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CARPETA DE PRENSA |
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Una carpeta de prensa es un conjunto de materiales diseñados para
comunicar detalladamente su mensaje a los reporteros y a los directores de los
medios de comunicación. Se utiliza para ayudar a que los reporteros comprendan mejor
su compañía, producto o servicio, de manera que puedan escribir sobre
ella.
La carpeta de prensa es una excelente herramienta para desarrollar buenos lazos
profesionales con los representantes de los medios, ya sean de prensa, revistas,
radio, cable y televisión.
Buenas relaciones con los medios son vitales para conseguir cobertura noticiera.
Usted puede enviar la carpeta a los medios cuando hace un anuncio noticiero
significativo, cuando se reúne con el reportero o director, o cuando asiste a alguna
convención.
FORMATO DE LA CARPETA DE PRENSA
Los materiales que componen una carpeta de prensa se suelen poner dentro de una
carpeta con argollas. Elija una carpeta que tengan espacio para sus tarjetas
de presentación, y que sea del color de la papelería
de su compañía. Su carpeta de prensa debe incluir la siguiente información:
Inserte, en el lado derecho de la carpeta, del frente hacia atrás:
Tarjeta de presentación - ponga la tarjeta
de presentación de la persona contacto en la ranura
localizada dentro de la carpeta.
Comunicado de prensa - ¡Anuncie sus
noticias importantes! Un comunicado de prensa (LINK)
presenta la información en forma impresa, se escribe
como un artículo periodístico y se envía a los
reporteros.
Artículos ya publicados - muestras de
pasadas coberturas que ha tenido su compañía pueden
ayudarle a dar más relevancia a su noticia.
Copias de discursos o presentaciones-
Pueden ayudarle a crear una buena impresión de su
empresa.
Inserte, en la parte izquierda de su carpeta, del frente hacia atrás:
Fotos- normalmente en papel brilloso
tamaño 5" x 7", en blanco y negro. Puede
ser una foto de su producto o de una persona
mencionada en su comunicado de prensa.
Perfil de la empresa y hoja de datos- Un
resumen corto de la historia de su compañía,
iniciativas y metas, que incluyan una descripción de
sus productos y servicios.
Testimonios y estudio de casos- Cualquier
declaración positiva o un relato contado por algún
cliente satisfecho puede ilustrar la importancia de
su empresa.
Biografías- Perfiles de usted y de algunos
empleados clave pueden dar detalles interesantes
sobre las personas que administran su negocio.
Datos estadísticos- Las gráficas ayudan a
ilustrar su noticia. Algunas compañías incluyen una
gráfica comparativa de sus productos y los de la
competencia.
Folletos, catálogos, periódicos internos y
otros materiales escritos- Los folletos pequeños
pueden ponerse al frente de otros materiales.
Cómo enviar una carpeta de prensa
Prepare una carta que acompañe el comunicado de prensa o la carpeta de prensa.
Dicha carta sirve para motivar al reportero a que lea el contenido de la carpeta
de prensa. Debe explicar de forma clara y concisa la razón por la cual el público
estaría interesado en su comunicado. Sugiera varios ángulos noticiosos.
Envíe el material por correo y dele seguimiento. Llame al reportero y asegúrese
que haya recibido el material. Mantenga contacto con ellos y envíe información
actualizada periódicamente. Algunas recomendaciones para realizar llamadas de
seguimiento son:
Organícese antes de llamar.
Trate de llamar durante la mañana o en horas
tempranas de la noche.
Comience su llamada preguntándole si está muy
ocupado. Si le dice que sí, entonces pregúntele a
qué hora puede volverle a llamar. Si le dice que no,
trate de ser lo más breve posible.
Presuma que su contacto tiene el escritorio lleno
de comunicados de prensa.
Esté preparado para enviar nuevamente la
información por fax. Solicite el número de fax.
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