Avoiding Office Supply Scams

¿Puede su organización ser víctima de una estafa de artículos y servicios de oficina? Si usted no tiene adecuados controles de compra probablemente así sea. Los comercios, las iglesias y las organizaciones fraternales y de caridad están siendo defraudadas por millones de dólares por firmas fraudulentas de artículos y servicios de oficina. Usted puede protegerse aprendiendo a reconocer las estafas y comprendiendo sus derechos.

La estafa típica con artículos y servicios de oficina incluye bienes y servicios que usted encarga rutinariamente: papel, tinta para fotocopiadoras, artículos de mantenimiento, contratos de mantenimiento de equipos o anuncios clasificados. Cuando los falsos vendedores de sistema de telemercadeo llaman, generalmente mienten para que usted pague por ítems o artículos que usted no encargó o para que pague más de lo acordado. ¿Cómo? La persona que llama puede afirmar falsamente ser su "proveedor habitual" o decirle que el ofrecimiento es "especial" o "que se ofrece por un período limitado de tiempo." Los expertos de la estafa se aprovechan de las debilidades de su procedimiento de compras o de empleados confiados que pueden no estar en conocimiento de las prácticas de oficina. Lo que es aún peor, los artículos de oficina ofrecidos por estas firmas fraudulentas a menudo tienen sobreprecios y son de baja calidad y los servicios que ofrecen son generalmente inservibles.

Las Estafas
Los expertos estafadores o timadores de artículos y servicios de oficina utilizan generalmente tres maneras de sacarle su dinero - la factura falsa, el simulador y el caballo-regalado.

Estafas con Facturas Falsas
El objetivo de la estafa o timo de factura falsa es el de obtener el nombre y domicilio de un empleado de manera que a su organización se le pueda enviar y facturar artículos o servicios que usted no ordenó. La factura incluye el nombre del empleado como comprador "autorizado." Los operadores que estafan utilizan varias estratagemas or "trampas" para obtener el nombre de un empleado: Pueden llamar solicitando ayuda para completar una orden, afirmando que "el departamento de contabilidad perdió el nombre de la persona a la que deberían enviar las mercaderías," o pueden preguntar por el nombre de la persona a cargo de los anuncios en las Páginas Amarillas.

Una vez que el timador tiene el nombre de un empleado y el domicilio enviará la mercadería no encargada. La factura falsa llega una semana o un poco después - por dos razones: Primero el precio inflado - hasta 10 veces más de lo que hubiera pagado por las misma mercadería a un proveedor legítimo - es menos obvio si la factura llega luego de que la mercadería fue recibida y puesta en stock. Segundo, existen buenas probabilidades de que usted haya utilizado la mercadería antes de que llegue la factura. Muchas organizaciones creen equivocadamente que deben devolver la mercadería que no ordenaron o pagar por la misma si la utilizaron.

Otra variante de este tipo de estafa puede ser que el vendedor fraudulento calcule el tiempo para que al enviar la factura falsa la misma coincida con su compra de legítimos servicios a otro vendedor. Por ejemplo, el vendedor le envía una factura por anuncios clasificados que usted no encargó inmediatamente después de que su aviso aparezca en una publicación legítima. El operador falso espera que usted se confunda y que pagará su factura en vez de pagar la factura de la compañía legítima, o posiblemente pagará las dos.

Estafa del Simulador
En este tipo de estafa, la persona que llama puede simular ser su habitual o previo proveedor, un proveedor de reemplazo o "autorizado." Convenciéndolo de que los artículos o servicios ofrecidos son los mismos que antes, la persona que llama desea que usted no saque el tema de precios, cantidades y marcas. Aún cuando usted lo haga, el vendedor puede tratar de evitar el tema diciéndole "Lo hemos provisto en el pasado, pero ya hace un tiempo," o "El precio es el mismo que el de la última vez." Si usted insiste en la cotización de un precio, el vendedor puede que le dé un precio que suene razonable para una caja pero en realidad es el precio por unidad, como por ejemplo "$19.95 en una caja de 10." Traducción: el precio de la caja es 10 veces 19.95 - o $199.50.

En otra variante de esta estafa la persona que llama hace una representación falsa o tergiversa la calidad, cantidad, tipo, precio o nombre de la marca. Por ejemplo las cintas para sus máquinas de escribir IBM pueden no ser cintas de marca IBM, o la tinta para su fotocopiadora Xerox puede no ser tinta marca Xerox. Algunos expertos de la estafa intentan duplicar la forma de empacar de las marcas conocidas; otras venden media caja de mercadería al precio de la caja completa. De manera similar, los vendedores de anuncios en las Páginas Amarillas pueden en realidad representar organizaciones poco fiables que distribuyen pocas, en el caso de que distribuyan alguna, guías telefónicas.

En otra versión de la misma estafa, la persona que llama utiliza tácticas de alta presión para apresurar la decisión de compra y elude preguntas sobre el precio, cantidad y nombre de marcas. El vendedor puede afirmar falsamente que los precios subirán pronto, que alguna compañía dejó de operar en el mercado, que un depósito está con exceso de existencias o que un inventario limitado de sobrantes del gobierno está disponible. También pueden decir que un fallo técnico de computadoras demoró la notificación de un incremento de precios, pero, que como una cortesía se le reservó una orden para usted al precio "corriente" o "anterior."

También puede que el vendedor falsee el propósito de la llamada, diciendo que está llamando para ofrecerle un ítem promocional como por ejemplo un destornillador sin cable, muestras gratis o catálogos de manera de que "usted piense en él la próxima vez que haga una orden." O también el vendedor puede afirmar que está realizando una encuesta sobre equipos de oficina o actualizando los registros de una compañía, haciéndole creer que es el proveedor habitual o previo. Antes de colgar, la persona que llama puede mencionar - al pasar - la mercadería concreta. "Le estoy enviando el destornillador ahora mismo... y ya que estoy en eso, le pongo algunos artículos de limpieza." Pronto, llega un envío, seguido por la factura.

La Estafa de Caballo-Regalado
La estafa de caballo-regalado intenta crear desconfianza dentro de una organización. Este esquema comienza cuando la persona que llama engaña o hace trampa a un empleado para aceptar un regalo - un ítem promocional gratis - con una referencia al pasar sobre mercaderías o servicios. Usted recibe mercadería no ordenada con sobreprecio seguida de una factura con el nombre del empleado. El vendedor fraudulento apuesta a que cuando la organización cuestione al empleado, éste se pondrá nervioso al negar que él hizo el encargo. La esperanza es que la organización dude del empleado. Cuando este esquema funciona, la organización cree que el empleado se equivocó o metió la pata y que debe pagar por ello.

Luego de que Llega la Factura
Los expertos de la estafa mucho tiempo y energía en esfuerzos de cobranza. Envían tantas facturas como sea necesario para sacarle dinero. Las facturas a menudo son selladas como "vencidas". En casos extremos, ellos recurren a agencias de cobranza reales o falsas y amenazan con tomar acciones legales.

Una organización que paga por mercaderías o servicios no ordenados también puede ser blanco de estafas adicionales. Esta práctica es llamada "recargo" (reloading en inglés). Por ejemplo, el vendedor puede mandar un segundo envío de mercadería que se encontraba en espera de inventario (back ordered en inglés) y otra factura, o facturas por mejoramiento de servicios. Seguirán enviando facturas adicionales todo el tiempo que usted continué pagando. El experto estafador puede también vender el nombre de su organización a otros operadores timadores, o cambiar de operación de estafa y hacerlo blanco de un nuevo esquema.

Técnicas para Sacárselo de Encima (Brush-off)
Cuando las organizaciones reclaman que ellos no ordenaron la mercadería o los servicios o que el precio es muy alto, el vendedor fraudulento reacciona de alguna manera predecible:

• Intimidación. El vendedor discute de mala manera si usted expresa alguna incertidumbre sobre si las provisiones o servicios fueron o no ordenados: "Fueron ordenados. Tenemos una grabación del Sr. Jones. Si usted no paga, lo podemos llevar a la corte."
• Negociación. En este caso el vendedor acuerda en aceptar un precio más bajo. Después de todo, la mercadería y servicios están sumamente sobrecargadas de precio que hasta casi nada de lo que el vendedor obtenga es ganancia. Si usted se queja acerca del precio, el vendedor puede decir, "¿Que le cargaron cuánto? Ellos no deben haberle dado el descuento por..." Entonces, el vendedor trata de negociar "un mejor trato." Algunas veces el vendedor apela a la compasión: "Realmente necesitamos hacer el trato. Se lo dejo a..."
• Cargo por devolución de mercadería. El vendedor afirma que usted puede devolver la mercadería si usted paga un "cargo por reemplazo de inventario". En realidad, el cargo es a menudo más de lo que valen las mercaderías. De manera similar, el vendedor puede tratar de hacerle pagar los gastos de envío para devolver los ítems.

Proteja su Organización
Usted puede proteger su organización de pagar por mercaderías y servicios no ordenados. Esta es la manera:

1. Conozca sus derechos. Si usted recibe artículos o facturas por servicios que usted no ordenó, no pague y no devuelva la mercadería no encargada. Usted puede tratar la mercadería que no ordenó como un obsequio. Es ilegal que un vendedor le envíe facturas o una gestión de impagados por mercaderías que usted no ordenó o pedirle que envíe la mercadería en devolución, aún cuando el vendedor ofrezca pagar los costos de envío. Más aún, si el vendedor le manda a usted artículos que son diferentes de los que usted encargó, ya sea por su marca, tipo, cantidad, tamaño o calidad - y no obtuvo su aprobación expresa previamente - usted puede tratar las mercaderías de sustitución como mercadería no ordenada. Considere los servicios que no ordenó de la misma manera. No obstante, primero considere la posibilidad de que el vendedor haya cometido un error honesto.

La ley de Venta de Telemercadeo de la FTC (Telemarketing Sales Rule) ofrece protecciones adicionales para ventas comercio a comercio de mercaderías no duraderas o artículos de limpieza y para la mayoría de las ventas de bienes y servicios a individuos, grupos o asociaciones. La ley requiere a los vendedores de sistema de telemercadeo que deben decirle que es un llamado de venta - y quien la está haciendo - antes de lanzarse a la venta. Ellos deben decirle el costo total de los productos o servicios que están ofreciendo, cualquier restricción en su obtención o su utilización y si se trata de una venta final o no reembolsable antes de que usted pague. Es ilegal que los vendedores de telemercadeo hagan cualquier declaración falsa sobre las mercaderías o servicios que están ofreciendo.

2. Nombre compradores designados y documente sus compras. Por cada orden, el empleado designado debe de expedir una orden de compra - electrónica o escrita - al proveedor conteniendo una firma autorizada y un número de orden de compra. El formulario de orden de compra debe de instruir al proveedor para que anote el número de orden de compra en la factura y nota de reparto o remito de entrega (bill of lading en inglés). El comprador también debe de enviar una copia de cada orden de compra al departamento de cuentas a pagar. Conserve los formularios de orden de compra en un lugar seguro.

3. Verifique su documentación antes de pagar las facturas. Cuando la mercadería llegue, el empleado que la reciba debe de verificar que la mercadería recibida coincida con la mercadería que figura en el remito de entrega del repartidor - prestando especial atención a las marcas y cantidades - y su orden de compra. Rechace la mercadería que no coincida. Si todo está en orden, el empleado de recepción debe de enviar una copia de la nota o remito de entrega, comúnmente llamada remito, al departamento de cuentas a pagar (accounts payable department). Las facturas por servicios deben ser conciliadas de la misma manera. No se le debería pagar a un proveedor a no ser que la factura tenga el número correcto de orden de compra y la información en la factura coincida con la orden de compra y el remito.

4. Entrene al personal. Entrene a todo el personal en la manera de responder a los vendedores de ventas telefónicas. Aconseje a los empleados que no están autorizados para encargar mercaderías y servicios a decir, "Yo no estoy autorizado a hacer órdenes de compra. Si usted desea vendernos algo, usted debe hablar con _______________y obtener una orden de compra.".

Compre únicamente a personas conocidas y confiables. Los empleados autorizados deben ser escépticos con respecto a llamados "en frío" y sentirse cómodos al decir "no" a las tácticas de venta de alta presión. Las compañías legítimas no utilizan la presión para forzar una decisión instantánea. Finalmente, considere solicitar a los nuevos proveedores que envíen primero un catálogo.

Dónde Presentar su Queja
Reporte las estafas de artículos y servicios de oficina a la FTC, el Fiscal General de su Estado, la oficina de protección del consumidor local o la Oficina de Buenas Prácticas Comerciales (Better Business Bureau, BBB). Además, usted puede desear compartir sus experiencias con otros comercios de su comunidad para ayudarlos a evitar estafas similares.
 

Su Oportunidad para Comentar

El Ombudsman de la Small Business and Agriculture Regulatory Enforcement y 10 juntas conocidas como Regional Fairness Boards recogen comentarios (en inglés) de pequeñas empresas sobre acciones federales de cumplimiento. Cada año, el Ombudsman evalúa las actividades de cumplimiento y califica la responsabilidad de cada agencia respecto de la pequeña empresa. Para presentar comentarios (en inglés) sobre las acciones de la FTC, llame al 1-888-734-3247.
 

Marzo 2000