¿Qué servicios ofrece la OSC? 

El equipo de abogados e investigadores de la OSC está disponible para consultas telefónicas de los patronos a fin de aclarar dudas relacionadas con el cumplimiento con la ley vigente. Por otro lado, además de llevar a cabo las intervenciones telefónicas e investigaciones oportunas, los abogados de la OSC protagonizan talleres de orientación para las compañías que lo pidan. Por último, la OSC ha publicado materiales educativos en español y en otros idiomas, para diseminación a los empleados y al personal de recursos humanos. Llame a la OSC para informarse en detalle sobre estos servicios, al 1-800-255-8155. 

¿Dónde se puede obtener ejemplares del formulario I-9?  http://uscis.gov/graphics/formsfee/forms/i-9.htm

¿Cómo puedo verificar (la autenticidad de) los documentos que un solicitante o un empleado me presenta?

¿Hay que exigirle al solicitante de empleo documentación del Servicio de Inmigración y Naturalización (el INS)? 

No sólo no se debe pedirle al solicitante documentación del INS, sino que es ilegal pedírselo. De hecho, el patrono tiene obligación bajo la ley de aceptar la documentación para el I-9 que el solicitante presente, siempre y cuando se encuentre entre los alistados en el I-9, y que parezca auténtica y de la persona que lo presente. 

¿Cuando recibo una carta de Social Security que dice que hay desajuste entre el nombre y el número de Seguro Social de uno de mis empleados, que debería de hacer? 

Las cartas llamadas “no-match” enviadas a las compañías por la Administración del Seguro Social no significan necesariamente que la persona indicada esté usando un número falso; únicamente que hay algún desajuste dentro del banco de datos de la agencia con respecto a ese empleado. Un patrón que recibe una de estas cartas debe ofrecerle al empleado afectado la oportunidad de acudir personalmente a la oficina mas cercana del Seguro Social, y corregir su expediente directamente con ellos. Para mayor información, visite el sitio web de la Administración del Seguro Social, al:

www.ssa.gov/espanol

¿Qué sanciones impone la ley por emplear a personas no autorizadas para trabajar? 

Contratar a personas indocumentadas es ilegal, y puede costarle al patrón hasta $10,000 en multas por cada infracción. 

Quiero entrenar a mi personal de recursos humanos sobre esta materia. 

Además de llevar a cabo las intervenciones y investigaciones oportunas, los abogados de la OSC participan en numerosas actividades de orientación para las compañías y el público, muchas veces en colaboración con otras agencias federales y comunitarias, para grupos interesados en ampliar sus conocimientos sobre la ley aplicable. 

Quiero recibir materiales educativos para distribuir a mis empleados. 

¿Qué es la Ley de Inmigración y Nacionalidad (la INA)?

Aprobada por el Congreso de los Estados Unidos y enmendada en 1986 por la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (la IRCA), la Ley de Inmigración y Nacionalidad (la INA) requiere que todo patrón llene el formulario I-9 con objetivo de verificar el permiso para trabajar y la identidad de todos sus empleados, ciudadanos y no ciudadanos, contratados a partir del 6 de noviembre de 1986. 

Como la INA impone multas a los empleadores que contrataran a personas indocumentadas, algunos patronos han discriminado contra personas con apariencia extranjera. Temiendo las multas de Inmigración, algunos patronos han despedido o le han negado trabajo a inmigrantes sin ciudadanía o residencia permanente. 

Para proteger a los trabajadores, la Ley INA también prohíbe la discriminación laboral basada en la ciudadanía o en el origen nacional. Según estos reglamentos, todo patrón debería tratar de igual manera a todo solicitante que tenga permiso para trabajar y las calificaciones necesarias. Patronos que discriminen podrían verse obligados a pagar multas y salarios atrasados, así como contratar o reintegrar a los trabajadores discriminados.

¿Qué debo hacer para cumplir con estas leyes? 
 

• Contrate solamente a personas con permiso de trabajar. 

• Pídale a cada empleado, inmigrante o ciudadano estadounidense, que muestre documentos que comprueben su identidad y permiso de trabajar (véase Lista de Documentos). Deje al empleado que elija los documentos que le van a enseñar. Mientras dichos documentos tengan aspecto genuino, usted no será multado. 

 
• Llene un formulario I-9 para todos sus empleados nuevos. 

• Trate a todo el mundo de una manera igual a la hora de anunciar vacantes, de aceptar nuevas solicitudes, de entrevistarse con nuevos solicitantes, de hacer ofertas de puestos de trabajo, de verificar autorización de trabajar, de emplear y de despedir a los empleados. 

• Acepte a los documentos que el solicitante le presente, siempre y cuando aparezcan entre los documentos alistados en el formulario I-9 del Servicio de Inmigración y Naturalización de los E.E.U.U. 

• Acepte a los documentos que aparenten ser genuinos o legítimos. Usted no tiene obligación de establecer la autenticidad de dichos documentos. 

• Evite normas como “sólo se emplean ciudadanos de los EE.UU.,” o “sólo se emplean personas que tienen su residencia permanente.” En la mayoría de los casos, el exigirle al solicitante de empleo un estado migratorio determinado es ilegal. 

• Cuando anuncia un vacante y los solicitantes empiezan a llamar por teléfono para preguntar por el puesto, deles a todos la misma información al respecto. Utilice la misma aplicación con todo el mundo que solicite para un puesto de trabajo con su compañía. 

 
• A la hora de despedir a un empleado, base su decisión final en el comportamiento o rendimiento de ese empleado, y no en el acento, nombre, o estado migratorio del mismo. 

 
• Mantenga los formularios I-9 archivados por tres años de la fecha de contratación de cada empleado, o por un año después de marcharse esa persona de la empresa, teniendo en cuenta que el INS, el DOL o la OSC puede en cualquier momento presentarse a hacerle una inspección de los I-9 y en tal caso usted tendría que accederse a dicha revisión. 

• Al llenar el formulario I-9, verifique que usted ha visto los documentos presentados por todo solicitante de trabajo que haya empezado a trabajar a partir del 6 de noviembre de 1986, sean o no estos ciudadanos estadounidenses.

• Recuerde que en muchos casos los documentos de autorización para trabajar (los llamados “EADs”) tienen que renovarse antes de su fecha de vencimiento, y tendrá usted que corregir y poner al día el formulario I-9, aunque no hará falta pedirle al empleado nuevamente un documento de identidad. A este proceso se le llama el proceso de reverificación, y una vez mas, usted como patrón está obligado a aceptar el documento que el trabajador le presente, aunque sean distintos a los presentados al entrar esa persona a trabajar.

• Tenga en cuenta que la ciudadanía o nacionalidad estadounidense no sólo pertenece a las personas nacidas en los Estados Unidos, sino también corresponde a las personas nacidas en Puerto Rico, Guam, las islas Vírgenes, la Samoa americana, las islas Marianas, y la isla de Swain.

Grupo A:  (Demuestran tanto identidad como autorización para trabajar)

Pasaporte de los Estados Unidos (vencido o vigente). 
Certificado de ciudadanía de los Estados Unidos (N-560 o N-561). 
Certificado de naturalización (N-550 o N-570). 
Pasaporte vigente de otro país, con el sello “I-551" o con el formulario “I-94" del Servicio de Inmigración,
indicando autorización vigente de trabajo. 
Tarjeta vigente de residencia permanente, con una foto(I-151 o I-551). 
Tarjeta vigente de residencia temporal (I-688). 
Tarjeta vigente de autorización para trabajar (I-688A). 
Permiso vigente de reingreso a los Estados Unidos (I-327). 
Documento vigente de viajar para refugiados (I-571). 
Documento vigente de autorización para trabajar, expedido por el Servicio de Inmigración, con una foto
(I-688B).

Grupo B:  (Documentos de identidad)

Tarjeta de conducir o tarjeta de identidad expedida por un estado. 
Tarjeta de identidad expedida por una agencia del gobierno federal, estatal o local. 
Tarjeta de identificación estudiantil, con una foto. 
Tarjeta de registro para votar. 
Tarjeta militar de los Estados Unidos o papeles de reclutamiento. 
Tarjeta de identidad de un dependiente de militar. 
Tarjeta de marino mercantil del Servicio de Guardacostas de los Estados Unidos. 
Documento de identidad de una tribu de indios de los Estados Unidos. 
Tarjeta de conducir expedida por el gobierno de Canadá. 

Si usted es menor de 18 años de edad y no tiene ninguno de los documentos del Grupo B, puede presentar al patrón: 

Expediente de la escuela, o notas escolares. 
Informe médico de la clínica, hospital o del doctor. 
Archivo de guardería. 

Grupo C:  (Demuestra autorización para trabajar) 

Tarjeta de Seguro Social de los Estados Unidos, expedida por la Administración del Seguro Social. 
Acta de nacimiento de otro país, expedido por el Departamento de Estado (FS-545 o formulario DS-1350) 
Copia original o certificada del acta de nacimiento, expedido por un estado, condado, municipio o territorio de
los Estados Unidos
Documento de identidad de una tribu de indios de los Estados Unidos 
Tarjeta de identidad de ciudadano americano (I-197) 
Tarjeta de identidad para uso de ciudadano residente en los Estados Unidos 
Autorización vigente para trabajar, expedida por el Servicio de Inmigración (que no aparezca en el Grupo A)

**Recuerde: Si usted no tiene ningún documento del Grupo A, puede presentar uno del Grupo B y uno del Grupo C, respectivamente.