented, not as multi-pages of text, but as a large one-page overview of the organization’s 2020 Transportation Plan. 

Another best practice organization distributes a publica­tion, “Getting There,” that includes a series of sub-regional publications that further identifies projects/programs for its 20-year regional transportation blueprint for the county. 

The annual report, like the newsletter, is another popular publication used by most study members to convey infor­mation to the public. Generally, this report is widely dis­tributed and reports the year’s progress and projected activities. 

Surveys

Many of the best practice organizations and benchmarking partners use surveys to gauge public opinion and the effectiveness of their organization’s outreach activities. These surveys may be conducted over the phone, in per-son, or via the Internet. 

Using a related technique, one best practice organization solicits public involvement by randomly cold calling resi­dents and asking them if they would participate in events. 

Section 3:

Games

ome benchmarking partners and best practice organiza­tions have used games to elicit public involvement. Games were used in settings such as, transportation day at the mall, workshops at senior centers, and public meetings. These games include the following:

• One best practice organization created the “Chips” game to give citizens participating in a workshop an understanding of the impacts of alternative growth scenarios. The partici­pants were given poker chips and a map; they were then asked, “Where should we grow?” The participants placed the chips on the map to show where development should take place, where open space should remain, and where transportation corridors should be located. Participants were next asked, “How should we grow?” Participants again used their chips to show their preferences regarding community types on a map that reflected increased popula­tion, businesses, and transportation. 

• “Strings and Ribbons Simulation Game” has been used by a benchmarking team member to generate data for project selection criteria analysis, develop a sidewalk and bikeway needs list, and train citizens regarding the MPO process. Each player receives a one-year allo­cation of road funding and sidewalk funding at the scale of a GIS map with an Existing plus Committed network. The game cleverly and subtly teaches citizens about funding flexibility, funding constraints, priorities, and community consensus. Further, the use of GIS makes the game entertaining and realistic. 

Traveling Information Center

One best practice organization instituted a “Transportation InfoMobile.” This mobile interactive exhibit, housed in a modified 40-foot passenger bus, traveled the local area, bring­ing information about transportation options directly to com­munities. The InfoMobile was filled with interesting interpre­tive exhibits and graphics, multi-media computers, brochures, and hands-on activities for young and old; for added interest, murals were painted on the exterior of the bus. Through these devices, the InfoMobile involved and informed people about the many transportation issues and activities in their area. 

Tours

Tours get the people to the place, allowing them to experience
sites first-hand and up close. One best practice organization
uses a coach bus to take public involvement

tour of selected sites, followed by
an on-site discussion of relevant
issues. Another best practice
organization holds “Walking
Tours,” at which citizens and
local officials meet at a site and
walk around and discuss issues
concerning possible changes to the area.

Computer Simulation

Computer simulations allow planners and decisionmakers ? and the public? to envision alternative scenarios for specif­ic locations. Such simulations have been used most success-fully by many team members and best practice partners. Pictures taken at specific locations are modified based on the application of various transportation planning scenarios. Citizens and elected officials can thus see and evaluate how different alternatives will work in affected areas before any changes are actually made.

School Curriculum

The concept of reaching communities and neighborhoods through their local schools was a popular technique used by many best practice organizations. One organization created a “Planning for a Livable Future” lesson plan for area teachers. The lesson plan addresses land use, transportation, environ­ment, and population/housing. 

Another best practice organization hosts tours of its facilities for local schools. During the tour, transportation issues are discussed and relevant materials distributed.

Section 4:

Technology is playing an important role in public involvement.

echnology creates new media for soliciting public involvement in the development of the long-range transportation plan. 

Geographic Information Systems

Some benchmarking partners and best practice organiza­tions are using geo­graphic information systems (GISs) along with the recent census or other data to capture project communi­ties. One best prac­tice organization has placed a GIS on every transportation planner’s computer. This enabled every planner with the opportunity to use GIS as a tool for researching databases and 

Websites and E-mail

Websites and e-mail are being used to post information, like
newsletters and organizational information, as well as gather
information and promote public involvement activities. 

All best practice organizations maintain a website,
although their interactive ability varies. Some organiza­
tions use the Internet to post reports, meeting minutes, and
advertisements, while others, may use it as another method
to solicit input via surveys and comment forms. One best
practice organization recommended including a “links”
section on websites as a way to lead users to organizations

designed a survey that citi­
zens could access through a
website address or by tele­
phoning a special number.
A consultant was retained
for managing this activity, which included provided a sum­
mary report of the comments. The activity was deemed so
successful that the organization plans to use this type of
public comment solicitation for future projects as well.

Community Planning Association

Community Planning Association is a regional planning organization for Treasure Valley, Idaho. Its mission is to: 

provide a forum to address and prioritize region-wide issues,

serve as a catalyst to ensure local government involvement in building region-wide consensus,

develop and support policies to achieve region-wide solu­tions, and

maintain resources to support efficient region-wide planning and development.

Des Moines Area Metropolitan Planning Organization

The Des Moines Area Metropolitan Planning Organization serves as the formal transportation planning body for the Des Moines metropolitan area. This organization cooperates with many agen­cies in fulfilling its transportation planning responsibilities. These agencies include the Federal Highway Administration, the Federal Transit Administration, the Iowa Department of Transportation, the Des Moines Metropolitan Transit Authority, the Central Iowa Regional Transportation Planning Alliance, 15 member communities, and three member counties.

Envision Utah

Formed in 1997, Envision Utah is a public-private communi­ty partnership dedicated to studying the effects of long-term growth in the Greater Wasatch Area of northern Utah. Sponsored by the Coalition for Utah’s Future, Envision Utah and its partners have? with extensive input from the public? developed a publicly supported growth strategy that will preserve the state’s high quality of life, natural environ­ment, and economic vitality during the next 50 years. The Envision Utah partnership includes state and local govern­ment officials, business leaders, developers, conservationists, landowners, academicians, church group members, and gen­eral citizens. This unique and diverse coalition is working together to implement a common vision for the Greater Wasatch Area as it faces the prospects of immense growth in the coming decades.

Metro Oregon

Metro Oregon provides a regional forum where cities, counties, and citizens can resolve issues related to growth? things such as protecting streams and open spaces, transportation and land-use choices, and increasing the region’s recycling efforts. Metro was formed in 1979, when voters of the region approved the transition from an appointed council of governments to an elected body. In 1992, voters approved a home-rule charter that gave Metro primary responsibility for regional land use and transportation planning. Metro serves more than 1.3 million residents in Clackamas, Multnomah, and Washington Counties and the 24 cities in the Portland, Oregon, metropolitan area. Metro’s primary mission is to manage growth in this region; its other responsibilities include solid waste disposal, and opera­tion of arts and cultural facilities, parks, and the zoo.

Operations Management International, Inc.

Operations Management International, Inc. (OMI), a member of the American employee-owned CH2M HILL Companies, Ltd., offers complete infrastructure development, financing, design, and operations and maintenance services. Headquartered in Denver, the company manages 170 water and wastewater facilities in the Americas, Middle East, and Asia. In the United States, the company manages facilities in 30 states. OMI received the Malcolm Baldrige National Quality Award in April 2001. 

Wilmington Area Metropolitan Planning Council

The Wilmington Area Planning Council (WILMAPCO) is the designated metropolitan planning organization for the region that includes New Castle County, Delaware, and Cecil County, Maryland. The WILMAPCO staff is comprised of engineers, planners, transportation analysts, public outreach coordinators, and administrative staff.