Cinco
Pasos para Evitar Estafas de Artículos y Servicios
de Oficina
Five Steps to Avoiding Office Supply
Scams
Los comercios, las iglesias y las
organizaciones de caridad y fraternales pierden millones
de dólares en manos de firmas falsas de artículos
y servicios de oficina. Cualquier organización
que carezca de los controles de compra adecuados puede
convertirse en víctima de una estafa de artículos
y servicios de oficina. La Comisión Federal de
Comercio (Federal Trade Commission, FTC) aconseja
tomar unas pocas y simples precauciones para proteger
a las organizaciones de pagar por bienes y servicios
que no ordenaron, desde etiquetas a bombillas de luz,
tinta para fotocopiadoras a papel higiénico.
También adjuntamos una página de consejos
— Memorando
Interno: No Sea Defraudado por una Estafa de Artículos
y Servicios de Oficina — el cual
puede ser adaptado a su organización y distribuido
al personal.
Conozca sus derechos.
Si usted recibe artículos o facturas por
servicios que usted no ordenó, no pague.
Tampoco devuelva la mercadería no encargada.
Considere la mercadería que no ordenó
como un obsequio. Es ilegal que un vendedor le envíe
facturas o intimaciones de pago por mercaderías
que usted no ordenó o pedirle que envíe
la mercadería en devolución, aún
cuando el vendedor ofrezca pagar los costos de envío.
Aún más, si el vendedor le manda a
usted artículos que son diferentes de los
que usted encargó, ya sea por su marca, tipo,
cantidad, tamaño o calidad — y no obtuvo
su aprobación primero — usted puede
tratar las mercaderías de sustitución
como mercadería no ordenada. Considere los
servicios que no ordenó de la misma manera.
Al mismo considere la posibilidad de que el vendedor
haya cometido un error honesto.
La ley de Venta de Telemercadeo de la FTC (Telemarketing
Sales Rule) ofrece otras protecciones para
ventas comercio a comercio de mercaderías
no duraderas o artículos de limpieza y para
la mayoría de las ventas de bienes y servicios
a individuos, grupos o asociaciones. De acuerdo
a la ley, los vendedores de telemercadeo deben decirle
que es un llamado de venta — y quien la está
haciendo — antes de lanzarse a la venta. Y
antes de que usted pague, ellos deben decirle el
costo total de los productos o servicios que están
ofreciendo, cualquier restricción en su obtención
o su utilización y si se trata de una venta
final o no reembolsable. Además, es en contra
de la ley que los vendedores de sistema de telemercadeo
hagan cualquier declaración falsa sobre las
mercaderías o servicios que están
ofreciendo.
. Nombre compradores designados
y documente sus compras.
Designe a determinados empleados como compradores.
Por cada encargo, el comprador designado debe de
expedir una orden de compra al proveedor conteniendo
una firma autorizada y un número de orden
de compra. La orden de compra puede ser impresa
o electrónica. El formulario de orden de
compra debe de informarle al proveedor que ponga
el número de orden de compra en la factura
y nota de reparto o remito de entrega (bill
of lading en inglés). El comprador también
debe de enviar una copia de cada orden de compra
al departamento de cuentas a pagar (accounts
payable department) y conservar los formularios
de orden de compra en un lugar seguro.
Verifique todos los documentos antes de
pagar la factura.
Cuando la mercadería llegue, el empleado
que la reciba debe de verificar que la mercadería
recibida coincida con la mercadería que figura
en el remito de entrega del repartidor y su orden
de compra. Preste especial atención a las
marcas y cantidades y rechace toda mercadería
que no coincida o que no sea adecuada para sus equipos.
Si todo está en orden, el empleado de recepción
debe de enviar una copia de la nota o remito de
entrega, comúnmente conocido como remito,
al departamento de cuentas a pagar. Concilie las
facturas por servicio de la misma manera. Es decir,
no pague a ningún proveedor a menos que la
factura cuente con el número correcto de
orden de compra y que la información en la
factura coincida con la orden de compra y el remito
de entrega.
Entrene al personal
Entrene a todo el personal en la manera en que
deben de responder a los vendedores de ventas telefónicas.
Aconseje a los empleados que no están autorizados
para encargar mercaderías y servicios a decir,
"Yo no estoy autorizado a hacer órdenes
de compra. Si usted desea vendernos algo, usted
debe hablar con _______________y obtener una orden
de compra.". Forme un equipo que incluya a
los empleados que compran y reciben las mercaderías
o servicios y aquellos que pagan las cuentas y desarrolle
algún estándar de operación
de "procedimientos de compra". Por ejemplo,
compre únicamente a personas conocidas y
confiables. Sea escéptico respecto de llamados
"en frío" o no solicitados y practique
en decir "no" a las tácticas de
venta de alta presión. Las compañías
legítimas no utilizan la presión para
forzar una decisión instantánea. Finalmente,
considere solicitar a los nuevos proveedores que
envíen primero un catálogo.
Reporte el fraude.
Reporte las estafas de artículos y servicios
de oficina a la FTC, el Fiscal General de su Estado,
la oficina de protección del consumidor local
o la Oficina de Buenas Prácticas Comerciales
(Better Business Bureau, BBB). Además,
considere compartir sus experiencias con otros comercios
en su comunidad para ayudarlos a evitar estafas
similares.
Memorando
Interno: No Sea Defraudado por una Estafa
de Artículos y Servicios de Oficina
Necesitamos su ayuda para asegurar
que no nos convirtamos en víctimas del
costoso fraude con artículos y servicios
de oficina. Este problema está afectando
en todo el país a los comercios, iglesias,
organizaciones fraternales y caritativas; en su
conjunto, organizaciones como la nuestra pierden
millones de dólares en manos de falsas
firmas de artículos y servicios de oficina.
La Comisión Federal de
Comercio tiene un número de consejos que
podemos seguir para ayudarnos a evitar el pago
de mercaderías y servicios que no encargamos,
desde etiquetas a focos o bombillos de luz, tinta
para la fotocopiadora inclusive a papel higiénico.
Necesitamos ser precavidos en nuestros tratos
con los vendedores de sistema de telemercadeo
e implementar la práctica de eficientes
controles de seguimiento de compras. Por favor
revise y siga estos consejos.
Dé a conocer a nuestros
compradores designados.
Nuestros compradores designados
son________________ y pueden ser contactados
al _______________. Todas las órdenes
de compras deben de canalizarse a través
de estos empleados. Si alguien lo llama a usted
respecto de una orden de provisiones, diga "Yo
no estoy autorizado a hacer órdenes de
compra. Si usted desea vendernos algo, usted
debe hablar con _______________y obtener una
orden de compra.". Si alguien lo llama
preguntándole el fabricante y modelo
de nuestras copiadoras, remítalo a los
compradores asignados. Sea escéptico
con respecto a llamados "en frío"
o no solicitados y practique decir "no"
a las tácticas de venta de alta presión.
Verifique toda la documentación.
Cuando la mercadería
llegue, el empleado que la reciba debe de verificar
que la mercadería recibida coincida con
la mercadería que figura en la nota de
entrega del repartidor o remito de entrega y
su orden de compra. Preste especial atención
a las marcas y cantidades y rechace toda mercadería
que no sea adaptada para nuestros equipos. Si
todo está en orden envíe una copia
del remito de entrega a _______________ en el
departamento de cuentas a pagar (accounts
payable department).
Ejerza sus derechos.
Si recibimos mercaderías
o facturas por servicios que no ordenamos, no
pague. Tampoco devuelva las mercaderías
no encargadas. Si usted está razonablemente
seguro de que no se ha cometido un error legítimo
en respecto la la orden, podemos considerar
las mercaderías no encargadas recibidas
como un obsequio. Es ilegal que un vendedor
nos envíe facturas o una gestión
de impagados por mercaderías que no ordenamos
o que nos pida que se la devolvamos —
aún cuando el vendedor ofrezca pagar
los gastos de envío. Más aún,
si el vendedor nos envía artículos
de diferente marca, tipo, cantidad, tamaño
o calidad a los que fueron ordenados- y no obtuvo
primero nuestra aprobación — podemos
tratar las sustituciones como si fueran mercaderías
no encargadas. Los servicios no ordenados pueden
ser considerados de la misma manera. Pero siempre
considere la posibilidad de que el vendedor
haya cometido un error honesto.
La ley de Venta de Telemercadeo
de la FTC (Telemarketing Sales Rule)
nos ofrece otras protecciones para ventas comercio
a comercio de mercaderías no duraderas
o artículos de limpieza y para la mayoría
de las ventas de bienes y servicios a individuos,
grupos o asociaciones. De acuerdo a la ley,
los vendedores de telemercadeo nos deben decir
que es un llamado de venta — y quien la
está haciendo — antes de lanzarse
a hacer la venta. Y antes de que paguemos, ellos
deben decirnos el costo total de los productos
o servicios que están ofreciendo, cualquier
restricción en su obtención o
su utilización y si se trata de una venta
final o no reembolsable.
Reporte el fraud
Si usted cree que hemos sido
estafados, contacte a ____________ en nuestra
oficina al ____________. Reportaremos el fraude
ante la FTC, o nuestro Fiscal General del Estado,
oficina de protección del consumidor
u Oficina de Buenas Prácticas Comerciales
(Better Business Bureau, BBB).
Si usted tiene preguntas sobre
estos procedimientos por favor contacte a ___________
al ___________. Si usted desea aprender más
acerca de fraudes relacionados al comercio y la
manera en la que se puede ayudar a proteger a
nuestra organización, visite FTC en línea:
www.ftc.gov.
The FTC works for the consumer to prevent fraudulent, deceptive
and unfair business practices in the marketplace and to provide information
to help consumers spot, stop, and avoid them. To file a
complaint or to get free
information on consumer issues, visit www.ftc.gov
or call toll-free, 1-877-FTC-HELP (1-877-382-4357); TTY: 1-866-653-4261. The
FTC enters Internet, telemarketing, identity theft, and other fraud-related
complaints into
Consumer Sentinel, a secure, online database available to hundreds of civil
and criminal law enforcement agencies in the U.S. and abroad.
