OCR Home | The Organization | Mission | Topics | Sites of Interest | News | What's New

Apéndice A

PREGUNTAS Y RESPUESTAS EN CUANTO A LAS NORMAS DE POLÍTICA DE LA OFICINA DE DERECHOS CIVILES SOBRE LAS PROHIBICIONES DEL TÍTULO VI EN CONTRA DE LA DISCRIMINACIÓN POR EL PAÍS DE ORIGEN A MEDIDA QUE AFECTA A PERSONAS CON UNA CAPACIDAD DE INGLÉS LIMITADA

1. P. ¿Cuál es el propósito de las normas de política en cuanto a la accesibilidad de idiomas emitida por la Office for Civil Rights (OCR) [Oficina de Derechos Civiles] del U.S. Department of Health and Human Services (HHS) [Departamento de Salud y Servicios Humanos]?

A. El propósito de las Normas de Política es doble: Primero, clarificar las responsabilidades de los proveedores de salud y servicios sociales que reciben asistencia finaciera Federal de HHS, y ayudarles a satisfacer sus resposabilidades hacia personas con Limited English Proficience (LEP) [Capacidad Limitada de Inglés], según el Título VI del Acta de 1964 de Derechos Civiles; y segundo, clarificar a los miembros del público que proveedores de salud y servicios sociales deben asegurar que personas LEP tengan un acceso significativo a sus programas y servicios.

2. Q. ¿Qué hacen las normas de política?

A. Las normas de política hacen lo siguiente:

• •Reiteran los principios del Título VI con respecto a personas LEP.
• •Discuten las políticas, procedimientos y otros pasos que beneficiarios pueden tomar para asegurar un acceso significativo de personas LEP a sus programas.
• •Clarifican que el incumplimiento en tomar uno o más de estos pasos no significa necesariamente incumplimiento con el Título VI.
• •Disponen que la OCR determinará el cumplimiento sobre la base de cada caso por separado, y tal evaluación tomará en cuenta el tamaño del beneficiario, tamaño de la población de LEP, la naturaleza del programa, los recursos disponibles, y la frecuencia de su uso por personas LEP.
• •Disponen que pequeños proveedores y beneficiarios/entidades cubiertas de recursos limitados, tendrán una gran flexibilidad en lograr acatamiento.
• •Disponen que la OCR brindará asistencia técnica extensiva como sea necesario para los beneficiarios/entidades cubiertas.

3. P. ¿Imponen las normas nuevos requisitos sobre beneficiarios/entidades cubiertas?

A. No. Desde su promulgación, el Título VI del Acta de 1964 de Derechos Civiles ha prohibido discriminación basada en la raza, color, o país de origen en cualquier programa o actividad que recibe asistencia financiera federal. Para evitar la violación del Título VI, beneficiarios/entidades cubiertas deben asegurar brindar a personas LEP la oportunidad de participar significativamente en sus programas, servicios y beneficios. En las últimas tres décadas, OCR ha llevado a cabo miles de investigaciones y revisiones que involucran diferencias entre idiomas que afectan el acceso de personas LEP a servicios de asistencia médicos y sociales. Donde tales diferencias de idiomas impiden un acceso significativo basado en el país de origen, la ley requiere que el beneficiario/entidades cubiertas brinden asistencia lingüística oral y escrita sin costo para el beneficiario. Estas normas sintetizan los requisitos legales que han estado registrados en los libros y que OCR ha estado haciendo cumplir por más de tres décadas.

4. P. ¿Quién está cubierto por la norma?

R. Entidades cubiertas incluyen cualquier agencia local o estatal, institución u organización privada, o cualquier individuo público o privado que (1) opera, provee o participa en programas y actividades de salud o servicios sociales, y (2) recibe asistencia financiera Federal directamente de HHS o a través de otro beneficiario/entidad cubierta. Ejemplos de entidades cubiertas incluyen pero no se limitan a hospitales, hogares de ancianos, agencias de salud domiciliaria, organizaciones de asistencia médica, universidades y otras entidades con programas de investigación de servicios de salud o sociales; agencias de salud locales, estatales, del condado; agencias estatales de Medicaid; agencias de welfare [asistencia pública] estatales, del condado y locales; programas para familias, jóvenes y niños; programas de Head Start [Programa Preescolar Educativo y Cultural]; contratos, subcontratos y vendedores públicos y privados; médicos; y otros proveedores quienes reciban asistencia financiera Federal de HHS.

5. P. ¿Cómo afecta la norma a pequeños médicos y proveedores?

R. La clave para proveer un acceso significativo a personas LEP es asegurar que las circunstancias relevantes de la situación de la persona LEP puedan ser comunicadas efectivamente al proveedor del servicio y que la persona LEP pueda entender los servicios y beneficios disponibles y que pueda recibir aquellos servicios y beneficios por los cuales él o ella es elegible de una manera oportuna. Médicos y proveedores pequeños tendrán considerable flexibilidad en determinar precisamente cómo satisfacer sus obligaciones para asegurar un acceso significativo para personas de una Capacidad de Inglés Limitada. OCR evaluará el cumplimiento basado en cada caso por separado y tomará en cuenta el tamaño del beneficiario/entidad cubierta, el tamaño de la población LEP elegible a la que sirve, la naturaleza del programa o servicio, los objetivos del programa, el total de recursos disponibles para el beneficiario/entidad cubierta, la frecuencia con la cual se presentan diferentes idiomas y la frecuencia con la cual personas LEP se ponen en contacto con el programa. No hay una solución que "convenga a todos" para el cumplimento del Título VI con respecto a personas LEP.

En otras palabras, OCR se enfocará en el resultado final, esto es, ya sea si el pequeño médico o proveedor ha tomado los pasos, dados los factores que serán considerados por OCR, para asegurar que personas LEP tengan acceso a los programas y servicios proporcionados por los médicos. OCR continuará disponible para proveer asistencia técnica a cualquier médico que quiera asegurar que él/ella opere un programa de asistencia lingüística efectiva.

Por ejemplo: Un médico, un solo médico, tiene alrededor de 50 pacientes LEP hispanos. Él tiene un personal de dos enfermeros y una recepcionista, gana un modesto ingreso por su trabajo, y recibe fondos de Medicaid. Él afirma que no puede costear un personal bilingüe, entrar en contratos con un servicio de interpretación profesional, o traducir documentos por escrito. Para acomodar las necesidades lingüísticas de sus pacientes LEP, él ha hecho arreglos con una organización comunitaria hispana para intérpretes voluntarios capacitados y competentes y con una línea telefónica de interpretación, para interpretar durante las visitas y traducir oralmente documentos escritos. No han habido quejas de parte de pacientes LEP por retrasos inmoderados u otros problemas relacionados a servicios con respecto a pacientes LEP. Dados los recursos del médico, la medida de su personal, y el tamaño de la población LEP, OCR encontraría que el médico está en cumplimiento con Título VI.

6. P. La norma identifica algunas circunstancias específicas bajo la cual OCR considerará un programa en cumplimiento con su obligación bajo Título VI para proveer materiales escritos en idiomas que no sean inglés. ¿Significa esto que un beneficiario/entidad cubierta será considerada en incumplimiento con el Título VI si su programa no está dentro de estas circunstancias?

A. No. Las circunstancias resumidas en la norma intentan proporcionar seguridad para beneficiarios que desearan mayor certeza con respecto a sus obligaciones de proveer traducciones escritas. Por lo tanto, un beneficiario/entidad cubierta cuyas políticas y prácticas caen dentro de estas circunstancias puede estar confidente que, con respecto a traducciones escritas, estará en cumplimiento con el Título VI. Sin embargo, el incumplimiento por no caer dentro de las seguridades resumidas en las normas no significa necesariamente que un beneficiario/entidad cubierta no estuviera en cumplimiento con el Título VI. En tales circunstancias, OCR revisará la totalidad de circunstancias para determinar la naturaleza precisa de la obligación de un beneficiario/entidad cubierta para proveer materiales escritos en idiomas que no sean inglés. Si la traducción de cierto documento o grupo de documentos fuera financieramente tan gravosa que frustrara los legítimos objetivos de su programa, o si hay una alternativa que significara asegurar que personas LEP tuvieran acceso significativo a la información proporcionada (tal como interpretación oral oportuna y efectiva de documentos vitales), lo más probable es que OCR no encontraría necesaria la traducción para cumplir con el Título VI.

7. P. Las normas hacen referencia a "documentos vitales" y nota que, en ciertas circunstancias, un beneficiario/entidad cubierta puede tener que traducir tales documentos a otros idiomas. ¿Qué es un documento vital?

R. Dado al amplio conjunto de programas y actividades que reciben asistencia financiera de HHS, nosotros no tratamos de identificar documentos e informaciones vitales con especificaciones en cada área de programa. En vez de esto, un documento o información debería ser considerado vital si contiene información que es crítica para evaluar los servicios y/o beneficios de los fondos federales del beneficiario, o que sea requerida por ley. Por lo tanto, documentos vitales incluyen, pero no se limitan a, aplicaciones, formularios de consentimiento, cartas pertinentes a la reducción, negación o finalización de servicios o beneficios, cartas o notificaciones que requieren de la respuesta del beneficiario o de la persona LEP, y documentos que aconsejan la provisión de asistencia lingüística gratuita. OCR colaborará, además, con las agencias respectivas de HHS en determinar cuales documentos e informaciones considerados ser vitales dentro de un programa en particular.

8. P. ¿Tendrán beneficiarios/entidades cubiertas que traducir documentos grandes tales como manuales de inscripción de asistencia administrada?

A. No necesariamente. Como parte del programa total de asistencia lingüística, un beneficiario debe desarrollar e implementar un plan para proveer materiales escritos en otros idiomas que no sea inglés donde un número o porcentaje significante de la población elegible para recibir los servicios, o probable a ser afectada directamente por el programa, necesita servicios o información en otro idioma que no sea inglés para comunicarse efectivamente. La OCR evaluará la necesidad de traducciones escritas de documentos e información vitales contenida en documentos más grandes sobre la base de cada caso por separado, tomando en cuenta todas las circunstancias relevantes, inclusive la naturaleza de los servicios o beneficios del beneficiario/entidad cubierta, el número y tamaño de grupos LEP en su área de servicio, la naturaleza y extensión del documento, los objetivos del programa, el total de los recursos disponibles al beneficiario/entidad cubierta, la frecuencia con la que se enfrentan a diferentes idiomas y la frecuencia con la que se necesite traducir documentos y el costo de la traducción. Según estas circunstancias, documentos grandes, tales como manuales de inscripción, pueden no tener la necesidad de ser traducidos o pueden no tener la necesidad de ser traducidos completamente. Por ejemplo, un beneficiario/entidad cubierta puede ser obligada a proveer traducciones escritas de información vital contenida en documentos grandes, pero puede que no necesite traducir todo el documento, para satisfacer sus obligaciones bajo el Título VI.

9. P. ¿Puede un beneficiario/entidad cubierta requerir a una persona LEP emplear a un miembro de la familia o a un amigo como su intérprete?

A. No. La política de OCR dispone que el beneficiario/entidad cubierta le informe a la persona LEP del derechos de recibir primero servicios de intérprete gratuito y permitir el uso de familiares o amigos solamente después de que tal oferta de asistencia haya sido denegada y documentada. Nuestra política en cuanto al uso de familia y amigos como intérpretes está basada en más de tres décadas de experiencia con Título VI. Aunque OCR reconoce que algunos individuos pueden estar incómodos empleando a un extraño como intérprete, especialmente cuando la situación incluye la discusión de un asunto muy personal o privado, ha sido nuestra experiencia que parientes y amigos frecuentemente no son competentes para actuar como intérpretes, ya que ellos pueden tener una capacidad insuficiente en ambos idiomas, sin capacitación y aptitudes como intérpretes, y desconocer terminología especializada. El uso de tales personas además puede resultar en la violación de la confidencialidad o reaceo por parte del individuo para revelar información personal que sea crítica para sus circunstancias. Estas preocupaciones son aún más pronunciadas cuando el pariente solicitado para interpretar es un menor. En otras palabras, cuando se emplean a parientes y amigos, hay un grave riesgo de que la interpretación no sea precisa o completa. En establecimientos médicos, en particular, esto puede resultar en consecuencias serias, aún en amenaza de muerte.

• P. ¿Cómo afecta un bajo alfabetismo en cuando a salud, analfabetismo, idiomas no escritos, ceguera y sordera entre las poblaciones LEP a las responsabilidades de beneficiarios de fondos federales?

A. Comunicación efectiva en cualquier idioma requiere un entendimiento de niveles de alfabetismo de las poblaciones elegibles. Sin embargo, alfabetismo generalmente es una cuestiónde las operaciones del programa en vez de ser un asunto de Título VI. Donde un individuo LEP tiene una capacidad limitada de entendimiento de asuntos de salud o no puede leer, acceso al programa es complicado por factores no directamente relacionados al país de origen o idioma. Bajo estas circunstancias, un beneficiario/entidad cubierta debería proporcionar información de salud correctiva hasta el mismo punto que proporcionaría tal información a personas de angloparlantes. Del mismo modo, un beneficiario/entidad cubierta debería ayudar a individuos LEP que no puedan leer y entender materiales escritos tal como lo haría a personas analfabetas angloparlantes. Un lenguaje no escrito imposibilita tal traducción de documentos, pero no afecta la responsabilidad del beneficiario de comunicar la información vital contenida en el documento o proporcionar notificación de la posibilidad de traducción oral. La Sección 504 del Acta de 1973 de Rehabilitación requiere que los beneficiarios de fondos federales provean intérpretes de lengua de signos e intérpretes orales para personas que tienen discapacidades auditivas y que provean materiales en formatos alternativos tales como en letras grandes, braille o en cintas (cassettes) para individuos con discapacidades. El Acta de Americanos con Discapacidades impone requisitos similares a los proveedores de salud y servicios humanos.

11. P. ¿Puede OCR proporcionar ayuda a beneficiarios/entidades cubiertas que deseen estar en conformidad con Título VI?

R. Absolutamente. Por más de tres décadas, OCR ha proporcionado asistencia técnica substancial a beneficiarios/entidades cubiertas que tratan de asegurar que personas LEP puedan tener acceso significativo a sus programas o servicios. Nuestro personal regional está preparado para trabajar con beneficiarios para ayudarles a satisfacer sus obligaciones bajo Título VI. Como parte de sus servicios de asistencia técnica, OCR puede ayudar a identificar los mejores procedimientos y exitosas estrategias usadas por otros beneficiarios de fondos federales, identificar recursos de reembolso federal para servicios de traducción, y enviar a proveedores a otros recursos.

12. P. ¿Cómo hará cumplir la OCR el acatamiento por beneficiarios/entidades cubiertas con los requisitos LEP de Título VI?

R. OCR hará cumplir el Título VI como se aplica a beneficiarios/entidades cubiertas a través de acuerdo con lo estipulado en las regulaciones del Título VI. Las regulaciones del Título VI disponen que OCR investigue cuando sea que reciba una queja, reporte, u otra información que alegue o indique posibles incumplimientos con el Título VI. Si la investigación resulta en un hallazgo de cumplimiento, OCR informará al beneficiario/entidad cubierta por escrito de esta determinación, inclusive las bases para la determinación. Si la investigación resulta en un hallazgo de incumplimiento, OCR debe informar al beneficiario/entidad cubierta del incumplimiento a través de una Carta de Hallazgos que marca las áreas de incumplimiento y los pasos que deben tomarse para corregir el incumplimiento. Por regulación, OCR debe tratar de asegurar acatación voluntaria a través de medios informales. En la práctica, OCR ha sido exitosa en asegurar acatamiento voluntario y continuará con estos esfuerzos. Si el asunto no puede ser resuelto informalmente, OCR debe asegurar acatamiento a través de (a) la terminación de asistencia Federal después de que al beneficiario/entidad cubierta se le haya dado una oportunidad para una audiencia administrativa, (b) referimiento al DOJ por desagravio por mandato judicial u otros procedimientos de ejecución, o (c) cualquier otro medio autorizado por ley.

13. P. ¿Emitir estas normas significa que OCR estará cambiando cómo hacer cumplir el acatamiento con Título VI?

R. No. Cómo OCR hace cumplir Título VI está gobernado por las regulaciones de ejecución por Título VI. Los métodos y procedimientos usados para investigar y resolver querellas, y conducir revisión de acatamientos, no han cambiado.

14. P. ¿Qué está haciendo HHS para asegurar que está siguiendo las normas dadas por el Estado y otros?

R. A pesar de que legalmente, programas y actividades conducidos federalmente no están sujetos a Título VI, HHS reconoce la importancia de asegurar que sus programas y servicios sean accesibles a personas LEP. Para este fin, HHS ha establecido un grupo de trabajo para evaluar cómo HHS en sí está proporcionando acceso a idiomas. Actualmente, agencias a lo largo de HHS han tomado numerosos pasos importantes para asegurar que sus programas y servicios sean accesibles a personas LEP. Por ejemplo, un número de agencias ha traducido materiales para el consumidor a otros idiomas que sea inglés. Además, muchas agencias han puesto sitios en la web en español. Para asegurar que todos los programas y actividades conducidos por HHS sean accesibles para las personas LEP, el Secretario ha mandado al grupo de trabajo que desarrolle e implemente un plan para el Departamento entero para asegurar que las personas LEP tengan acceso significativo a los programas de HHS.

     

HHS Home | Topics | What's New | For Kids | FAQs
Disclaimers | Privacy Notice | FOIA | Site Info | Contact Us