LA RECONCILIACION DE SU CUENTA BANCARIA

(Reconciling a bank account)

Cómo Utilizar el Registro en su Libreta de Cheques para Llevar Cuenta de sus Transacciones Bancarias

La primera regla para mantener en orden su cuenta de cheques es .mantener un registro o libreta de transacciones..  Cuando usted conoce su balance correcto (la cantidad de dinero en la cuenta), tendrá menos probabilidad de sobregirar la cuenta.  Por esto, mantener un registro de todos los cheques emitidos en una libreta puede ayudarle.  La libreta le permite saber a quién le ha emitido cheques y cuándo ha depositado fondos.  Cada vez que usted genera un cheque,  deposita dinero o hace cualquier transferencia de fondos, debe anotarlo en su libreta.  Siga las siguientes sugerencias:

o       Anote cada cheque en su libreta de transacciones al momento de emitirlo.

Cuando visite a un suplidor y le pague con cheque, anótelo en su libreta según vaya preparando el cheque.  Registre el número, la fecha, el nombre a quien va dirigido y la cantidad del cheque.  Cuando haga sus pagos desde su oficina, también haga lo mismo. Algunos programas de computación que tienen la capacidad de generar cheques, facilitan este proceso de mantener un registro ya que hacen ambas tareas simultáneamente; y cuando las transferencias se hacen por Internet, se hace aún más fácil mantener este registro.

o       Registre todas sus transacciones bancarias.

También anote en su registro de cheques todas las transacciones de dinero que haga en el banco o por Internet, ya sean depósitos o retiros.  No olvide anotar los cargos por servicios que le cobra el banco cada mes, los cargos por imprimirle sus libretas de cheques y otros según aparezcan en el estado de cuenta que le envía el banco periódicamente.

o       Mantenga el balance al día.

Es importante que calcule su nuevo balance cada vez que registra una transacción.  Si en su libreta sólo anota cada cheque, depósito o retiro sin calcular su nuevo balance cada vez, su registro no le será tan útil pues no conocerá con certeza cuál es su balance corriente. (Acuérdese que los depósitos se suman y que los retiros se restan).

o       Maneje eficientemente y a corto plazo el flujo de efectivo del negocio.

Hágase el hábito de vigilar el flujo de efectivo en su negocio regularmente.  Si usted tiene un negocio en constante movimiento y genera un gran número de facturas o emite una gran cantidad de cheques, usted debe cotejar el flujo del efectivo diariamente.  Si usted ha empleado a alguien para que lo ayude con esta tarea, diséñele una hoja de informe que debe preparar y entregársela a usted cada día.  Este breve informe reporte debe incluir:

§         el balance en efectivo, al comenzar el día

§         + Colección de Cuentas por Cobrar

§         + Otros recibos (incluya una descripción breve)

§         Subtotal = Lo depositado hoy en el banco

§         - Pagos a cuentas

§         - Otros gastos (incluya una descripción)

§         = Balance en efectivo al finalizar al día

>Este informe diario lo mantendrá enterado del balance de su cuenta y les deja saber a quienes manejan el dinero del negocio que usted vigila de cerca su balance.  Ocasionalmente se verá obligado a comparar sus reportes diarios con la reconciliación de la cuenta según el banco;  si utiliza este sistema, no se olvide de sumarle a su libreta los cargos por servicios bancarios, etc.

Si su cuenta de banco no es muy activa, tal vez quiera hacer el reporte sólo una vez en semana para que pueda hacer las proyecciones a corto plazo del flujo de efectivo y modificarlas luego cuando tenga las cantidades actuales.

Tres Pasos Fáciles para Reconciliar su Chequera.

El reconciliar su chequera con el estado de cuenta que el banco le envía le permite vigilar de cerca su dinero y la actividad de su cuenta de banco.  Cuando usted se habitúa a balancear su chequera y a reconciliarla con el estado de cuenta cuando le llega, usted siempre sabrá con precisión la cantidad de dinero que tiene en el banco.  Esto le servirá para evitar sobregiros de fondos (lo que conlleva pagar cargos adicionales).  Además, podrá identificar aquellos usos de dinero por medio de cheques o de la tarjeta ATH que no han sido autorizados por usted.  Utilice el estado de cuenta que le envía su banco como si fuese un mapa que lo guía hacia un manejo exitoso de su cuenta de cheques.  Siga estos pasos básicos y verá lo bien organizadas que mantendrá sus finanzas.

Hay tres pasos básicos que deberá tomar para reconciliar su chequera:

1.     Verifique si su libreta de transacciones contiene cada trámite que aparece en el estado de cuenta del banco.

Primero, compare las transacciones que aparecen en su libreta con las que aparecen en el estado de cuenta.  Póngale una marca de cotejo a cada transacción que aparece en ambas listas para asegurarse de que cada transacción ha sido registrada.

2.     Ponga su libreta de transacciones al día cuando reciba su estado de cuenta.

En su registro o libreta, añada todas las transacciones que aparecen en su estado de cuenta bancario pero no en su libreta.  Es probable que encuentre discrepancias en los retiros por ATH, los cargos por servicios, penalidades, depósitos y otros trámites. 

3.     Utilice la hoja de reconciliación.

El paso final para reconciliar su chequera es asunto de aritmética sencilla.  Utilice la hoja de reconciliación en la parte posterior de la página del estado de cuenta pues le sirve de guía y  siga los siguientes pasos (la hoja de reconciliación puede variar en formato de banco en banco, pero casi todas contienen lo siguiente):

• En la parte superior de la columna izquierda de la hoja de reconciliación, anote el balance final que aparece en la primera parte del estado de cuenta.
• Añádale a este balance final todo depósito reciente que haya hecho que aún no aparece en su estado de cuenta.
• Réstele a su nuevo total cualquier cheque emitido que no aparece cancelado en el estado de cuenta.
• Diríjase ahora al cuadrante superior de la columna a la derecha de la hoja y escriba el balance que aparece en su libreta de transacciones.
• Añada cualquier depósito que no aparezca en su chequera.
• A este total, réstele todos los cargos por servicio que aparecen en el estado de cuenta pero que no han sido registrados aún en su libreta. (Observe que si completó el paso #2 correctamente, no debería hallar más transacciones sin marca de cotejo).
• El balance de la columna a la derecha debe ser igual al de la izquierda.  Si las dos columnas tienen el mismo balance, su chequera está reconciliada y balanceada.  Si no tienen el mismo balance, deberá cotejar las transacciones nuevamente.

¿Qué debo hacer si las cifras no me cuadran?

Si su estado de cuenta no cuadra con su libreta de transacciones después de haber completado cada paso de la reconciliación, no se asuste.  Aquí tiene algunas sugerencias para aclarar el error:

• Revise las cifras del estado de cuenta del mes anterior para cerciorarse de que no haya discrepancias sin corregir desde entonces.
• Verifique que aparecen registrados todos los cheques emitidos que no han sido cancelados aún por el banco.  Revise la reconciliación del mes anterior y cerciórese de que lo que aparece .sin cancelar. el mes anterior, aparece cobrado en la reconciliación del mes actual.
• Revise la suma y resta de las cifras, especialmente si ha estado usando una calculadora manual.
• Asegúrese de que ha registrado todos los depósitos que hizo a partir de la fecha de cierre de su último estado de cuenta.
• Verifique que aparecen todos los cargos y tarifas bancarias.
• Compare los cheques cancelados en el estado de cuenta con los cheques registrados en su libreta y asegúrese de que las cifras son idénticas en cada listado.  (No sólo coteje la cantidad que usted escribió en el cheque sino también la que emitió el banco oficialmente, la cual generalmente aparece en el estado de cuenta y en la porción inferior a la extrema derecha del cheque).  Si todavía no puede aclarar el error, usted puede visitar a un representante de servicio al cliente en su banco para que le ayude a resolver la discrepancia.  El banco puede que le añada un cargo adicional por este servicio, pero es importante mantener sus cuentas claras y sus reconciliaciones al día.