VERSIóN EN ESPAñOL GUÍA PATRONAL COMO PROCESAR CORRECTAMENTE EL FORMULARIO 499R-2/W-2PR SOBRE SALARIOS DE EMPLEADOS EN PUERTO RICOESTA GUÍA ES PREPARADA EN ESPAÑOL E INGLES. PARA EL TEXTO EN INGLES VAYA A LA PAG. 26. THIS GUIDE IS PUBLISHED IN SPANISH AND ENGLISH. FOR THE ENGLISH TEXT, GO TO PAGE 26. TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN............................................ 3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE INFORMES ANUALES (AWR) PARA PATRONOS CON EMPLEADOS EN PUERTO RICO.............. 4 ESTABLECIMIENTO DE RÉCORDS CONTRIBUTIVOS DEL NEGOCIO............................................. 8 DONDE OBTENER FORMULARIOS 499R-2/W-2PR Y W-3PR.......... 9 ERRORES COMUNES AL INFORMAR............................. 10 ADVERTENCIAS AL COMPLETAR LOS FORMULARIOS 499R-2/W-2PR Y W-3PR.................................. 16 CORRECCIÓN DE INFORMES ERRÓNEOS......................... 20 DONDE CONSEGUIR ORIENTACIÓN Y AYUDA..................... 21 ADVERTENCIAS AL COMPLETAR LOS FORMULARIOS DE CORRECCIÓN 499R-2c/W-2cPR Y W-3cPR....................23 INTRODUCCIÓN Propósito Esperamos que este material le sea útil para preparar correctamente y a tiempo sus informes anuales de salarios a la Administración del Seguro Social (SSA), ya sea en papel, usando los formularios 499R-2/W-2PR (Comprobantes de Retención) y la W- 3PR (Informe de Comprobantes de Retención); o su equivalente en medios magnéticos. Esta guía no cubre otros requisitos que podrían aplicarle como patrono en relación a informes de salarios, como informes al Departamento de Hacienda o al Departamento del Trabajo de Puerto Rico, etc.. Debe comunicarse con estas agencias para mas información. Sus informes se utilizan para asegurar que las contribuciones al Seguro Social y el Medicare que usted paga, se acrediten correctamente a los fideicomisos de ambos programas. También son utilizados para registrar los ingresos de sus empleados a sus cuentas individuales de Seguro Social, los cuales se usan para el cómputo de sus beneficios de retiro, incapacidad o de sobrevivientes en caso de la muerte del trabajador. Esta información es compartida con otras agencias gubernamentales, incluyendo al Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Comentarios Aceptamos sus comentarios sobre esta guía, que usaríamos al decidir qué mejoras implementar a la misma. Puede dirigirse a la siguiente dirección: Social Security Administration Federal Building, Room 751 San Juan PR 00918 ATTN: WRS (787) 766-5574 Advertencia La siguiente información no enmienda ni reemplaza las leyes y reglamentos ya existentes. Los requisitos básicos sobre los informes anuales de salarios están establecidos en el Código de Rentas Internas Federal, los reglamentos y decisiones del IRS, y las instrucciones del IRS y el SSA. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE INFORMES ANUALES (AWR) PARA PATRONOS CON EMPLEADOS EN PUERTO RICO Preámbulo Los informes patronales al IRS sobre salarios y contribuciones sobre el empleo se someten a través de los formularios 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return), o 943 (Employer's Annual Tax Return for Agricultural Employees). En Puerto Rico el IRS facilita equivalentes en español (941PR, 943PR). Para informar las contribuciones de los empleados DOMÉSTICOS en Puerto Rico QUE RECIBAN $1,100 o MAS EN SALARIOS DURANTE EL AÑO, se somete el ANEJO H-PR de IRS, en o antes del 15 de abril del año siguiente. Las nuevas bases de salarios y tasas de la contribución del Seguro Social para el próximo año se publican durante los últimos meses del año en curso. Debe comunicarse con el IRS para cualquier información adicional en relación con sus responsabilidades de informes y contribuciones de salarios. En Puerto Rico las oficinas del IRS están localizadas en el edificio Mercantil Plaza en Hato Rey, y su teléfono es el (787) 759-5100 (o el 1-800-829- 1040 para llamadas de la isla). Al terminar el año calendario, los patronos con empleados en Puerto Rico preparan los comprobantes 499R-2/W-2PR para sus empleados, reflejando los salarios y las contribuciones retenidas durante el año, y someten esta información al SSA para acreditarle los salarios a las cuentas individuales de Seguro Social--ya sea enviando los ORIGINALES de los comprobantes (con la W-3PR), o sometiendo la información por medios magnéticos con el formulario 6559. Este informe debe ser sometido no más tarde del último día de febrero, o el próximo día laborable si el último día de febrero es un día feriado. Para instrucciones sobre cómo informar por medios magnéticos, debe comunicarse con los especialistas en reportes de salarios del Seguro Social, al (787) 766-5574 en San Juan. Esta misma información es enviada al Negociado de Procesamiento de Planillas, Sección de Aplicación de Pagos Patronal Estimada del Departamento de Hacienda, sometiendo la COPIA "A" (Copia Azul) con la Forma 499R-3 (Estado de Conciliación) en o antes del 31 de enero. La información sometida al IRS en las 941PR, 943PR o el Anejo H- PR, se comparan con los informes al Seguro Social, y cualquier discrepancia debe ser aclarada por el patrono. Como se Procesan los Informes Los informes en papel se envían al SSA DATA OPERATIONS CENTER, en WILKES-BARRE, PENNSYLVANIA, bajo cubierta de la Forma W-3PR. La dirección completa está claramente señalada en los comprobantes y también en las instrucciones de la W-3PR. Allí se revisa si los informes son legibles y si fueron sometidos a tiempo. Los ilegibles se devuelven al patrono para corrección. Los informes tardíos--enviados después de la fecha límite--se refieren al IRS para posible penalidad. La ley provee para una penalidad de $50. por cada comprobante que se someta tardíamente. El comprobante de Puerto Rico, 499R-2/W-2PR es un documento de información de contribuciones para propósitos del IRS federal. Los informes son procesados para lectura electrónica (scanning). Los que no se pueden "leer" electrónicamente, se separan para ser procesados manualmente. Esto conlleva un proceso mas lento y más costoso, a la misma vez que está más sujeto a errores. Luego de ser leídos, los informes son vaciados a medios magnéticos para verificación de nombres y números de Seguro Social (SSN), y así poner al día los récords del IRS y del SSA. Los informes sometidos por los patronos directamente por medios magnéticos (cinta magnética, diskette o cartucho), se envían al SSA en BALTIMORE, MARYLAND. La dirección exacta se encuentra en el folleto de especificaciones. Allí se procesan para ver si pueden ser "leídos" por los sistemas del SSA y si están correctos. De no poderse procesar, se devuelven al patrono (o al transmisor) para corrección y reproceso. De no corregirse y resometerse dentro de 45 días, puede que resulte en una penalidad del IRS. Los informes correctos se procesan para verificación de nombre y número de Seguro Social (SSN) de cada empleado, y luego se acreditan a los récords de IRS y SSA. Los informes tardíos se refieren al IRS para posible penalidad. Verificación de Nombres y Números Luego de registrar los informes en los sistemas del SSA, cada nombre y su SSN informado, es comparado con los récords del SSA para verificación. Los verificados se acreditan a la cuenta del trabajador. Los incorrectos se identifican y se le pide al empleado que suministre la información correcta. Si el patrono no suministra la dirección postal del empleado, se le pedirá al patrono que dé la información necesaria. La Administración del Seguro Social ofrece varios medios para los patronos verificar los números de Seguro Social de sus empleados. Se pueden verificar por teléfono hasta 5 números, llamando al 1- 800-772-1213. En el caso más de 5 pero menos de 50 empleados se hace através de la oficina de Seguro Social más cercana. Para verificar más de 50 empleados favor llamar al 410-965-7140. Acreditación de Salarios Informados Una vez verificados el nombre y SSN del empleado, SSA acredita los salarios informados a la cuenta individual. Estas cantidades se suman a los salarios anuales informados al SSA para ser utilizados en el cálculo de la pensión de Seguro Social por retiro, incapacidad o beneficios de sobrevivientes para la familia--y para determinar la elegibilidad para la cubierta de Medicare. Cuando se detectan errores en las cantidades acreditadas a la cuenta de Seguro Social de un trabajador, SSA se comunica con el patrono para corregir los errores, basado en los récords del patrono. El Seguro Social logra corregir mas de 200,000 informes de salarios todos los años basado en estas investigaciones. El Proceso de Conciliación Entre IRS y SSA El Seguro Social mantiene un récord de totales de los salarios y propinas procesados para cada patrono. Estos totales se comparan entonces con lo informado a IRS en las Formas 941PR, 943PR o el Anejo H-PR. Cuando existe un descuadre en los informes, la agencia interesada se pondrá en contacto con el patrono para resolver la discrepancia: IRS se comunicará con el patrono si lo informado al SSA aparenta ser más que lo informado a IRS, y vice-versa. De no resolver estas discrepancias, el IRS podría determinar penalidades al patrono por someter informes incorrectos. En esta guía, tratamos de incluir información que ayude a reducir estas discrepancias. Retención y Depósito de Contribuciones Los patronos vienen obligados a retener contribuciones sobre los salarios y a depositarlos durante el año de acuerdo a las instrucciones de IRS, publicadas en la Publicación No. 179 (Circular PR), "Guía Contributiva Federal Para Patronos Puertorriqueños". Esa guía establece los diferentes períodos de depósito que podrían aplicar a cada patrono, ya sea mensual, bi- semanal, o mas frecuente, dependiendo, en general, de la obligación contributiva del patrono en el pasado. Los depósitos se hacen en bancos de la Reserva Federal, u otros bancos designados. Deben acompañarse con el formulario 8109, "Federal Tax Deposit Coupon". El patrono recibe un paquete inicial de este formulario cuando solicita originalmente un número patronal (EIN). Luego los recibe automáticamente. Envío de Formularios 941PR Trimestrales a IRS Al finalizar el mes que sigue a cada trimestre del año calendario, el patrono viene obligado a rendir el formulario 941PR al IRS, a menos que: (1) Solamente tenga empleados domésticos (debe llenar entonces el nuevo Anejo H-PR al final del año). (2) Tenga empleados agrícolas (debe llenar la 943PR al final del año). El IRS parea las Formas 941PR, 943PR y/o Anejo H-PR con los pagos de las contribuciones hechas por el patrono para verificar que estas concuerdan. Luego que el SSA procesa las 499R-2/W-2PR, esta información es comparada con la de las planillas del IRS. Si hay discrepancias, IRS o SSA se pondrán en contacto con el patrono para aclararlas y/o solicitar evidencia adicional. El ignorar estos contactos puede conllevar penalidades del IRS. Preparación del Informe de Salarios al Final de Año Contributivo El último trimestre del año señala el comienzo de la preparación del informe anual de salarios al SSA. Para octubre el patrono debe solicitar las 499R-2/W-2PR al Negociado de Procesamiento de Planillas de Hacienda, como también la W-3PR al IRS. Para noviembre debe haber recibido estos formularios. Si rinde su informe por medios magnéticos, el SSA le enviará el libro de especificaciones TIB-5, "Magnetic Media Reporting of Forms 499R- 2/W-2PR for Puerto Rico Sited Employees". Este libro contiene las instrucciones para preparar el informe anual de salarios al Seguro Social, ya sea en cinta magnética, cartucho o diskettes, y le provee facsímiles de la etiqueta para identificar el informe, al igual que la Forma 6559 (Magnetic Media Transmittal Sheet). Si decide contratar los servicios de una compañía para que le prepare el informe por medios magnéticos, asegúrese de que obtiene la etiqueta y la Forma 6559 de la compañía o de la oficina del especialista en informes del Seguro Social en San Juan, para que envíe el informe a la dirección correcta en Baltimore, Maryland. Recuerde que aún debe preparar y proveer a sus empleados y a Hacienda las 499R-2/W-2PR. Si no ha recibido el libro TIB-5 para mediados de noviembre, o si va a comenzar a informar por medios magnéticos, debe comunicarse con los especialistas del Seguro Social en San Juan al (787) 766- 5574. El TIB-5 también puede ser adquirido por medio del INTERNET de la siguiente dirección: HTTP://www.ssa.gov. Los informes en medios magnéticos deben ser procesables por los sistemas de computadoras del SSA. Se aceptan los reportes de las 499R-2/W-2PR en cinta magnética de 1/2", cartucho 3480 (IBM Compatible), y diskettes de 5 1/4" y 3 1/2" que sean compatibles con MS-DOS. ESTABLECIMIENTO DE RÉCORDS CONTRIBUTIVOS DEL NEGOCIO Fuentes de Información y Ayuda La Administración Federal de Pequeños Negocios (Small Business Administration, SBA) tiene una variedad de publicaciones y recursos de ayuda técnica disponibles para los patronos. Además, el IRS tiene varias publicaciones preparadas especialmente para nuevos patronos. Debe comunicarse con estas agencias al iniciar una nueva empresa para establecer correctamente sus récords contributivos patronales. Ademas, el IRS tiene varias publicaciones preparadas especialmente para patronos nuevos. Para obtener los mismos puede llamar libre de cargos al 1-800-829-3676, o visitar las oficinas del IRS en Edificio Mercantil en Hato Rey al lado del puente de Martin Pena. Debe comunicarse con estas agencias al iniciar una nueva empresa para establecer correctamente sus récords contributivos del negocio. Estableciendo sus Récords de Contribuciones Federales Bajo las leyes y reglamentos del IRS, los patronos tienen que establecer y mantener un sistema de récords contributivos que respalden sus informes contributivos y salariales. Estos récords deben ser mantenidos por un mínimo de cuatro años. El Departamento de Hacienda tiene el mismo requisito, sin embargo el Depto. del Trabajo de Puerto Rico requiere un período de diez años para las 499R-2/W-2PR y la documentación relacionada con éstas. Como patrono, se le requiere la obtención de un número de identificación patronal (EIN) para propósitos de informes contributivos y salariales. Para obtenerlo, debe completar el formulario SS-4, "Application for Employer Identification Number", y someterlo al IRS, donde le asignarán un número de nueve dígitos que debe incluir con toda documentación contributiva o salarial que lo requiera. Solicite este formulario en cualquier oficina del SSA o del IRS. También puede adquirirlo del SSA INTERNET HOME PAGE. Debe solicitar un nuevo número patronal (EIN) al ocurrir cualquiera de las siguientes situaciones: 1. Al comenzar una nueva empresa donde habrá empleados. 2. Al comprar o heredar un negocio ya existente, que vaya a operar como único dueño. (No puede continuar el uso del EIN del dueño anterior, aunque este fuera su padre, cónyuge, hijo, u otro familiar cercano. 3. Su negocio cambia, de un solo dueño a corporación, sociedad, o vice-versa. 4. Usted representa a una sucesión que opera un negocio luego de el fallecimiento del dueño original. 5. Usted cierra una sociedad y comienza otra. LOS PATRONOS TIENEN QUE INCLUIR SU NUMERO PATRONAL EN TODOS LOS INFORMES TRIMESTRALES Y ANUALES SOBRE CONTRIBUCIONES Y SALARIOS, Y EN LOS CUPONES DE DEPÓSITOS. Método de Informe Anual al SSA Los patronos que tengan que preparar mas de 250 comprobantes de retención (499R-2/W-2PR) están obligados por ley a someter la información del comprobante al Seguro Social por medios magnéticos. Puede comunicarse con nuestros Especialistas de Informes Salariales en San Juan al (787) 766-5574 para orientación y copias del libro de especificaciones. Las especificaciones también se encuentran en el Home Page de Seguro Social en el INTERNET. Estos patronos todavía tienen que imprimir los comprobantes para suministrar copias a los empleados y al Departamento de Hacienda. La copia del Seguro Social se reemplaza por el informe en medio magnético. NO ENVÍE los comprobantes en papel al Seguro Social si prepara su informe en medio magnético. Patronos que tengan que preparar menos de 250 comprobantes pueden utilizar el comprobante de papel para someter su informe salarial al Seguro Social. Los formularios 499R-2/W-2PR se obtienen en el Departamento de Hacienda. Puede llamar al 721-2020 Exts: 2605, 6, 7. El formulario W-3PR se obtiene del IRS, o llamando al 1-800-829-3676. Organizando Correctamente sus Récords de Empleados A todo nuevo empleado debe pedírsele que muestre su tarjeta de Seguro Social para registrar correctamente su nombre y número, tal y como están en los récords del SSA. SI LOS NOMBRES Y NÚMEROS NO CORRESPONDEN CON LOS RÉCORDS DEL SSA, LOS EMPLEADOS NO RECIBIRÁN CRÉDITO POR SUS SALARIOS EN SUS CUENTAS DE SEGURO SOCIAL, Y EL PATRONO PUDRÍA ESTAR SUJETO A PENALIDADES POR REPORTAR INCORRECTAMENTE. Coordinando sus Reportes de Pagos Por Enfermedad Con Terceros Pagadores Si usted hace arreglos para que los pagos por enfermedad sean hechos por un tercero pagador, debe llegar a un acuerdo sobre las responsabilidades de cada cual en cuanto a las contribuciones e informes de salarios. Hay variedad de arreglos a los que pueden llegar. El no entender las responsabilidades de como informar cada una de las partes envueltas en el acuerdo, puede resultar en que el IRS imponga penalidades por dejar de radicar los informes requeridos o por radicar informes incorrectos. Para más información, vea la publicación del IRS no. 952, "Sick Pay Reporting". También hay información sobre estos informes en la publicación no. 179, "Circular PR - Guía Contributiva Federal Para Patronos Puertorriqueños". ERRORES COMUNES EN LOS INFORMES Numero de Identificación Patronal (EIN) Omitido o Incorrecto Informes recibidos con el "EIN" incorrecto pueden ser acreditados al patrono incorrecto resultando en la imposición de penalidades por el "IRS" al igual que cuando se omite el "EIN". Los "EIN" correctos deben de tener nueve números en la siguiente forma: XX-XXXXXXX. Nombres y Números de Seguro Social (SSN) Incorrectos El Seguro Social no puede acreditar salarios a los archivos individuales de los empleados a menos que el nombre y el número en el informe anual concuerden ambos con el nombre y número en los archivos del Seguro Social. Informes de Salarios Posterior a la Muerte de un Empleado. Para propósitos de Seguro Social y el "Medicare", no se pueden acreditar salarios que quedaran por pagar a un empleado y que se desembolsen después del año de su defunción. No debe de enviarse la forma original del comprobante de retención (499R2/W2PR) al Seguro Social. Si el informe se radica por medio magnético, debe de omitirse esa persona. Uso de Títulos y Abreviaciones en los Encasillados del Nombre No use títulos algunos (Mr., Sr., Don, Vda., Lcdo.,Dr., etc.) o abreviaciones para demostrar el título, posición, o sección de trabajo del empleado. No abrevie apellidos, (Hdez. por Hernández, Rodgz. por Rodríguez, etc.). Tales designaciones pueden impedir el que concuerden los archivos del Seguro Social con el informe que suministra el patrono y por lo tanto no poder acreditarle los salarios a esos empleados. Errores Que Causan un Descuadre en el Informe o Usar el máximo de ingresos cubiertos por Seguro Social correspondiente a un año anterior en vez del año que se está informando. o Usar un máximo de ingresos cubiertos para salarios "Medicare" - aunque no haya máximo para los salarios cubiertos por "Medicare". o Errores decimales en cantidades de dinero; por ejemplo "4800", lo cual puede ser procesado como $48.00, en vez de 4800.00. Las cantidades deben indicarse sin el signo de dólar ($) y sin comas. El punto decimal debe indicarse. Ejemplo: $1,251.25 debe indicarse 1251.25 $3,273.00 debe indicarse 3273.00 o Propinas incluidas en el encasillado "Total Sueldos Seguro Social" además de estar detalladas en el encasillado de propinas. Estos dos encasillados son sumados por Seguro Social para obtener el total de salarios cubiertos por el Seguro Social. o Omitir encasillados referente a salarios porque la información es igual a la de otros encasillados y se cree que es una duplicidad. El comprobante de retención 499R2/W2PR es un formulario que se utiliza por el Seguro Social y el Departamento de Hacienda. Tanto el Seguro Social como Hacienda solamente pueden usar la información que se les provee en sus respectivos encasillados. Nótese que una columna es para información de Hacienda y la otra columna es de información para el Seguro Social. No Notificar al Seguro Social de Salarios Atrasados Otorgados por Decreto. Salarios atrasados son normalmente considerados sueldos por el IRS, Hacienda y el Seguro Social, y deben ser informados para el año contributivo en que se pagan al empleado. Un pago de salarios atrasados pagados por decreto es un pago hecho por un patrono conforme a una sentencia, determinación o acuerdo aprobado por un tribunal o agencia gubernamental. El IRS considera todos los pagos de salarios atrasados (inclusive los pagados por decreto) como salarios ganados en el año en que se pagan, para propósitos contributivos. SSA también considera los mismos como ganados en el año en que se recibe el pago, excepto los pagados por decreto. SSA acredita al trabajador los salarios atrasados pagados por decreto según el/los año(s) en que debieron haberse pagado. El patrono debe informar estos pagos al SSA para acreditación de Seguro Social/Medicare en el comprobante 499R-2/W-2PR del año en que se efectúa el pago. Para poder acreditar propiamente los salarios a los períodos correspondientes, el patrono debe enviar un informe especial al SSA. Este informe no es obligatorio; sin embargo, sin el mismo, el SSA no podrá desglosar las cantidades correspondientes a los distintos períodos. (NOTA: NO SE PREPARAN 499R-2/W-2PR ni 499R-2c/W2cPR para corregir años anteriores en estos casos.) Para mas información, véase el IRS Pub. 957, "Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration". ERRORES COMUNES EN INFORMES RADICADOS EN PAPEL (499R2/W2PR) Usar el Comprobante Correspondiente a Otro Año El Seguro Social utiliza métodos electrónicos para leer los comprobantes y estos son a veces modificados cada año para acomodar cambios en formato. Es importante que se use el comprobante correspondiente al año del informe. Los comprobantes se obtienen del Negociado de Procesamiento de Planillas, Sección de Aplicación de Pagos Patronal Estimada del Departamento de Hacienda. No Enviar el Original (Primera Hoja) al Seguro Social. El original del comprobante (la primera hoja impresa en letras rojas) es procesada electrónicamente por el Seguro Social. A eso se debe el color rojo. Cuando no se envía esa parte del comprobante se demora el proceso y resulta más costoso. Patronos que utilizen medios magnéticos no deben enviar este original al Seguro Social. No Incluir el Formulario W-3PR. Cuando se envía más de un comprobante se requiere que estos se acompañen de la hoja de trámite W3-PR, Informe de Comprobantes de Retención. El original de la W3-PR también se lée electrónicamente. Los totales que aparecen en la W3-PR tienen que cuadrar con la suma de las cantidades individuales de los comprobantes. También deben de cuadrar con los totales anuales de las planillas de Seguro Social que se radicaron con el IRS en las formas 941PR o 943PR. Los informes radicados en papel deben enviarse a: Social Security Administration Wilkes- Barre Data Operations Center Wilkes Barre, PA 18769-0001 Nota: Si los envía por Correo Certificado, debe cambiar el ZIP Code a "18769-0002. Sueldos y Propinas Medicare Omitidos o Incorrectos Sueldos y propinas Medicare tienen que ser informados aparte de sueldos y propinas cubiertos por Seguro Social, en el espacio particular que se provee. No hay límite en la cantidad que se informa de sueldos y propinas Medicare, como lo hay en el caso de sueldos sujetos al Seguro Social. ERRORES COMUNES EN INFORMES POR MEDIOS MAGNÉTICOS No Incluir el Formulario 6559, "Transmitter Report and Summary of Magnetic Media", Con Cada Informe. El formulario 6559, o un facsímile del formulario, identifica al patrono (o agente tramitente), y el año que se informa, antes de someter el informe a ser procesado. Cada medio (Diskette, Tape o Cartridge) que se someta debe de ir acompañado de un formulario 6559. Una copia del formulario se provee en el folleto TIB 5 de instrucciones de como preparar informes en medios magnéticos. Se puede fotocopiar el que aparece en el folleto para usarse en el envío. La Omisión de Totales (Récord "T") en el Informe. Los totales los considera Seguro Social para cuadrar el informe. ERRORES U OMISIONES EN LOS RÉCORDS "A" (TRANSMITTER IDENTIFY) Y "B" (BASIC AUTHORIZATION). Esta información le facilita al Seguro Social identificar y controlar los informes. El récord "A" identifica el tipo de equipo que se utilizó para preparar el informe, facilitando el resolver posibles problemas en el proceso del informe. Este récord también provee la dirección del patrono. LA INCONSISTENCIA ENTRE LA FORMA DE INFORMAR LOS NOMBRES Y EL CÓDIGO DE NOMBRE EN EL RÉCORD "E". La forma y orden en que aparecen los nombres y apellidos en el informe debe de estar de acuerdo con el código de nombre que se entra en el récord "E": "F" si el nombre va primero, o "S" si el/los apellidos van primero. Seguro Social prefiere los apellidos primero. INFORMES QUE NO SE PUEDEN INTERPRETAR Los informes deben de estar de acuerdo a los requisitos que se exigen en las instrucciones de los informes por medios magnéticos. Los informes que no se puedan procesar serán devueltos para las correcciones correspondientes y su radicación posterior de acuerdo a los términos prescritos. El no radicar los informes corregidos a tiempo puede resultar en multas impuestas por el IRS. INFORMAR EL AÑO INCORRECTO Los informes deben de mostrar el año correspondiente y reflejar el máximo de salario y la contribución correcta para el año que se informa. ERRORES COMUNES EN LOS FORMULARIOS 941PR/943PR/SCHEDULE H-PR. Salarios y Propinas Medicare Omitidos o Reportados Incorrectamente Sueldos y propinas Medicare deben de ser informados separados de los sueldos y propinas sujetos al Seguro Social. Compensación Por Enfermedad Pagada Por un Tercero Omitida o Reportada Incorrectamente. Vease la información referente a pagos de compensación por enfermedad pagada por terceros en las páginas 7/8 de la publicación 952 del IRS, "Sick Pay Reporting". Informar Cantidades no Cubiertas por el Seguro Social Como Sueldos Sujetos al Seguro Social y el Medicare. Ejemplos de cantidades no cubiertas por Seguro Social: o Salarios que exceden del máximo tributable. o Pagos a contratistas independientes. Véase la publicación 179 (Circular PR) del IRS para información sobre otras cantidades no cubiertas. Esta información también se puede obtener en la publicación 15 (Circular E) del IRS bajo "Special Rules for Various Types of Services and Products". El Dejar de Someter los Formularios W3cPR y 499R2c/W2cPR al Hacer Correcciones en los Formularios 941PR y 843 del "IRS". Ajustes hechos a través del IRS a la responsabilidad contributiva de Seguro Social que afecten los salarios cubiertos, tienen que ser informados al Seguro Social mediante los formularios de corrección W3cPR y 499R2c/W2cPR para llevar a cabo los cambios pertinentes en los récords individuales de los trabajadores (véase pag. 19 para información adicional sobre estos formularios). NO UTILICE el comprobante 499R-2/W-2PR para corregir los originales sometidos anteriormente. Radicar Formularios 941PR en Duplicado o Parcialmente Duplicado. Salarios sujetos a Seguro Social/Medicare informados en formularios 941PR duplicados resultan en trabajo adicional innecesario y costoso para el patrono, "IRS", y el Seguro Social. Ejemplo de esto es el informar los salarios de un mes en dos 941PR. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ADVERTENCIAS o Encasillado 1 - Escriba el primer nombre e inicial del segundo nombre si alguno en la primera sección. En la segunda sección entre los apellidos utilizando guión entre los componentes del apellido. Escriba la dirección del empleado en el tercer espacio del encasillado. o Encasillado 3 - Verifique que el número de Seguro Social esté correcto. Use el formato XXX-XX-XXXX. o Encasillado 6 - Verifique que el número patronal esté correcto. Use el formato XX-XXXXXXX. o Encasillado 7 - Indique el total de las aportaciones hechas por el empleado a su plan, antes del retiro. o Año del Informe - 199__ Verifique que se anota el año correctamente. o Encasillado 8 - Indique el total de salarios pagados durante el año natural. Excluya las aportaciones en efectivo o diferidas, si algunas, a ser reflejadas en el encasillado 16. Incluya también el pago de pensiones a empleados retirados e identifíquelo como pensión. Las cantidades deben indicarse sin el signo de dólar ($) y sin comas. El punto decimal debe indicarse. o Encasillado 9 - Indique el total de comisiones pagadas al empleado durante el año natural. Excluya cualquier aportación en efectivo o diferida a ser reflejada en el encasillado 16. Indique las cantidades en igual forma que en el encasillado anterior. o Encasillado 10 - Indique el total de la concesión (no reembolso) pagada a su empleado durante el año natural para la cual no se requirió informe alguno de gastos. o Encasillado 11 - Indique el total de propinas sujetas a retención en el origen de la contribución. Las propinas constituyen remuneración por servicios personales. Cuando el patrono tiene el control sobre las mismas, deberá incluirlas como ingreso en el año en que se reciban y estarán sujetas a la retención sobre salarios. o Encasillado 13 - Indique la cantidad que le reembolsó al empleado por gastos pagados por él y para los cuales le requirío presentación de informe y evidencia de gastos. o Encasillado 15 - Aplica solamente a empleados del gobierno. o Encasillado 16 - Ver instrucciones al dorso de copia D del comprobante (copia del patrono). o Encasillado 17 - El comprobante que se use como subtotal debe de llevar una X en este encasillado. Para cada 41 comprobantes se debe llenar uno de subtotal. Los varios subtotales no deben ser cumulativos. o Encasillado 18 - Anote los salarios cubiertos por Seguro Social hasta el máximo tributable del año que se informa. o Encasillado 19 - Anote el impuesto de Seguro Social retenido de acuerdo a la tarifa del año que se informa. o Encasillado 20 - Anote el total de sueldos y propinas sujetos al impuesto de Medicare. Todos los salarios y propinas están sujetos a este impuesto para el cual no hay máximo tributable. o Encasillado 21 - Anote el impuesto de Medicare retenido de acuerdo a la tarifa del año que se informa. o Encasillado 22 - Anote la cantidad de propinas a la cual se le retuvo impuesto de Seguro Social. o Encasillado 23 - Anote el impuesto de Seguro Social no retenido a propinas. o Encasillado 24 - Anote el impuesto de Medicare no retenido a propinas. o Lea las instrucciones al dorso de la copia D y siga las mismas con cuidado. COPY OF W-3PR HERE xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ADVERTENCIAS o Encasillado a - Siempre debe de marcar con una X el cuadrito que le corresponda al patrono. El cuadrito de "Sólo Empleados Medicare" aplica únicamente a empleados de Gobierno no cubiertos por Seguro Social pero sí por Medicare. o Encasillado 1-16 - Estos encasillados corresponden a la información de salarios en los encasillados 8 al 24 de los comprobantes de retención. Los totales que se incluyen aquí deben de cuadrar con las suma de todos los comprobantes individuales. También debe de cuadrar con la suma de salarios informados al IRS en los formularios 941PR y 943PR durante el año del informe. o Lea con cuidado las Instrucciones Generales que acompañan el formulario antes de completarlo. CORRECCION DE ERRORES INFORMADOS Correción de Formularios 499R2/W2PR Luego de Radicarse. Una vez se envían los comprobantes originales al Seguro Social, las correciones necesarias tienen que hacerse mediante el uso de los formularios provistos para correcciones - W3cPR y 499R2c/W2cPR. Estos formularios se obtienen del IRS (W3cPR) y del Negociado de Procesamiento de Planillas, Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada del Departamento de Hacienda (499R2c/W2cPR). Los formularios contienen instrucciones a seguirse para llevar a cabo las correcciones. Véanse las págs. 20 a 23 para modelos y advertencias al llenar estos formularios. Si tiene que corregir alguna información o cantidad en el comprobante, utilice el formulario 499R-2c/W-2cPR, y marque el encasillado de CORRECCION en la esquina derecha superior. Envíe el original al Seguro Social, la copia azul a Hacienda, y distribuya las demás copias según se indica en el formulario. El original del comprobante de corrección debe enviarse a la Administración del Seguro Social de acuerdo al método que se utilice. Si usted usa el Servicio Postal de los EE.UU., envie las Formas 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR a la dirección siguiente: Social Security Administration Data Operations Center P.O. Box 3333 Wilkes-Barre, PA 18767-3333 Si usa una agencia porteadora de correos que no sea el Servicio Postal de los EE.UU., envie las Formas 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR a la dirección sigulente: Social Security Administration Data Operations Center Attn: W-2cPR Process 1150 E. Mountain Drive Wilkes-Barre, PA 18702-7997 Las copias de Hacienda se envían a la siguiente dirección: Departamento de Hacienda Negociado de Procesamiento de Planillas P. O. Box 9022501 San Juan, P. R. 00902-2501 Duplicados Si tiene que preparar un duplicado del comprobante de retención original utilice el formulario 499R-2c/W-2cPR y marque el encasillado de DUPLICADO en la esquina derecha superior. Envíe la copia azul a Hacienda. No envíe el original al Seguro Social. Numero de Serie El comprobante de corrección tiene un nuevo encasillado que requiere el número de serie del comprobante que se duplica o se corrije. El mismo aparece abajo en el lado derecho del formulario. El Departamento de Hacienda asigna números de serie a los comprobantes como medida de control y evitar fraude. Si usted ha comprado o tiene un sistema de preparar el comprobante deberá solicitar autorización a la Sección de Aplicación de Pagos Patronales y Estimada. La Corrección de Errores en el Formulario 941PR. Los errores informados en una 941PR se corrigen a través de una 941cPR para el trimestre en cuestión. Debe asegurarse que cuadren las cantidades informadas al IRS y al Seguro Social. DONDE CONSEGUIR AYUDA PARA PREGUNTAS SOBRE INFORMES PATRONALES. Ayuda de Persona a Persona. Si necesita ayuda del IRS puede llamar al 759-5100 (Area Metropolitana), o al 1-800-829-1040 (Isla). También puede acudir a las oficinas del IRS en San Juan. Si desea hablar con alguién del Seguro Social en cuanto a informes por medios magnéticos o algo referente al informe en sí, llame a los Especialistas en Informes Salariales al 766-5574. COPY OF 499R-2c/W-2cPR ON THIS PAGE ADVERTENCIAS AL LLENAR EL FORMULARIO 499R-2c/W-2cPR o La distribución de estos formularios es la misma que la de los originales 499R-2/W-2PR. o Llene solo aquellos encasillados que sean aplicables a la información a corregir. Los demás se dejarán en blanco. o Si la correción se limita a nombre o número de Seguro Social, complete solamente los encasillados correspondientes del 1 al 7. No es necesario completar el formulario W-3cPR para estos casos si no hay cambios monetarios envueltos. o Partidas 2 y 4: Asegúrese de poner la información CORRECTA relativa al número y/o nombre del empleado. o Partidas 6 y 7: Complete solamente si la información dada anteriormente estaba incorrecta. Anote aquí el número y/o nombre INCORRECTOS según dados anteriormente. o Partidas 8 al 16: Estas partidas concuerdan con las partidas 8 al 16 del comprobante original, e incluyen correcciones a información que concierne solo al Departamento de Hacienda de P.R. Si los UNICOS cambios necesarios conciernen a estas partidas, NO ENVIE el original al Seguro Social. Solamente envíe la copia A (Azul) a Hacienda y distribuya las demás copias según las instrucciones. Las cantidades reducidas en la columna (C)(Reducciones) deben aparecer entre paréntesis. o Partidas 18 al 24: Estas partidas concuerdan con las partidas 18 al 24 del comprobante original, e incluyen correcciones a información que concierne al Seguro Social Federal y por lo tanto debe enviar el original al Seguro Social. PLACE COPY OF FORM W-3cPR ON THIS PAGE Use el formulario W-3cPR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para el envío de las 499R-2c/W2-cPR a la Administración del Seguro Social. Este formulario se obtiene del IRS llamando al 1- 800-829-3676. Este formulario puede utilizarse para corregir un formulario W3PR sometido anteriormente. ENGLISH VERSION xxx EMPLOYER'S GUIDE TO FILING TIMELY AND ACCURATE FORM 499R-2/W-2PR WAGE REPORTS ON PUERTO RICO SITED EMPLOYEES XXX TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION.........................................28 DESCRIPTION OF THE ANNUAL WAGE REPORTING (AWR)PROCESS...............................29 SETTING UP FEDERAL TAX RECORDS FOR A BUSINESS.......................................33 WHERE TO OBTAIN FORM 499R-2/W-2PR AND W-3PR..........34 COMMON REPORTING ERRORS..............................35 REMINDERS FOR COMPLETING FORMS 499R-2/W-2PR AND W-3PR...............................40 CORRECTING REPORTING ERRORS..........................43 WHERE TO FIND HELP ON WAGE REPORTING QUESTIONS..................................44 REMINDERS FOR COMPLETING FORMS 499R-2c/W-2cPR AND W-3cPR............................46 INTRODUCTION Purpose We hope you will find this material useful in preparing accurate wage reports on paper Forms 499R-2/W-2PR (Withholding Statement, Commonwealth of Puerto Rico), W-3PR (Transmittal of Withholding Statements); or equivalent information on magnetic media, and filing them timely with the Social Security Administration (SSA). This material does not cover other report filing requirements that may apply to you, such as wage reports to the P.R. Treasury Department (Hacienda), the P.R.Department of Labor, etc.. You should contact them for more information about their report filing requirements. Your wage reports are used to ensure the Social Security and Medicare taxes you pay are properly credited to the Trust Funds for both programs. Your reports are also used to record earnings for your employees. These earnings will be used to compute their Social Security benefits at the time of retirement or disability - or their families' survivor benefits at death. Your report data is also shared with other government agencies to use in seeing that income maintenance and other public welfare programs are provided only for those who meet the requirements. This data is shared as well with the PR Treasury Department through an agreement, to ensure compliance with income reporting requirements of the Commonwealth of Puerto Rico. Comments We welcome your comments on this material and will use them in deciding what improvements can be made. Any comments you would like to offer should be addressed to the Social Security Administration, Federal Building, Room 751, San Juan PR 00918, ATTN: WRS, or call (787) 766-5574. Cautionary Note The following information does not amend or supersede existing laws and regulations. The basic annual wage reporting requirements are set out in the Internal Revenue Code, IRS regulations and rulings, and IRS/SSA forms and instructions. DESCRIPTION OF THE ANNUAL WAGE REPORTING (AWR) PROCESS FOR EMPLOYERS WITH PUERTO RICO SITED EMPLOYEES Overview Employers file wage and employment tax withholding information with IRS on Form 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return), Form 943 (Employer's Annual Tax Return for Agricultural Employees). There are corresponding Spanish Language forms (941PR, 943PR) to be used by employers in Puerto Rico. To report the taxes for DOMESTIC HOUSEHOLD employees in Puerto Rico THAT HAVE EARNED $1,100 OR MORE IN THE YEAR, submit SCHEDULE H-PR to IRS on or before April 15. The new Social Security wage base and tax rates to be used for the coming year are published during the last months of the current year. You should contact IRS for any additional information regarding your wage and tax reporting responsibilities. In Puerto Rico they are located at Mercantil Plaza Building, Hato Rey, phone (787)-759-5100 local, or 1-800-829-1040 for calls outside the San Juan Metropolitan area. After the calendar year ends, employers with Puerto Rico sited employees prepare individual employee reports on Forms 499R-2/W- 2PR showing the wages paid and taxes withheld for each employee during the year, and submit this information to SSA for crediting to the employees' earnings records--either by sending the ORIGINAL (Top Copy) of the paper 499R-2/W-2PRs (with Form W-3PR) or by submitting the information in the form of magnetic media reports UNDER form 6559. This report is to be submitted not later than the last day of February, or the next working day thereafter if the last day of February is a non-working day. For instructions on magnetic media report specifications, please contact the Wage Reporting Specialists at (787) 766-5574. The same information is sent to the Puerto Rico Returns Processing Bureau, Employer and Estimated Payments Application Section of the P. R. Department of the Treasury, by submitting COPY A (Blue Copy) with Form 499R-3 (Conciliation Statement) not later than January 31. The information submitted to IRS on Forms 941PR, 943PR or Schedule H-PR is compared to the wage and tax information reported to SSA and any discrepancies must be resolved by the employer. How SSA Processes Wage Reports Paper Forms 499R-2/W-2PR wage reports are sent by employers to the SSA Data Operations Center in WILKES-BARRE, PENNSYLVANIA, under cover of Form W-3PR. The full address is clearly shown on the Form 499R-2/W-2PR and also on the W3PR instructions. This center screens the wage reports for legibility and timeliness. Illegible reports are rejected and the employer is asked to provide legible copies. Reports that are received late--beyond filing date--are identified to IRS for possible late filing penalty assessments. The law provides for a penalty of $50 for each and every tax information form that is submitted late. Paper wage reports are imaged and optically scanned by machine. Those that cannot be completely "read" by the imaging and scanning equipment are set aside for operator keying. This delays processing and is more costly and more subject to error. After machine imaging and scanning or operator keying, the wage data are converted to magnetic media for employee name and Social Security number (SSN) verification and updating to IRS and SSA records. Magnetic media wage reports (tape, diskette, or cartridge) are sent to SSA in BALTIMORE, MARYLAND for processing. There the wage reports are processed through balancing and validation programs to determine if the reports can be "read" by SSA systems and whether the report data is accurate. Reports that fail these program tests are returned to the employer (or transmitter) for correction and resubmission. Failure to correct the errors and resubmit a corrected report within 45 days may result in IRS assessment of penalties. The rest of the reports are processed for employee name/SSN verification and then updated to IRS and SSA records. Reports received late are identified for possible late filing penalty assessment by IRS. Verifying Employee Names and Numbers After wage reports have been entered into SSA systems, each employee and SSN is matched to SSA's files to verify that it is correct. Matched wage reports are updated to the individual employees's record. Reports that do not match are identified and the employer is asked to provide correct name and number information so SSA can post the reported earnings to the correct record. If the wage report does not show a usable address for the employee, the employer is contacted and asked for the correct information. The Social Security Administration offers a free service for the verification of employees names and numbers. To verify up to five names and numbers call Social Security's toll free line, 1-800- 772-1213. Contact your nearest Social Security office for verification of more than five but less than 50 employees. Requests for more than 50 can be arranged by calling 410-965-7140. SSA Posting of Reported Wages Once the employee's name and number on the wage report has been verified, SSA posts the reported wages to the employee's earnings record. These wage amounts will then be used in the future when calculating the employee's retirement or disability benefits, survivor benefits for the employee's family--and in determining eligibility for Medicare coverage. When errors in the wage amounts posted by SSA to an employee's record are detected, SSA contacts employers for evidence from their files of the correct earnings amounts. SSA investigations lead to over 200,000 corrections to employer wage reports each year. SSA and IRS Reconciliation Processes As SSA processes employer wage reports, it maintains a record of total wages and tips processed for each employer. These totals are then compared with the totals from IRS employment tax records filed by the employer with IRS on Forms 941, 943 or Schedule H-PR. Employers whose reports to IRS and to SSA do not balance are contacted for an explanation--IRS contacts employers who reported more wages to SSA than to IRS and SSA contacts employers who reported more wages to IRS than to SSA. Failure to resolve these discrepancies may result in IRS assessing penalties for filing incorrect reports. In this guide we are including ways to help reduce these reporting discrepancies. Withholding and Depositing Taxes Employers must withhold employment taxes and deposit them throughout the year in accordance with the schedule in IRS Publication No. 179 (Circular PR), "Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños". That schedule calls for monthly, semiweekly or more frequent deposits depending, in general, on how large your past tax liability was. Tax deposits are made at Federal Reserve Banks or other specially designated depositories. These deposits should be made only with Form 8109, "Federal Tax Deposit Coupon". An initial supply of these forms are provided when you file for an employer identification number. Additional forms are provided by IRS automatically thereafter. Filing Quarterly Form 941PR Returns with IRS By the end of the month following each calendar quarter, you must file Form 941PR with IRS, unless you: (1) Employ only household workers (then you must file Schedule H-PR on or before April 15 of the next year). (2) Employ agricultural workers (then you must file Form 943PR at the end of the year). IRS matches Forms 941PR, 943PR and Schedule H-PR data to tax payments to ensure accuracy. After employer 499R-2/W-2PR reports for the year are processed by SSA, the wage report data is matched to IRS Form 941PR data. Differences between the wages reported and the taxes reported are reconciled by contacting employers for an explanation of the discrepancy and additional evidence. Failure to respond to these contacts can result in IRS penalty assessments. End-of-Year Preparation of Wage Reporting The last quarter of the year begins the wage reporting "season"-- the time to prepare for filing end-of-the-year reports for the tax year. By October you should order wage reporting Forms 499R-2/W-2PR from the Returns Processing Bureau at Hacienda, as well as Form W-3PR from IRS in San Juan. By November you should receive your wage reporting forms. If you file reports on magnetic media, SSA will mail you its Technical Instruction Bulletin No. 5 (TIB-5), "Magnetic Media Reporting of Forms 499R-2/W-2PR for Puerto Rico Sited Employees". This booklet contains specifications and edits for filing wage reports on magnetic tape, cartridge or diskettes; facsimiles of the label to identify the wage report and a Form 6559 (Magnetic Media Transmittal Sheet). If you choose to have someone else prepare your annual report on magnetic media, make sure you obtain the label and the Form 6559 from the service bureau or from the Regional Wage Reporting Specialist in San Juan so you may send the report to the correct address in Baltimore. You must still provide paper copies of Form 499R-2/W-2PR to Hacienda and to your employees for their use in filing their income tax returns. If you have not received a TIB-5 by mid-November, or if you are going to start submitting your reports via magnetic media with the current year, call the Regional Wage Reporting Specialists at San Juan (787) 766-5574. The TIB-5 can also be downloaded to you from the INTERNET at HTTP://www.ssa.gov. Magnetic Media Reports must be processable by SSA's computer Systems. SSA accepts 499R-2/W-2PR reports on ½" magnetic tape, 3480 cartridges (IBM compatible), and MS-DOS compatible, 5 1/4", and 3 ½" diskettes. SETTING UP FEDERAL TAX RECORDS FOR A BUSINESS Helpful Information Sources The Federal Government's Small Business Administration (SBA) has a variety of publications and technical assistance resources available for employers. In addition, IRS has several publications specially prepared as sources for new employers. You should get in touch with these agencies when setting up your business tax records. Setting up Your Federal Tax Records Under IRS laws and regulations, employers must set up and maintain a system of business records that support wage and employment tax reports. These records must be retained for four years. The P.R. Treasury Department requires the same retention period; however, the PR Department of Labor requires a period of ten years for the 499R-2/W-2PR and related documentation. As an employer, you are required to obtain an employer's identification number (EIN) for employment and tax reporting purposes. You do this by obtaining and completing Form SS-4, "Application for Employer Identification Number", and then filing the form with IRS. IRS will then assign a nine-digit number for you to use on your business wage and tax reports. You should apply for a new EIN when any of the following occurs: 1. You start a new business and expect to employ others. 2. You purchase or inherit an existing business that you will operate as a sole proprietorship. (You cannot use the EIN of the former owner, even if he or she is your spouse, child or other relative.) 3. Your business changes status from sole proprietorship to a corporation, a partnership, or vice-versa. 4. You represent an estate that operates a business after the owner's death. 5. You terminate an old partnership and begin a new one. EMPLOYERS MUST USE THEIR IDENTIFYING NUMBER ON ALL ANNUAL WAGE AND QUARTERLY EMPLOYMENT TAX REPORTS AND ON ALL TAX DEPOSIT COUPONS. Your Annual Wage Report Beginning with 1996 employers that prepare 250 or more withholding statements must send in the Social Security information through magnetic media and not paper. If you need information on magnetic media reporting requirements, you may call the Wage Reporting Specialists at 766-5574. They can provide you with (TIB)Tax Information Bulletin No. 5, which consists of the specifications for reporting on magnetic media. Many employers have been voluntarily reporting via magnetic media for years now. Any employer may file wage reports to SSA on magnetic media regardless of the number of employees. Forms 499R-2/W-2PR are obtained from Hacienda, You may call 721- 2020 Exts. 2605,6,7. Forms W-3PR are obtained from IRS. You may call 1-800-829-3676. Setting Up Accurate Employee Records Each new employee hired should be asked to show his or her Social Security card so that you can accurately transcribe the name and Social Security number (SSN) to his or her records. IF THE NAMES AND NUMBERS ON THE WAGE REPORTS DO NOT MATCH SSA'S RECORDS, EMPLOYEES MAY NOT RECEIVE CREDIT FOR THE WAGES PAID THEM AND THE EMPLOYER MAY BE SUBJECT TO IRS PENALTIES FOR INCORRECT REPORTS. Coordinating Reporting Responsibilities With Third Party Payers of Sick Pay If you arrange to have sick pay paid to your employees by a third party, you should reach an understanding with the third party as to what wage reporting and tax withholding responsibilities each of you will perform. There is a wide variety of arrangements that can be made, ranging from having the third party file all necessary Form 941s and Form 499R-2/W-2PRs for the sick pay to having the employer file some or all such forms. Failure to understand the reporting responsibilities of each party to the arrangement can lead to IRS assessment of employer penalties for failure to file required reports or for filing inaccurate reports. For more information, see IRS Publication 952, "Sick Pay Reporting". COMMON REPORTING ERRORS General Incorrect or Missing Employer Identification Number Reports received with erroneous EINs may be credited to the wrong record. Either missing or incorrect EINs may result in IRS assessing penalties for failure to file correct reports. Valid EINs must have nine digits displayed in this format: XX-XXXXXXX. Incorrect Employee Names and Social Security Numbers (SSN) SSA cannot credit earnings to employee records unless the employee name and Social Security number on the wage report matches the information in SSA's files. Wage Reports for Years After Employee's Death For Social Security and Medicare reporting, payments on behalf of a deceased employee made after the year of death cannot be credited as wages for Social Security purposes. Do not send the original (top copy) of Form 499R-2/W-2PR to the Social Security Administration in these cases. If you report by magnetic media, do not include these payments as part of your annual wage report. Use of Titles and Abbreviations in Name Fields Do not include any titles (Mr., Mrs., Dr., Lic., etc.) or abbreviations to designate the employee's position, title, company/division, etc.. Do not abbreviate last names (Hdez. for Hernández, Rodz. for Rodríguez, etc.). These types of entries will prevent SSA from electronically or manually identifying the employee for whom the wages are reported. Errors Resulting in Out-of-Balance Reports o Use of maximum Social Security wage amount for a prior year-instead of for the year being reported. o Use of a maximum amount for Medicare wages--even though there is no Medicare wage maximum, so that all wages are taxable for Medicare purposes. o Decimal mistakes in money fields; i.e. "4800" which may be processed by SSA as 48.00--instead of "4800.00". Always show both dollars and cents even if cents are .00. Omit the use of dollar ($) sign and commas (,). o Tips included in the Social Security wage field as well as in the Social Security tip field (these two separate fields are added by SSA to obtain total Social Security earnings). o Omitted wage or tax fields on wage reports. Some employers have omitted this information in the past, believing it is a duplication of information. Form 499R-2/W-2PR is a "hybrid" form used to report wage and tax information to both the PR Income Tax Bureau and SSA. SSA can only credit wages to SSA records when they are correctly reported in the "Social Security Information" fields of Form 499R-2/W-2PR. Failure to Notify SSA of Back Pay Awards Under a Statute Back pay is normally treated as regular wages by IRS, the PR Treasury Department and SSA. However, special rules apply to back pay awarded under a statute. Back pay awarded under a statute is a payment by an employer pursuant to an award, determination or agreement approved by a court or government agency. IRS treats all back pay (including back pay under a statute) as wages in the year the award is paid for taxation purposes. SSA also treats back pay as wages in the tax year paid, except for back pay awards under a statute. SSA will credit back pay under a statute as wages in the period(s) in which it should or would have been paid and allocates the wages to the individual's earnings record for these periods. Employers should report back pay award amounts for Social Security/Medicare wage purposes on the Form 499R-2/W-2PR for the tax year in which the award payment was paid to the employee. However, to enable SSA to allocate the wages to the proper periods, employers can send SSA a special report. Employers are not required to send in this special report. Without it, however, SSA cannot allocate the wages to the proper periods. NOTE: (Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR should NOT be prepared for this purpose). For further information, please see IRS Pub. 957, "Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration". ERRORS COMMON TO PAPER FORM 499R-2/W-2PR REPORTS Prior Tax Year Form Used--e.g. 1994 Form Used For 1995 Wages SSA optical scanning and imaging systems are modified annually to meet year to year changes in formats. It is essential that the 499R-2/W-2PR forms for the proper tax year be used. Employers (or their service contractors) must request new Forms 499R-2/W-2PR from the PR Returns Processing Bureau, Employer and Estimated Payments Application Section of the P. R. Department of the Treasury by the end of every year. Failure to File the Original (Top Copy) of Form 499R-2/W-2PR with SSA The "original" (top copy) of Form 499R-2/W-2PR is processed by SSA on optical scanning and imaging equipment. It is printed in special red ink for this purpose. When a copy other than the original is filed, or when the form does not meet the required specifications, it is more costly to process and more likely to be processed incorrectly. Failure to Include Form W-3PR When filing more than ONE withholding statement, employers are required to prepare Form W-3PR to be used as a transmittal form for the report. The "original" (top copy) of Form W-3PR is also printed in scannable form. The totals shown on W-3PR must agree with the sum totals of the 499R-2/W-2PR forms included in the report. They must also agree with the yearly totals reported to IRS on Forms 941PR or 943PR. You must obtain Form W-3PR from IRS. Send all paper Forms 499R-2/W-2PR with W-3PR directly to SSA at the following address: Social Security Administration Data Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 Incorrect or Omitted Medicare Wages/Tips Medicare wages/tips must be reported separately in addition to any Social Security wages and tips, in the fields provided on all applicable forms. There is no limit to the wages/tips subject to the Medicare tax, as there is in the case of wages subject to the Social Security tax. All earnings must be shown in these fields. ERRORS COMMON TO MAGNETIC MEDIA FILERS Failure to File Form 6559, "Transmitter Report and Summary of Magnetic Media", With Each Report Form 6559--or a facsimile of the form--helps SSA identify the employer (and/or transmitter), the type of report, and the year being reported prior to scheduling the report for processing. Filers making more than one submittal should provide a copy of Form 6559 for each submittal. A copy of Form 6559 is provided in the TIB-5 booklet and may be photocopied for submittal. Dollar Totals ("T" Record) Omitted on Report Dollar totals are used by SSA to determine if the report is in balance and, if not, show where the error may be found and corrected. Missing/Incorrect Transmitter Identity ("A Record) or Basic Authorization ("B" Record) This information helps SSA properly identify and control each report. In addition, the "B" Record identifies what kind of equipment was used to prepare the report which helps in resolving possible processing problems. This record also provides employer address information that SSA uses for mailing reporting instructions and for returning unprocessable reports for correction. Employee Name Entries Inconsistent With Name Code in Employer ("E") Record The order in which employee surnames and given names are shown in the report must agree with the name code: "F" if the given name is shown first, and "S" for surname, if first, in the name field of the "E" Record. This will ensure the employee names match SSA records. SSA prefers surname first followed by a comma. "Unreadable" Reports Reports must meet the requirements set out in SSA's Technical Instruction Bulletin No. 5 (TIB-5) to be processable on SSA's electronic equipment. Unprocessable reports will be returned to the transmitter for correction and timely return to SSA. Failure to return the corrected reports timely may result in IRS penalty assessment. Submitter Use of Incorrect Tax Year Reports must show the correct tax year and reported wages must reflect the Social Security wage maximum for the year. ERRORS COMMON TO FORM 941PR/943PR/SCHEDULE H-PR FILERS Incorrect or Omitted Medicare Wage/Tip Amounts Medicare wages/tips must be shown separately from Social Security wages and tips on IRS forms. Incorrect or Omitted Third Party Sick Pay See the discussion on third party sick pay, pages 7/8.See IRS Pub. 952, "Sick Pay Reporting". Showing Non-Covered Amounts as Social Security/Medicare Wages Examples of non-covered amounts are: o Employee earnings that exceed the yearly taxable amount for Social Security wages. o Payments to independent contractors shown as wages. See IRS Publication 179 (Circular PR) for other noncovered earnings. This information matches that found in IRS Pub. 15 (Circular E) under the heading "Special Rules for Various types of Services and Products". Failure to file Forms W-3cPR and 499R-2c/W-2cPR With SSA When Adjusting Prior Year Earnings on Form 941PR or Form 843. Adjustments of tax liability filed with IRS which are based upon changes in Social Security/Medicare wages should be matched by the filing of wage adjustment Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3cPR with SSA to enter the wage changes on employee's records. See page 16 for more information on correcting reporting errors. DO NOT USE Form 499R-2/W-2PR in lieu of Form 499R-2c/W-2cPR. Filing of Duplicate or Partially Duplicate Form 941PRs Social Security/Medicare wages shown on duplicate 941PRs--or partially duplicate 941PR's (e.g., one month's wages are reported on two different quarterly reports)--may lead to unnecessary and costly reconciliation activity between SSA, IRS, and the employer. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx REMINDERS o Box 1 - Show first name and middle initial in first section; show surname(s) in second section. Join compound surnames by use of hyphens between words. Show employee's mailing address in third section. o Box 3 - Verify correct SSN is reported for each employee. Use the correct format XXX-XX-XXXX. o Box 6 - Verify the correct Employer Identification Number is reported. Use the correct format XX-XXXXXXX. o Box 7 - Show the total contributions made by the employee to his retirement plan, prior to retirement. o Mailing Information Box - Verify the correct year being reported is entered. o Box 8 - Show the total amount of salaries paid during the calendar year. Exclude cash or deferred contributions, if any, to be shown in box 16. Also include pension payments to retired employees and identify them as pension. The amount must be shown without the dollar sign or commas. Decimal points should be noted. o Box 9 - Show the total of commissions paid to the employee during the calendar year. Exclude any cash or deferred contribution to be shown in box 16. Show the amounts in the same format as previously explained. o Box 10 - Show the total amount of allowances (not reimbursements) paid to the employee during the calendar year for which no expense report was required. o Box 11 - Show the total amount of tips subject to withholding. Tips constitute remuneration for personal services. When the employer has control of the tips, they must be included as income for the year received, and they will be subject to withholding, the same as wages. o Box 13 - Show the amount reimbursed to the employee for expenses covered by the employee, and for which the employee was required to submit a report and evidence of expense. o Box 17- Add up amounts and prepare a "subtotals" form for every 41 forms. The subtotals must not be cumulative. Place an X on box shown within box 17. o Box 18- Show wages up to the yearly maximum taxable for Social Security. Verify that you report the maximum for the year being reported, as this may change from year to year. o Box 19- Show Social Security tax withheld according to the Social Security tax rate for the year being reported. o Box 20- Show TOTAL wages and tips covered under Medicare. ALL wages and tips are covered under Medicare. o Box 21- Show Medicare tax withheld, according to the Medicare tax rate for the year being reported. o Box 22- Show tips received for which you withheld Social Security taxes. o Box 23- Show uncollected Social Security tax on tips received. o Box 24- Show uncollected Medicare tax on tips received. PLACE COPY OF W-3PR HERE xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx REMINDERS o Box a - The Kind of Payer box should always be completed. The "Medicare Employees Only" block applies only to the PR Government employees not covered under Social Security but which are covered for Medicare. o Boxes 1-16 - These blocks match the individual wage and tax information blocks 8-24 of Form 499R-2/W-2PR. The totals requested here must agree with the sum totals of all 499R-2/W-2PR being included in your report. They should also match the sum totals of Forms 941PR/943PR reported to IRS during the tax year. o Please take time to carefully read the General Instructions that accompany the form before completion. CORRECTING REPORTING ERRORS Correcting Form 499R-2/W-2PR Errors After Filing Once the wage and tax information has been filed with SSA, any necessary corrections must be made on prescribed Forms 499R-2c/W- 2cPR, "Corrected Withholding Statement", and W-3cPR, "Transmittal of Corrected Income and Tax Statements. The 499R-2c/W-2cPR must be obtained from the PR Returns Processing Bureau, Employers and Estimated Payments Application Section of the P. R. Department of the Treasury, while the W-3cPR is obtained from IRS. Please carefully follow the instructions accompanying these forms. Refer to pages 44-48 for sample forms and notes on how to complete these forms. If you have to correct information or change amounts on the original withholding statements use form 499R-2c/W-2cPR and check the CORRECTION box in the upper right hand corner. Forward the original of the corrected statement to Social Security, the blue copy to the P. R. Treasury Dept., and distribute the remainder of the copies as indicated on the form itself. o Where to send copies for Social Security: If you use the U.S. Postal Service, send Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to the following address: Social Security Administration Data Operations Center P.O. Box 3333 Wilkes-Barre, PA 18767-3333 If you use a carrier other than the U.S. Postal Service, send Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to the following address: Social Security Administration Data Operations Center Attn: W-2cPR Process 1150 E. Mountain Drive Wilkes-Barre, PA 18702-7997 o Copies for the P. R. Treasury Dept. are sent to the following address: P. R. Treasury Dept. Tax Returns Processing Bureau P. O. Box 9022501 San Juan, P. R. 00902-2501 o The Corrected Withholding Statement has a new box that requires the serial number of the withholding statement being corrected or duplicated. This box appears in the lower right hand side of the form. The P. R. Treasury Dept. assigns a serial number to the withholding statements for control and fraud-preventing reasons. If you have bought or use a system that produces the withholding statement you must request authorization from the Department of the Treasury of P. R., Returns Processing Bureau. Duplicates If you need to issue a duplicate of the original withholding statement use form 499R-2c/W-2cPR and check the DUPLICATE box in the upper right hand corner. Forward the blue copy to the Department of the Treasury of P. R.; do not send the original to Social Security. Correcting Amounts Reported on Form 941PR Amounts reported to IRS on Form 941PR can be corrected by showing adjusted amounts for the quarter during which the error was discovered on a Form 941cPR, "Supporting Statement to Correction Information". You must assure that yearly totals reported to both IRS and SSA are balanced. WHERE TO FIND HELP ON WAGE REPORTING QUESTIONS Person-to-Person Help If you need to talk directly to IRS about your specific employment tax problem, you may call IRS at (787)759-5100 or 1-800-829-1040. You may also visit the local IRS office at Mercantil Plaza Building in Hato Rey. If you need to talk directly to SSA staff about a magnetic media filing problem or other wage reporting problem, you may contact the wage reporting specialists in San Juan at (787) 766-5574. PLACE COPY OF FORM 499R-2c/W-2cPR HERE REMINDERS ON COMPLETION OF FORM 499R-2c/W-2cPR o The distribution of these forms is the same as for the original forms 499R-2/W-2PR, however the Social Security copies are sent to the address noted on page 43. o Fill in only those blocks that apply to the needed corrections. Leave the other blocks in blank. o Blocks 2 and 4 - Make sure you enter the CORRECT name and/or Social Security number involved. o Blocks 6 and 7 - Complete only if the name/SSN information given previously was INCORRECT. Enter the INCORRECT name/SSN information as given previously. o Blocks 8 to 16 - These blocks correspond with the same numbered blocks on Form 499R-2/W-2PR, and they include information needed only by the PR Treasury Department. If the ONLY changes being made are for these blocks, DO NOT SEND the original (top) copy to SSA. Send only copy A (blue) to the PR Treasury Department, and distribute the other copies as per regular instructions. Reductions in money amounts (Column C) must appear in parenthesis. o Blocks 18 to 24 - These blocks correspond with the same numbered blocks on Form 499R-2/W-2PR, and they include information needed by the Social Security Administration to correct its records. PLACE COPY OF W-3cPR HERE Use Form W-3cPR, Transmittal of Corrected Income and Tax Statements, for transmission of Forms 499R-2c/W-2cPR to the Social Security Administration. Form W-3cPR may be obtained from IRS, by calling l-800-829-3676. This Form may be used to correct a previously submitted W-3PR.