Cómo Evitar Estafas de Artículos y
Servicios de Oficina Avoiding Office Supply Scams
¿Puede su organización ser víctima de una estafa de artículos y
servicios de oficina? Si usted no tiene adecuados controles de compra
probablemente así sea. Los comercios, las iglesias y las
organizaciones fraternales y de caridad están siendo defraudadas por
millones de dólares por firmas fraudulentas de artículos y servicios
de oficina. Usted puede protegerse aprendiendo a reconocer las estafas
y comprendiendo sus derechos.
La estafa típica con artículos y servicios de oficina incluye bienes y
servicios que usted encarga rutinariamente: papel, tinta para
fotocopiadoras, artículos de mantenimiento, contratos de mantenimiento
de equipos o anuncios clasificados. Cuando los falsos vendedores de
sistema de telemercadeo llaman, generalmente mienten para que usted
pague por ítems o artículos que usted no encargó o para que pague más
de lo acordado. ¿Cómo? La persona que llama puede afirmar falsamente
ser su "proveedor habitual" o decirle que el ofrecimiento es
"especial" o "que se ofrece por un período limitado de tiempo." Los
expertos de la estafa se aprovechan de las debilidades de su
procedimiento de compras o de empleados confiados que pueden no estar
en conocimiento de las prácticas de oficina. Lo que es aún peor, los
artículos de oficina ofrecidos por estas firmas fraudulentas a menudo
tienen sobreprecios y son de baja calidad y los servicios que ofrecen
son generalmente inservibles.
Las Estafas
Los expertos estafadores o timadores de artículos y servicios de
oficina utilizan generalmente tres maneras de sacarle su dinero - la
factura falsa, el simulador y el caballo-regalado.
Estafas con Facturas Falsas
El objetivo de la estafa o timo de factura falsa es el de obtener el
nombre y domicilio de un empleado de manera que a su organización se
le pueda enviar y facturar artículos o servicios que usted no ordenó.
La factura incluye el nombre del empleado como comprador "autorizado."
Los operadores que estafan utilizan varias estratagemas or "trampas"
para obtener el nombre de un empleado: Pueden llamar solicitando ayuda
para completar una orden, afirmando que "el departamento de
contabilidad perdió el nombre de la persona a la que deberían enviar
las mercaderías," o pueden preguntar por el nombre de la persona a
cargo de los anuncios en las Páginas Amarillas.
Una vez que el timador tiene el nombre de un empleado y el domicilio
enviará la mercadería no encargada. La factura falsa llega una semana
o un poco después - por dos razones: Primero el precio inflado - hasta
10 veces más de lo que hubiera pagado por las misma mercadería a un
proveedor legítimo - es menos obvio si la factura llega luego de que
la mercadería fue recibida y puesta en stock. Segundo, existen buenas
probabilidades de que usted haya utilizado la mercadería antes de que
llegue la factura. Muchas organizaciones creen equivocadamente que
deben devolver la mercadería que no ordenaron o pagar por la misma si
la utilizaron.
Otra variante de este tipo de estafa puede ser que el vendedor
fraudulento calcule el tiempo para que al enviar la factura falsa la
misma coincida con su compra de legítimos servicios a otro vendedor.
Por ejemplo, el vendedor le envía una factura por anuncios
clasificados que usted no encargó inmediatamente después de que su
aviso aparezca en una publicación legítima. El operador falso espera
que usted se confunda y que pagará su factura en vez de pagar la
factura de la compañía legítima, o posiblemente pagará las dos.
Estafa del Simulador
En este tipo de estafa, la persona que llama puede simular ser su
habitual o previo proveedor, un proveedor de reemplazo o "autorizado."
Convenciéndolo de que los artículos o servicios ofrecidos son los
mismos que antes, la persona que llama desea que usted no saque el
tema de precios, cantidades y marcas. Aún cuando usted lo haga, el
vendedor puede tratar de evitar el tema diciéndole "Lo hemos provisto
en el pasado, pero ya hace un tiempo," o "El precio es el mismo que el
de la última vez." Si usted insiste en la cotización de un precio, el
vendedor puede que le dé un precio que suene razonable para una caja
pero en realidad es el precio por unidad, como por ejemplo "$19.95 en
una caja de 10." Traducción: el precio de la caja es 10 veces 19.95 -
o $199.50.
En otra variante de esta estafa la persona que llama hace una
representación falsa o tergiversa la calidad, cantidad, tipo, precio o
nombre de la marca. Por ejemplo las cintas para sus máquinas de
escribir IBM pueden no ser cintas de marca IBM, o la tinta para su
fotocopiadora Xerox puede no ser tinta marca Xerox. Algunos expertos
de la estafa intentan duplicar la forma de empacar de las marcas
conocidas; otras venden media caja de mercadería al precio de la caja
completa. De manera similar, los vendedores de anuncios en las Páginas
Amarillas pueden en realidad representar organizaciones poco fiables
que distribuyen pocas, en el caso de que distribuyan alguna, guías
telefónicas.
En otra versión de la misma estafa, la persona que llama utiliza
tácticas de alta presión para apresurar la decisión de compra y elude
preguntas sobre el precio, cantidad y nombre de marcas. El vendedor
puede afirmar falsamente que los precios subirán pronto, que alguna
compañía dejó de operar en el mercado, que un depósito está con exceso
de existencias o que un inventario limitado de sobrantes del gobierno
está disponible. También pueden decir que un fallo técnico de
computadoras demoró la notificación de un incremento de precios, pero,
que como una cortesía se le reservó una orden para usted al precio "corriente"
o "anterior."
También puede que el vendedor falsee el propósito de la llamada,
diciendo que está llamando para ofrecerle un ítem promocional como por
ejemplo un destornillador sin cable, muestras gratis o catálogos de
manera de que "usted piense en él la próxima vez que haga una orden."
O también el vendedor puede afirmar que está realizando una encuesta
sobre equipos de oficina o actualizando los registros de una compañía,
haciéndole creer que es el proveedor habitual o previo. Antes de
colgar, la persona que llama puede mencionar - al pasar - la
mercadería concreta. "Le estoy enviando el destornillador ahora mismo...
y ya que estoy en eso, le pongo algunos artículos de limpieza."
Pronto, llega un envío, seguido por la factura.
La Estafa de Caballo-Regalado
La estafa de caballo-regalado intenta crear desconfianza dentro de una
organización. Este esquema comienza cuando la persona que llama engaña
o hace trampa a un empleado para aceptar un regalo - un ítem
promocional gratis - con una referencia al pasar sobre mercaderías o
servicios. Usted recibe mercadería no ordenada con sobreprecio seguida
de una factura con el nombre del empleado. El vendedor fraudulento
apuesta a que cuando la organización cuestione al empleado, éste se
pondrá nervioso al negar que él hizo el encargo. La esperanza es que
la organización dude del empleado. Cuando este esquema funciona, la
organización cree que el empleado se equivocó o metió la pata y que
debe pagar por ello.
Luego de que Llega la Factura
Los expertos de la estafa mucho tiempo y energía en esfuerzos de
cobranza. Envían tantas facturas como sea necesario para sacarle
dinero. Las facturas a menudo son selladas como "vencidas". En casos
extremos, ellos recurren a agencias de cobranza reales o falsas y
amenazan con tomar acciones legales.
Una organización que paga por mercaderías o servicios no ordenados
también puede ser blanco de estafas adicionales. Esta práctica es
llamada "recargo" (reloading en inglés). Por ejemplo, el
vendedor puede mandar un segundo envío de mercadería que se encontraba
en espera de inventario (back ordered en inglés) y otra factura,
o facturas por mejoramiento de servicios. Seguirán enviando facturas
adicionales todo el tiempo que usted continué pagando. El experto
estafador puede también vender el nombre de su organización a otros
operadores timadores, o cambiar de operación de estafa y hacerlo
blanco de un nuevo esquema.
Técnicas para
Sacárselo de Encima (Brush-off)
Cuando las organizaciones reclaman que ellos no ordenaron la
mercadería o los servicios o que el precio es muy alto, el vendedor
fraudulento reacciona de alguna manera predecible:
- Intimidación. El
vendedor discute de mala manera si usted expresa alguna
incertidumbre sobre si las provisiones o servicios fueron o no
ordenados: "Fueron ordenados. Tenemos una grabación del Sr. Jones.
Si usted no paga, lo podemos llevar a la corte."
- Negociación. En
este caso el vendedor acuerda en aceptar un precio más bajo. Después
de todo, la mercadería y servicios están sumamente sobrecargadas de
precio que hasta casi nada de lo que el vendedor obtenga es ganancia.
Si usted se queja acerca del precio, el vendedor puede decir, "¿Que
le cargaron cuánto? Ellos no deben haberle dado el descuento por..."
Entonces, el vendedor trata de negociar "un mejor trato." Algunas
veces el vendedor apela a la compasión: "Realmente necesitamos hacer
el trato. Se lo dejo a..."
- Cargo por
devolución de mercadería. El vendedor afirma que usted puede
devolver la mercadería si usted paga un "cargo por reemplazo de
inventario". En realidad, el cargo es a menudo más de lo que valen
las mercaderías. De manera similar, el vendedor puede tratar de
hacerle pagar los gastos de envío para devolver los ítems.
Proteja su
Organización
Usted puede proteger su organización de pagar por mercaderías y
servicios no ordenados. Esta es la manera:
1. Conozca sus
derechos. Si usted recibe artículos o facturas por servicios que
usted no ordenó, no pague y no devuelva la mercadería no
encargada. Usted puede tratar la mercadería que no ordenó como un
obsequio. Es ilegal que un vendedor le envíe facturas o una gestión
de impagados por mercaderías que usted no ordenó o pedirle que envíe
la mercadería en devolución, aún cuando el vendedor ofrezca pagar
los costos de envío. Más aún, si el vendedor le manda a usted
artículos que son diferentes de los que usted encargó, ya sea por su
marca, tipo, cantidad, tamaño o calidad - y no obtuvo su aprobación
expresa previamente - usted puede tratar las mercaderías de
sustitución como mercadería no ordenada. Considere los servicios que
no ordenó de la misma manera. No obstante, primero considere la
posibilidad de que el vendedor haya cometido un error honesto.
La ley de Venta de
Telemercadeo de la FTC (Telemarketing Sales Rule)
ofrece protecciones adicionales para ventas comercio a comercio de
mercaderías no duraderas o artículos de limpieza y para la mayoría
de las ventas de bienes y servicios a individuos, grupos o
asociaciones. La ley requiere a los vendedores de sistema de
telemercadeo que deben decirle que es un llamado de venta - y quien
la está haciendo - antes de lanzarse a la venta. Ellos deben decirle
el costo total de los productos o servicios que están ofreciendo,
cualquier restricción en su obtención o su utilización y si se trata
de una venta final o no reembolsable antes de que usted pague.
Es ilegal que los vendedores de telemercadeo hagan cualquier
declaración falsa sobre las mercaderías o servicios que están
ofreciendo.
2. Nombre
compradores designados y documente sus compras. Por cada orden, el
empleado designado debe de expedir una orden de compra - electrónica
o escrita - al proveedor conteniendo una firma autorizada y un
número de orden de compra. El formulario de orden de compra debe de
instruir al proveedor para que anote el número de orden de compra en
la factura y nota de reparto o remito de entrega (bill of lading
en inglés). El comprador también debe de enviar una copia de cada
orden de compra al departamento de cuentas a pagar. Conserve los
formularios de orden de compra en un lugar seguro.
3. Verifique su
documentación antes de pagar las facturas. Cuando la mercadería
llegue, el empleado que la reciba debe de verificar que la
mercadería recibida coincida con la mercadería que figura en el
remito de entrega del repartidor - prestando especial atención a las
marcas y cantidades - y su orden de compra. Rechace la mercadería
que no coincida. Si todo está en orden, el empleado de recepción
debe de enviar una copia de la nota o remito de entrega, comúnmente
llamada remito, al departamento de cuentas a pagar (accounts
payable department). Las facturas por servicios deben ser
conciliadas de la misma manera. No se le debería pagar a un
proveedor a no ser que la factura tenga el número correcto de orden
de compra y la información en la factura coincida con la orden de
compra y el remito.
4. Entrene al
personal. Entrene a todo el personal en la manera de responder a los
vendedores de ventas telefónicas. Aconseje a los empleados que no
están autorizados para encargar mercaderías y servicios a decir, "Yo
no estoy autorizado a hacer órdenes de compra. Si usted desea
vendernos algo, usted debe hablar con _______________y obtener una
orden de compra.".
Compre únicamente a personas conocidas y confiables. Los empleados
autorizados deben ser escépticos con respecto a llamados "en frío" y
sentirse cómodos al decir "no" a las tácticas de venta de alta
presión. Las compañías legítimas no utilizan la presión para forzar
una decisión instantánea. Finalmente, considere solicitar a los
nuevos proveedores que envíen primero un catálogo.
Dónde Presentar
su Queja
Reporte las estafas de artículos y servicios de oficina a la FTC, el
Fiscal General de su Estado, la oficina de protección del consumidor
local o la Oficina de Buenas Prácticas Comerciales (Better Business
Bureau, BBB). Además, usted puede desear compartir sus
experiencias con otros comercios de su comunidad para ayudarlos a
evitar estafas similares.
La FTC trabaja en favor del consumidor para la
prevención de prácticas comerciales fraudulentas, engañosas y desleales
dentro del mercado y para proveer información de utilidad al consumidor con
el objeto de identificar, detener y evitar dichas prácticas. Para presentar
una queja o para obtener información gratuita sobre temas de interés del
consumidor visite www.ftc.gov o llame sin
cargo al 1-877-FTC-HELP (1-877-382-4357); TTY
1-866-653-4261. La FTC ingresa todas las quejas
relacionadas a fraudes de Internet y sistema de telemercadeo, robo de
identidad y otras quejas sobre prácticas fraudulentas a una segura base de
datos en línea llamada Centinela del Consumidor (Consumer Sentinel) que se
encuentra a disposición de cientos de agencias de aplicación de la ley civil
y penal en los Estados Unidos y en el exterior del país.
FEDERAL TRADE COMMISSION |
FOR THE CONSUMER |
1-877-FTC-HELP |
www.ftc.gov |
|
Su Oportunidad para Comentar
El Ombudsman de la Small Business and Agriculture Regulatory
Enforcement y 10 juntas conocidas como Regional Fairness Boards
recogen comentarios (en inglés) de pequeñas empresas sobre acciones
federales de cumplimiento. Cada año, el Ombudsman evalúa las
actividades de cumplimiento y califica la responsabilidad de cada
agencia respecto de la pequeña empresa. Para presentar comentarios (en
inglés) sobre las acciones de la FTC, llame al 1-888-734-3247.
Marzo 2000 |