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Normas de Política

Las Prohibición del Título VI contra la Discriminación por País De Origen a Medida

que Afecta a Personas con Capacidad Limitada de Inglés

A. ANTECEDENTES

El inglés es el idioma predominante de los Estados Unidos. De acuerdo con el Censo de 1990, el inglés es hablado por el 95% de sus residentes. De aquellos residentes de los U.S. que hablan otros idiomas en el hogar que no sea inglés, el Censo de 1990 reporta que el 57% de las personas mayores de cuatro años de edad hablan inglés "de bien a muy bien".

Los Estados Unidos es además, sin embargo, el hogar de millones de individuos de países de origen minoritario que tienen "limited English proficient" (LEP) [capacidad limitada de inglés]. Es decir, que ellos no pueden hablar, leer, escribir o entender la lengua inglesa a un nivel que les permita comunicarse efectivamente con proveedores de asistencia de salud y agencias de servicios sociales. Debido a estas diferencias lingüísticas y su incapacidad de hablar o entender inglés, personas LEP frecuentemente se excluyen de programas, experimentan retrasos o negación de servicios, o reciben asistencia y servicios basados en información incorrecta o incompleta.

En el curso de sus actividades de ejecución, OCR ha descubierto que las personas que carecen de capacidad en inglés, frecuentemente no pueden obtener conocimientos básicos de cómo tener acceso a numerosos beneficios y servicios para los cuales ellos son elegibles, tales como beneficios bajo el State Children's Health Insurance Program (SCHIP) [Programa Estatal de Seguro de Salud para Niños], Medicare, Medicaid o Temporary Assistance to Needy Families (TANF) [Asistencia Temporaria para Familias Necesitadas], programas de investigación clínica, o asistencia médica y servicios sociales básicos. Por ejemplo, muchos entrevistadores de admisiones y otros empleados quienes tienen contacto con individuos LEP, no son bilingües ni capacitados en cómo atender apropiadamente a una persona LEP. Como resultado, el aplicante LEP demasiado frecuentemente es rechazado, obligado a esperar períodos muy largos, obligado a conseguir su propio intérprete, que frecuentemente no tiene las condiciones para interpretar, o está obligado a hacer muchas visitas a la oficina del proveedor hasta que un intérprete esté disponible para ayudar en llevar a cabo la entrevista.

La falta de aptitud lingüística entre los empleados de agencias tiene consecuencias especialmente adversas en el área de servicios del personal profesional, tal como servicios de salud. Médicos, enfermeras, asistentes sociales, psicólogos, y otros profesionales que prestan vitalmente servicios importantes cuya escencial naturaleza requiere el establecimiento de una relación unida con el cliente o paciente que está basada en empatía, confidencialidad, y confianza mutua. Tales relaciones íntimamente personales dependen básicamente de una comunicación abierta y fluida entre el profesional y el cliente. Este escencial intercambio de información es difícil cuando las dos partes pertinentes hablan idiomas distintos; puede verse impedido aún más por la presencia de una tercera persona no capacitada que intenta servir de intérprete.

Algunos proveedores de salud y servicios sociales han tratado de acortar la brecha lingüística alentando a los clientes de idiomas minoritarios a proveerse de sus propios intérpretes como una alternativa al uso de empleados o intérpretes bilingües capacitados de la propia agencia. Personas de capacidad limitada de inglés a veces tienen que depender de sus hijos menores para servir de intérpretes durante las visitas a una instalación de salud o servicios sociales. Alternativamente, a veces se les solicita a estos clientes llamar a un vecino o inclusive a un extraño con el que ellos se encuentren en la oficina del proveedor para que actúe de intérprete o traductor.

Estas prácticas tienen severas desventajas y pueden violar el Título VI del Acta de 1964 de los Derechos Civiles. En cada caso, los impedimentos a una comunicación efectiva y a servicios adecuados son terribles. El "intérprete" no capacitado del cliente, frecuentemente no puede entender los conceptos o terminología oficial que se le está pidiendo interpretar o traducir. Aún si el intérprete posee el lenguaje y aptitudes de comprehensión necesarias, su mera presencia puede obstruir el flujo de la información confidencial comunicada al proveedor. Esto es debido a que el cliente puede estar naturalmente reacio a revelar o discutir detalles personales íntimos y familiares ante el hijo del cliente o un total extraño que no tiene ninguna capacitación formal ni tiene la obligación de respetar la confidencialidad.

Cuando estos tipos de circunstancias se encuentran, el nivel y calidad de los servicios de la salud y sociales disponibles a personas de capacidad limitada de inglés se encuentran en contraste total con la promesa del Título VI de acceso igualitario a programas y actividades que reciben ayuda federal. Servicios denegados, postergados, o proporcionados bajo circunstancias adversas tienen consecuencias graves y a veces ponen en riesgo la vida de una persona LEP y generalmente constituirán discriminación basada en su país de origen, en violación del Título VI. El acomodar estas diferencias lingüísticas, a través de la provisión de una asistencia lingüística efectiva promoverá cumplimiento con el Título VI. Sobre todo, por medio de asegurar hitorias clínicas precisas de los clientes, mejor entendimiento de instrucciones de salida y de dadas de altas [en un hospital], y mejores aseguranzas de consentimiento informado, los proveedores se protejerán mejor a sí mismos en contra de indemnización por agravio, juicios por conducta ilegal en el ejercicio de una profesión, y cargos de negligencia.

Aunque la autoridad que ejecuta las leyes de OCR deriva del Título VI, el deber de los proveedores de salud y servicios humanos de asegurar que personas LEP puedan utilizar significativamente programas y servicios, proviene de una multitud de recursos adicionales, inclusive leyes y regulaciones federales y estatales, contratos de asistencia administrada, y organizaciones de acreditación de asistencia de salud.(1) Además, el deber de proveer ayuda lingüística apropiada a individuos LEP no se limita al contexto de salud y servicios humanos. Numerosas leyes federales requieren la provisión de asistencia lingüística a individuos LEP que quieran utilizar servicios criticos y actividades. Por ejemplo, el Voting Rights Act.[Acta del Derecho a Votar] prohibe elecciones en inglés-solamente en ciertas circunstancias y explica medidas específicas que deben ser tomadas para asegurar que minorías lingüísticas puedan participar en elecciones. Ver 42 U.S.C. Sección 1973 b(f)(1). Del mismo modo, the Food Stamp Act of 1977 [Acta de 1977 Estampillas para la Compra de Alimentos] requiere a los estados que provean asistencia lingüística oral y escrita a personas LEP de ciertas circunstancias. 42 U.S.C. Sección 2020(e)(1) y (2). Estas y otras provisiones reflejan el válido juicio de que proveedores de servicios criticos y beneficios deben asumir la responsabilidad de asegurar a los individuos LEP que puedan utilizar significativamente sus programas y servicios.

OCR emitió normas internas a su personal en enero de 1998 sobre la obligación del beneficiario de proveer asistencia lingüística a personas LEP. Aquellas normas intentaron asegurar consistencia en la investigación por parte de OCR de los casos LEP. Estas normas actuales clarifican para los beneficiarios/entidades cubiertas y el público, los requisitos legales bajo el Título VI que OCR ha hecho cumplir por los últimos 30 años.

Estas normas de política concuerdan con una orden del Department of Justice (DOJ) [Departamento de Justicia] que indica que los beneficiarios/entidades cubiertas tienen una obligación según la prohibición del Título VI contra discriminación por el país de origen de proporcionar ayuda lingüística oral y escrita a personas LEP.(2)

Concuerda también con una regulación de Título VI emitida a todo el gobierno por el DOJ en 1976, "Coordination of Enforcement of Nondiscrimination in Federally Assisted Programs" [Coordinación de Ejecución de la Ley de No-discriminación en Programas Que Reciben Ayuda Federal], 28 C.F.R. Parte 42, Subparte F, que trata de las circunstancias en las cuales los beneficiarios/entidades cubiertas deben proveer ayuda lingüística por escrito a personas LEP.(3)

B. AUTORIDAD LEGAL

1. Introducción

Durante los últimos 30 años, OCR ha llevado a cabo miles de investigaciones y revisiones que involucran diferencias lingüísticas que impiden el acceso a personas LEP a asistencia médica y servicios sociales. Donde la falta de acomodar diferencias lingüísticas discrimina por el país de origen, OCR ha requerido a beneficiarios/entidades cubiertas que provean ayuda lingüística apropiada a personas LEP. Por ejemplo, OCR ha entrado en acuerdos de cumplimientos y consentimientos voluntarios decretando que se le requiera a beneficiarios quienes operan programas de salud y servicios sociales a asegurar que hay empleados bilingües o intérpretes lingüísticos para satisfacer las necesidades de personas LEP que buscan servicios. OCR ha requerido además, a estos beneficiarios/entidades cubiertas que provean materiales escritos y post notificaciones en idiomas que no sean inglés. Ver Mendoza v. Lavine, 412 F.Supp. 1105 (S.D.N.Y. 1976); y Asociación Mixta Progresista v. H.E.W., Número Civil C72-882 (N.D. Cal. 1976). La autoridad legal para que OCR haga cumplir la ley es Título VI del Acta de 1964 de los Derechos Civiles, las regulaciones implementadas, y un cuerpo del caso de ley consistente. La autoridad legal está descrita a continuación.

2. Estatuto y Regulación

Sección 601 de Título VI del Acta 1964 de los Derechos Civiles, 42 U.S.C. Sección 2000d et. seq. Declara: "Ninguna persona en los Estados Unidos será debido a su raza, color o país de origen, excluída de participar, rechazada de recibir beneficios, o sujeta a discriminación bajo cualquier programa o actividad que recibe ayuda financiera Federal".

Regulaciones implementando Título VI, provee en parte en 45 C.F.R. Sección 80.3 (b):

"(1) Un beneficiario bajo cualquier programa al cual esta parte aplica no puede, directamente o a través de arreglos contractuales u otros arreglos, basados en la raza, color, o país de origen:



(i) Negar a un individuo algún servicio, ayuda financiera, u otros beneficios proporcionados bajo el programa;



(ii) Brindar algún servicio, ayuda financiera, u otro beneficio a un individuo que sea diferente, o brindado de una manera diferente, de como son brindados a otros bajo el programa;



(2) Un beneficiario, al determinar los tipos de servicios, ayuda financiera, u otros beneficios, o instalaciones que serán provistas bajo cualquiera de tales programas, o la clase de individuos o situaciones para los cuales dichos servicios, ayuda financiera u otros beneficios, o instalaciones serán provistas ... no pueden directamente, o a través de otros arreglos contractuales u otros arreglos, utilizar criterio o métodos de administración que tengan el efecto de poner a individuos sujetos a discriminación, debido a su raza, color o país de origen, o tener el efecto de perjudicar o incapacitar substancialmente los logros de los objetivos del programa con respecto a individuos de una raza, color o país de origen en particular". (énfasis agregado).



3. Jurisprudencia

Jurisprudencia extensiva afirma la obligación de los beneficiarios de ayuda financiera federal de asegurar que las personas LEP puedan tener un acceso significativo a programas que reciben ayuda federal.

La Corte Suprema de U.S., en Lau v. Nichols, 414 U.S. 563 (1974), reconoció que los beneficiarios de ayuda financiera Federal tienen una responsabilidad afirmativa, según Título VI, de brindar a personas LEP con oportunidades significativas para participar en programas públicos. En Lau v. Nichols, la Corte Suprema dictaminó que el incumplimiento de un sistema de escuelas públicas en brindar instrucción en el idioma de inglés a estudiantes con antepasados chinos que no hablan inglés, negó a los estudiantes una oportunidad significativa de participar en un programa de educación pública en violación al Título VI de 1964 del Acta de Derechos Civiles.

La decisión Lau afirmó el Memorandum de la Política del Departamento de Salud, Educación y Asisitencia Pública emitido el 25 de mayo de 1970, titulado "Identificación de Discriminación y la Negación de Servicios sobre las Bases de País de Origen", 35 Fed. Reg. 11,595. El memorandum declara en parte: "Donde la imposibilidad de hablar y entender el idioma de inglés excluye a niños de grupos minoritarios por país de origen de una participación efectiva en el programa educacional ofrecido por un distrito escolar, el distrito debe tomar los pasos afirmativos para rectificar la deficiencia lingüística para abrir su programa educacional a estos estudiantes".

Tan temprano como 1926, la Corte Suprema reconoció que las leyes lingüísticas frecuentemente eran discriminatorias. En Yu Cong Eng et.al. v. Trinidad, Colector de Rentas Internas, 271 U.S. 500 (1926), la Corte Suprema halló que un Acta Filipina de Contabilidad que prohibía la contaduría de cuentas en idiomas que no fueron inglés, español y dialectos filipinos violó la Declaración de Derechos Filipinos que el Congreso había hecho según el modelo de la Constitución de los U.S. La Corte halló que el Acta privó a comerciantes chinos, que no podían leer, escribir o entender los idiomas requeridos, de libertad y propiedad sin un proceso justo.

En Gutierrez v. Corte Municipal de S.E. Distrito Judicial, 838 F.2d 1031,1039 (9th Cir. 1988), anulado por ser contenciosa, 490 U.S. 1016 (1989), la corte reconoció que el requisito del uso de inglés solamente es frecuentemente usado para enmascarar discriminación contra país de origen. Citando a McArthur, Worry About Something Else [Preocupado Por Otra Cosa], 60 Int'l J. Soc. Idioma, 87, 90-91 (1986), la corte declaró que debido a que idioma y acento son características identificatorias, reglas que tengan un efecto negativo hacia personas bilingües, individuos con acentos, o no angloparlantes pueden ser un mero pretexto para discriminación intencional contra el país de origen.

Otro caso que nota la conexión entre idioma y la discriminación por el país de origen es Garcia v. Gloor, 618 F.2d 264 (5th Cir. 1980) cert. denegada, 449 U.S. 1113 (1981). La corte halló basado en los hechos presentados que una regla que afirmaba el uso de inglés sólo en el lugar de empleo, no discriminó por el país de origen ya que los empleados que se quejaban eran bilingües. Sin embargo, la corte declaró que "para una persona que habla sólo un idioma o una persona que tiene dificultad hablando otro idioma que no sea el que habla en su hogar, el idioma tal vez sea una característica inmutable como el color de la piel, sexo o lugar de origen". Id. At 269.

El Quinto Circuito consideró el idioma como una barrera impermisible para participación en sociedad en U.S. v. Uvalde Consolidated Independent School District [Distrito Consolidado de Escuelas Independientes], 625 F2d 547 (5th Cir. 1980). La corte defendió una enmienda del Acta de los Derechos de Votar la cual trató de preocupaciones en cuanto a los idiomas minoritaros, las protecciones que ellos iban a recibir, y la eliminación de la discriminación en contra de ellos por prohibir elecciones en inglés solamente.

Más recientemente, el Circuito Décimoprimero en Sandoval v. Hagan, 197 F. 3d 484 (11th Cir. 1999), petición para cert. presentado, 30 de mayo, 2000, sostuvo que la política del estado de Alabama de administrar un examen en inglés solamente para licencias de conducir fue una práctica superficialmente neutral que tuvo un efecto adverso basado en el país de origen, en violación del Título VI. La corte notó específicamente el nexo entre políticas lingüísticas y la discriminación potencial basada en el país de origen. Es decir, en Sandoval la gran mayoría de individuos que fueron afectados adversamente por la política de Alabama de dar exámenes en inglés solamente para licencias de conducir fueron minorías de país de origen.

En el contexto de salud y servicios humanos, la falta de proporcionar ayuda lingüística a individuos LEP por parte de un beneficiario corresponde a muchas de las situaciones de los hechos discutidos en los casos anteriores y, como en esos casos, puede tener un efecto adverso basado en el país de origen, en violación del Título VI.

Las regulaciones del Título VI prohiben tanto discriminación intencional como políticas y prácticas que parecen neutrales pero que tienen un efecto discriminatorio. De esta manera, las políticas o prácticas de un beneficiario/entidad cubierta en cuanto a la provision de beneficios y servicios a las personas LEP no necesitan ser intencionales para ser descriminatorias, pero pueden constituir una violación del Título VI si ellas tienen un efecto adverso en la habilidad de las minorías del país de origen a tener un acceso significativo a programas y servicios. Por consiguiente, es útil para beneficiarios/entidades cubiertas examinar sus políticas y prácticas para determinar si están afectando adversamente a personas LEP. Estas normas de política proporcionan un marco de trabajo legal para ayudar a beneficiarios/entidades cubiertas en llevar a cabo tales evaluaciones.

C. NORMAS DE POLÍTICA

1. Quién está Cubierto

A todas las entidades que reciben ayuda Federal de HHS, ya sea directa o indirectamente, a través de subvenciones, contrato o subcontrato, se aplican estas normas de política. Entidades cubiertas incluyen (1) cualquier estado o agencia local, institución u organización privada, o cualquier individuo público o privado que (2) opera, provee o participa en programas y actividades de salud o servicios sociales y que (3) recibe ayuda financiera federal de HHS directamente o a través de otro beneficiario/entidad cubierta. Ejemplos de entidades cubiertas incluyen pero no se limitan a hospitales, hogares de ancianos, agencias de asistencia de salud domiciliaria, organizaciones de asistencia de salud administrada, universidades y otras entidades que administran programas de investigación de salud o servicios sociales, agencias locales de salud, del condado y estatales, agencias estatales de Medicaid, agencias locales, del condado y estatales de asistencia pública [welfare], programas para familias, jóvenes y niños, programas Preescolares Educativos y Culturales [Head Start], contratadores públicos y privados, subcontratadores y vendedores, médicos, y otros proveedores que reciben ayuda financiera Federal de HHS.

El término ayuda financiera Federal al que el Título VI aplica, incluye pero no se limita a subvenciones y préstamos de fondos Federales, subvenciones y donaciones de propiedad Federal, detalles de personal Federal, o cualquier acuerdo, arreglo u otro contrato el cual tiene como su propósito la provisión de asistencia. (Ver, 45 C.F.R. Sección 80.13(f); y Apéndice A de las regulaciones del Título VI, 45 C.F.R. Parte 80, para discusión adicional sobre lo que constituye ayuda financiera Federal).

El Título VI prohibe discriminación en cualquier programa o actividad que recibe ayuda financiera Federal. Lo que constituye un programa o actividad cubierta bajo Título VI fue clarificado por el Congreso en 1988, cuando el Acta de Restauración de los Derechos Civiles de 1987 [Civil Rights Restoration Act of 1987 (CRRA)] fue promulgada. El CRRA dispone que, en la mayoría de los casos, cuando un beneficiario/entidad cubierta recibe ayuda financiera Federal para un programa o actividad en particular, todas las operaciones del beneficiario/entidad cubierta funcionan bajo Título VI, no solo la parte del programa que usa la ayuda Federal. De esta manera, todas las partes de las operaciones del beneficiario serían cubiertas por Título VI, aún si solamente una parte utiliza ayuda Federal.

2. Requisitos Básicos Bajo Título VI

Un beneficiario/entidad cubierta cuyas políticas, prácticas o procedimientos excluyen, limitan, o tienen el efecto de excluir o limitar la participación de cualquier persona LEP en un programa que recibe asistencia federal debido a su país de origen, puede estar discriminando en violación de Título VI. Para asegurarse el cumplimiento con Título VI, beneficiarios/entidades cubiertas deben tomar medidas para asegurar que personas LEP elegibles para sus programas o servicios tengan acceso significativo a los beneficios de salud y servicios sociales que se ofrecen. El paso más importante para satisfacer esta obligación es que beneficiarios de ayuda financiera Federal tales como subvenciones, contratos, y subcontratos, proporcionen la ayuda lingüística necesaria para asegurar tal acceso, sin costo para la persona LEP.

El tipo de ayuda lingüística que un beneficiario/entidad cubierta brinde para asegurar acceso significativo dependerá de una variedad de factores, que incluye el tamaño del beneficiario/entidad cubierta, el tamaño de la población LEP elegible a la que atiende, la naturaleza del programa o servicio, los objetivos del programa, el total de los recursos disponibles al beneficiario/entidad cubierta, la frecuencia con la que se ecuentran tales idiomas en particular, y la frecuencia con la que personas LEP se ponen en contacto con el programa. No hay una solución "que convenga a todos" para el cumplimiento con Título VI con respecto a personas LEP. OCR llevará a cabo sus evaluaciones de la ayuda lingüística necesaria para asegurar un acceso significativo basado en cada caso por separado, y un beneficiario/entidad cubierta tiene una considerable flexibilidad en determinar precisamente cómo satisfacer esta obligación. OCR se enfocará en el resultado final -- siempre y cuando el beneficiario/entidad cubierta haya tomado los pasos necesarios para asegurar que personas LEP tengan acceso significativo a sus programas y servicios.

La clave para proporcionar un acceso significativo a personas LEP es asegurar que el beneficiario/entidad cubierta y la persona LEP se puedan comunicar efectivamente. Los pasos tomados por una entidad cubierta deben asegurar que a la persona LEP se le haya dado información adecuada, esté en condiciones de entender los servicios y beneficios disponibles, y pueda recibir aquellos para los cuales él o ella es elegible. La entidad cubierta debe asegurar además que la persona LEP pueda comunicar efectivamente las circunstancias relevantes de su situación al proveedor de servicios.

Al hacer cumplir Título VI y su aplicación a personas LEP por más de 30 años, OCR ha hallado que programas de asistencia lingüística efectiva normalmente contienen los cuatro elementos descriptos en la sección tres a continuación. En la revisión de quejas y al llevar a cabo revisiones del cumplimiento, OCR considerará un programa en conformidad cuando el beneficiario/entidad cubierta incorpore e implemente efectivamente estos cuatro elementos. El incumplimiento en incorporar o implementar uno o más de estos elementos no necesariamente significa incumplimiento con Título VI, y OCR revisará todas las circunstancias para determinar si las personas LEP pueden tener acceso significativo a los servicios y beneficios del beneficiario/entidad cubierta.

3. Asegurando Acceso Significativo para Personas LEP

(a) Introducción -Las Cuatro Claves de Cumplimiento con el Título VI en el Contexto LEP La clave de proporcionar acceso significativo a beneficios y servicios para personas LEP es asegurar que la asistencia lingüística brindada resulte en una comunicación precisa y efectiva entre el proveedor y el aplicante/cliente LEP sobre los tipos de servicios y/o beneficios disponibles, y sobre las circunstancias del aplicante o cliente. Aunque los beneficiarios HHS tienen considerable flexibilidad en satisfacer esta obligación, OCR ha hallado que programas efectivos normalmente tienen los siguientes cuatro elementos:

- Evaluación - El beneficiario/entidad cubierta lleva a cabo una evaluación detallada de las necesidades lingüísticas de la población que será atendida;

- Desarrollo de Políticas Escritas sobre el Acceso Lingüístico - El beneficiario/entidad cubierta desarrolla e implementa una política escrita integral que asegurará una comunicación significativa;

- Capacitación del Personal - El beneficiario/ entidad cubierta toma pasos para asegurar que el personal entienda la política y sea capaz de hacerla cumplir; y

- Control Vigilante - El beneficiario/entidad cubierta lleva a cabo supervisión del programa de asistencia lingüística para asegurar que personas LEP tengan acceso significativo al programa.

La falta de implementar una o más de estas medidas no significa necesariamente incumplimiento con el Título VI, y OCR revisará el total de circunstancias en cada caso. Si la implementación de una o más de estas opciones llegara a ser financieramente tan gravosa que perjudicara los objetivos legítimos del programa de un beneficiario/entidad cubierta, o si hay alternativas igualmente efectivas para asegurar que personas LEP tengan acceso significativo a programas y servicios, OCR no hallará al beneficiario/entidad cubierta en falta.

(b) Evaluación

La primera clave para asegurar un acceso significativo es que el beneficiario/entidad cubierta evalúe las necesidades lingüísticas de la población afectada. Un beneficiario/entidad cubierta evalúa las necesidades lingüísticas al:

c) Desarrollo de una Política Integral por Escrito sobre Acceso Lingüístico

Un beneficiario/entidad cubierta puede asegurar una comunicación efectiva desarrollando e implementando un programa de asistencia lingüística integral por escrito que incluya políticas y procedimientos para identificar y evaluar las necesidades lingüísticas de sus aplicantes/clientes LEP, y que provea una variedad de opciones de asistencia lingüística oral, notificaciones a personas LEP en un idioma que ellos puedan entender sobre el derecho a asistencia lingüística gratuita, capacitación periódica del personal, control del programa, y traducción de materiales escritos en ciertas circunstancias.(4)

(1) Interpretación Oral de Idiomas-- Al diseñar un programa de asistencia lingüística eficiente, un beneficiario/entidad cubierta desarrolla procedimientos para obtener y proveer intérpretes entrenados y competentes y otros servicios lingüísticos orales, de una manera oportuna, tomando algunos o todos los pasos siguientes:

Ver Sección 3 (e)(2) para la aclaración sobre "Intérpretes Competentes".

Las siguientes normas ayudan al beneficiario/entidad cubierta a determinar cuáles opciones de asistencia lingüística serán de cantidad y calidad suficientes para satisfacer las necesidades de sus beneficiarios LEP:

Personal Bilingüe - El empleo de personal bilingüe en puestos de atención a pacientes y a clientes facilita la participación de personas LEP. Sin embargo, donde hay una variedad de grupos lingüísticos LEP dentro del área de un beneficiario, esta opción puede ser insuficiente para satisfacer las necesidades de todos los aplicantes y clientes LEP. Donde esta opción es insuficiente para satisfacer las necesidades, el beneficiario/entidad cubierta debe proveer asistencia lingüística adicional oportuna. Personal bilingüe debe ser capacitado y debe demostrar competencia en interpretación.

Intérpretes Como Parte del Personal - Intérpretes pagados son especialmente apropiados donde hay una necesidad frecuente y/o regular de servicios de interpretación. Estas personas deben ser competentes y disponibles cuando se necesitan.

Intérpretes Contratados - El empleo de intérpretes contratados debe ser una opción para beneficiarios/entidades cubiertas que tienen una necesidad poco frecuente de servicios de interpretación, tienen grupos lingüísticos de LEP menos comunes en sus áreas de servicios, o necesitan suplementar sus capacidades internas basándose en la medida que se presente la necesidad. Tales intérpretes contratados deben ser competentes y disponibles de inmediato.

Voluntarios de la Comunidad - El uso de voluntarios de la comunidad puede proveer a beneficiarios/entidades cubiertas un método eficaz y barato de proveer servicios de interpretación. Sin embargo, la experiencia nos ha enseñado que para usar voluntarios comunitarios efectivamente, beneficiarios/entidades cubiertas deben asegurar que se hayan hecho arreglos formales de servicios de interpretación con organizaciones comunitarias para que estas organizaciones no sean sujetas a una solicitud arbitrarias de prestar asistencia. Además, beneficiarios/entidades cubiertas deben asegurar que estos voluntarios sean competentes como intérpretes y que entiendan sus obligaciones de mantener la confidencialidad del cliente. Asistencia lingüística adicional debe ser proporcionada donde voluntarios competentes no están disponibles de inmediato durante todas las horas de servicio.

Línea Teléfonica de Interpretación - Una línea telefónica de servicio de interpretación puede ser una opción útil como un sistema suplementario, o quizás pueda ser útil cuando el beneficiario/entidad cubierta se enfrenta con un idioma que de otra manera no podría acomodar. Dicho servicio frecuentemente ofrece asistencia en muchos idiomas y normalmente puede prestar el servicio como respuesta rápida a un pedido. Sin embargo, beneficiarios/entidades cubiertas deberían estar conscientes que tales servicios no siempre cuentan con intérpretes disponibles de inmediato que estén al corriente con la terminología peculiar del programa o servicio en particular. Es importante que un beneficiario/entidad cubierta no ofrezca ésta como la única opción de asistencia lingüística a no ser que no hayan otras opciones de asistencia lingüística (ej., en una clínica rural visitada por un paciente LEP que habla un idioma que no se encuentra normalmente en el área).

(2) Traducción de Materiales Escritos -- Un programa efectivo de asistencia lingüística asegura que materiales escritos proporcionados rutinariamente en inglés a aplicantes, clientes y al público estén disponibles en idiomas normalmente encontrados además del inglés. Es particularmente importante asegurar que documentos vitales, tales como aplicaciones, formularios de consentimiento, cartas con un contenido de información importante sobre la participación en un programa (tal como una carta de presentación explicando las condiciones para participar en un programa de asistencia médica administrada Medicaid), notificaciones relacionadas con la reducción, negación o finalización de servicios o beneficios, con el derecho de apelar tales acciones o que requieran una respuesta de beneficiarios, notificaciones avisando a personas LEP de la disponibilidad de asistencia lingüística gratuita, y otros materiales de extensión que serán traducidos a otros idiomas además de inglés para cada grupo LEP elegible que se presenta regularmente para ser atendido o que probablemente será directamente afectado por el programa del beneficiario/entidad cubierta. Sin embargo, OCR reconoce que cada programa de servicio social fundado-federalmente tiene características únicas. Por lo tanto, OCR colabora con respectivas agencias HHS para determinar cuáles documentos e información se consideran vitales.

Como parte de su programa de asistencia lingüística en general, un beneficiario debe desarrollar e implementar un plan para proporcionar materiales por escrito en otros idiomas además de inglés, donde un número o porcentaje significativo de la población elegible para ser atendida o ser probablemente afectada directamente por el programa necesita servicios o información en otros idiomas además del inglés para comunicarse efectivamente. 28 C.F.R. Sección 42.405(d)(1). OCR determinará la extensión de la obligación del beneficiario/entidad cubierta de proveer traducción de documentos basada en cada caso por separado, tomando en cuenta todas las circunstancias relevantes, inclusive la naturaleza de los servicios o beneficios del beneficiario/entidad cubierta, el tamaño del beneficiario/entidad cubierta, el número y tamaño de los grupos lingüísticos LEP en su área de servicio, la naturaleza y extensión del documento, el objetivo del programa, el total de los recursos disponibles al beneficiario/entidad cubierta, la frecuencia con la que se necesiten documentos traducidos, y el costo de la traducción.

Una manera para que un beneficiario/entidad cubierta sepa con mayor certeza que será hallado en conformidad con sus obligaciones de proveer traducciones por escrito en idiomas que no son inglés es el cumplimiento por parte del beneficiario/entidad cubierta con las normas explicadas en los párrafos (A) y (B) a continuación.

Párrafos (A) y (B) explican las circunstancias que proveen seguridad para beneficiarios/entidades cubiertas. Un beneficiario/entidad cubierta que provee traducciones por escrito bajo estas circunstancias puede sentirse seguro que será hallado en conformidad con su obligación bajo el Título VI en cuanto a traducciones por escrito.(5) Sin embargo, el incumplimiento en proveer traducciones por escrito bajo estas circunstancias expuestas en los párrafos (A) y (B) no significará necesariamente incumplimiento con Título VI.

En tales circunstancias, OCR revisará el total de las circunstancias para determinar la naturaleza precisa de la obligación de un beneficiario/entidad cubierta de proveer materiales por escrito en otros idiomas además de inglés. Si la traducción por escrito de cierto documento o grupo de documentos fuese tan gravoso financieramente que perjudicara los legítimos objetivos de su programa, o si hay una alternativa de asegurar que las personas LEP tengan acceso significativo a la información proporcionada en el documento (tal como interpretación oral oportuna y efectiva de documentos vitales), OCR no considerará la traducción de materiales por escrito necesaria para conformidad con Título VI.

OCR considerará a un beneficiario/entidad cubierta en cumplimiento con su obligación del Título VI de proveer materiales por escrito en idiomas que no son inglés si:

(A) El beneficiario/entidad cubierta provee materiales traducidos por escrito, inclusive documentos vitales, para cada grupo lingüístico LEP elegible que constituya el diez por ciento o 3.000, cualquiera que sea menos, de la población de personas elegibles a ser atendidas o que probablemente serán afectadas directamente por el programa del beneficiario/entidad cubierta(6);

(B) en cuanto a grupos lingüísticos de LEP que no caen dentro del párrafo (A) mencionado anteriormente, pero constituyen cinco por ciento o 1.000, cualquiera que sea menos, que la población de personas elegibles para ser atendidas o que probablemente serán afectadas directamente, el beneficiario/entidad cubierta asegura que, por lo menos, documentos vitales sean traducidos a los idiomas apropiados, además del inglés, de tales personas LEP. Traducciones de otros documentos, si se necesitan, pueden ser presentados oralmente, y

(C) A pesar de los párrafos (A) y (B) anteriores, un beneficiario con menos de 100 personas en un grupo lingüístico elegibles para ser atendidas o que probablemente serán afectadas directamente por el programa del beneficiario/entidad cubierta, no traduce materiales por escrito, sino que provee notificaciones por escrito en el idioma predominante del grupo lingüístico LEP en cuanto al derecho de recibir traducción oral competente de los materiales escritos.

El término "personas elegibles para ser atendidas o que probablemente serán afectadas directamente" está relacionado a la cuestión de cuál es el área de servicio del beneficiario/entidad cubierta con el objeto de cumplir con su obligación bajo Título VI. No hay ninguna "definición que convenga a todos" que defina "personas elegibles para ser atendidas o que probablemente serán afectadas directamente" y OCR tratará a estos casos cada uno por separado.

Ordinariamente, personas elegibles para ser atendidas o probablemente afectadas directamente por un programa del beneficiario son aquellas personas que están en el área geográfica que ha sido aprobada por una oficina de subvención Federal como el área de servicio del beneficiario/entidad cubierta, y quienes son elegible para los beneficios o servicios del beneficiario/entidad cubierta, o que de otra manera puedan ser directamente afectadas por tal conducta de la entidad. Por ejemplo, un padre que procura servicios para un hijo sería visto como una persona probablemente afectada por las políticas y prácticas del beneficiario/entidad cubierta. Donde no haya sido aprobado un área de servicio por una agencia de subvención Federal, OCR considerará la relevancia del área de servicio para determinar a las personas que sean atendidas como ha sido designado y/o aprobado por las autoridades locales y estatales, o designado por el mismo beneficiario/entidad cubierta, con tal que estas mismas designaciones no excluyan discriminatoriamente a ciertas poblaciones. Además, OCR puede determinar que el área de servicio abarcará áreas geográficas de las cuales el beneficiario recibirá, o pueda anticipar recibir, clientes/pacientes. Los siguientes son ejemplos de cómo OCR determinaría las áreas de servicio relevantes cuando evalúe o quién sea elegible para ser atendido o probablemente afectado:

Como estas normas notan, Título VI dispone que a ninguna persona se le puede negar acceso significativo a los beneficios y servicios del beneficiario/entidad cubierta, basado en el país de origen. Para cumplir con los requisitos de Título VI, un beneficiario/entidad cubierta debe asegurar que personas LEP tengan acceso significativo y puedan entender la información contenida en los documentos escritos que son relacionados al programa. Así, para grupos lingüísticos que se incluyen dentro de los párrafos (A) y(B), arriba, un beneficiario puede asegurar tal acceso a través de, por lo menos, proveer notificación, por escrito, en el idioma nativo de la persona LEP, del derecho a recibir asistencia lingüística gratuíta en un idioma además del inglés, incluso el derecho a obtener una traducción oral competente de materiales escritos, libre de costo.

Recientes avances tecnológicos les han hecho más fácil a los beneficiarios/entidades cubiertas almacenar documentos traducidos de inmediato. A la vez, OCR reconoce que beneficiarios/entidades cubiertas en numerosas áreas, tales como muchas ciudades grandes, regularmente atienden a personas LEP de muchas áreas diferentes del mundo que hablan docenas y a a veces más de 100 idiomas diferentes. Sería indebidamente gravoso demandar a beneficiarios/entidades cubiertas en estas circunstancias a traducir todos los materiales a docenas, o tal vez más de 100 idiomas. Como resultado, OCR determinará hasta qué punto el beneficiario/entidad cubierta tiene la obligación de proveer traducciones escritas de documentos basado en cada caso por separado, tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias.(7)

También es importante asegurar que la persona que traduce los materiales esté bien capacitada. Además, es importante notar que en algunas circunstancias traducciones literales de los materiales pueden ser imprecisas o inapropiadas para comunicar la escencia del contenido de los materiales escritos. Una forma efectiva de tratar con este problema potencial es ponerse en contacto con organizaciones locales para revisar materiales traducidos para asegurar que sean precisos y fáciles de entender por parte de personas LEP. (3) Métodos de Proveer Notificaciones a Personas LEP -- Una parte vital de un programa exitoso de cumplimiento incluye tener métodos efectivos para notificar a personas LEP sobre sus derechos a asistencia lingüística y la disponibilidad de tal asistencia libre de cargos. Estos métodos incluyen pero no se limitan a:

(d) Capacitación del Personal

Otro elemento vital para asegurar que se sigan estas políticas es la diseminación por parte del beneficiario/entidad cubierta de sus políticas a todos los empleados que probablemente tendrán contacto con personas LEP, y la capacitación periódica de estos empleados. Capacitación efectiva asegura que los empleados estén informados y conscientes de las políticas LEP y procedimientos, estén capacitados para trabajar efectivamente con intérpretes en-persona y por teléfono, y entiendan la dinámica de interpretación entre clientes, proveedores e intérpretes.. Es importante que esta capacitación sea parte de la orientación para nuevos empleados y que todos los empleados en posiciones de contacto con el cliente estén capacitados apropiadamente. Dada la alta frecuencia de cambios en cuanto a puestos de algunos empleados, beneficiarios/entidades cubiertas pueden encontrar útil mantener un registro de capacitación en que se inscriben nombres de los empleados y fechas de su capacitación. En los últimos años, OCR ha observado que beneficiarios/entidades cubiertas frecuentemente desarrollan políticas efectivas de asistencia lingüística y procedimientos, pero ha notado que empleados no están al tanto de las políticas, o no saben cómo o, de otra manera, no cumplen en proveer la asistencia disponible. Capacitación efectiva es una forma de asegurar que no haya discrepancias entre las políticas y procedimientos escritos del beneficiario/entidad cubierta y las verdaderas prácticas de empleados que están en contacto con personas LEP.

(e) Verificación

Es crucial además para un beneficiario/entidad cubierta vigilar su programa de asistencia lingüística por lo menos anualmente para evaluar la composición LEP actual de su área de servicio, las necesidades de comunicación actuales de aplicantes y clientes LEP, averiguar si la asistencia existente satisface las necesidades de tales personas, si el personal está informado respecto a políticas y procedimientos y cómo implementarlos, y si las fuentes de arreglos para asistencia son todavía vigentes y viables. Un elemento de tal evaluación consiste en las reacciones que el beneficiario/entidad cubierta solicita de los clientes y representantes. OCR ha hallado que cumplimiento con la obligación de asistencia lingüística de Título VI es más probable cuando un beneficiario/entidad cubierta vigila su programa contínuamente, hace modificaciones donde sean necesarias, y capacita empleados periódicamente para la implementación de las políticas y procedimientos.

4. Evaluación de Acceso Significativo de OCR

El incumplimiento en tomar todos los pasos expuestos en Sección C. 3, mencionada arriba, no significa necesariamente que un beneficiario/entidad cubierta no hubiera provisto acceso significativo a clientes LEP. Como se menciona arriba, OCR hará evaluaciones de cada caso por separado y considerará numerosos factores al determinar si los pasos tomados por un beneficiario/entidad cubierta han resultado en la provisión de acceso significativo. Aquellos factores incluyen el tamaño del beneficiario/entidad cubierta y de la población LEP elegible, la naturaleza del programa o servicio, los objetivos del programa, el total de los recursos disponibles, la frecuencia con la cual cada idiomas se presenta, y la frecuencia con la cual personas LEP se ponen en contacto con el programa. Los casos siguientes ilustran ejemplos de como OCR evaluará el acceso significativo:

5. Intérpretes

Dos asuntos frecuentes en el área de servicios de interpretación concierne (a) el uso de amigos, parientes, o hijos menores como intérpretes, y (b) la necesidad de asegurar que los intérpretes sean competentes, especialmente en el área de interpretación médica.

(a) El Uso de Amigos, Parientes y de Hijos Menores como Intérpretes - Un beneficiario/entidad cubierta puede exponerse a sí mismo a responsabilidad bajo el Título VI si requiere, sugiere, o alienta a una persona LEP a emplear a amigos, hijos menores, o a parientes como intérpretes, ya que esto puede comprometer la eficiencia del servicio. El uso de tales personas podría resultar en una brecha de confidencialidad o en resistencia por parte de individuos a revelar información personal crítica a sus situaciones. En un ambiente médico, esta actitud reacia podría tener consecuencias graves, aún podría poner en riesgo la vida de uno. Además, parientes y amigos normalmente no son competentes como intérpretes, ya que frecuentemente poseen una capacidad limitada en ambos idiomas, sin aptitudes de interpretación, y no están familiarizados con la terminología especializada.

Si después de que algún beneficiario/entidad cubierta informa a una persona LEP del derecho a servicios gratuitos de interpretación, la persona se niega a tales servicios y solicita el uso de un pariente o amigo, el beneficiario/entidad cubierta puede usar al pariente o amigo, si el uso de tal persona no compromete la efectividad de los servicios o viola la confidencialidad de la persona LEP. El beneficiario/entidad cubierta debería documentar la oferta y la negación en el archivo de la persona LEP. Aún si una persona LEP elige el empleo de un pariente o amigo, el beneficiario/entidad cubierta debería sugerir que un intérprete capacitado asista sin participar en el encuentro para asegurar una interpretación precisa.

(b) Intérpretes Competentes -- Para proveer servicios efectivos a personas LEP, un beneficiario/entidad cubierta debe asegurar el uso de personas que sean competentes en proveer servicios de interpretación. Competencia no significa necesariamente certificación formal en interpretación, a pesar que la certificación es útil. Por otro lado, competencia requiere más que la auto-identificarse como bilingüe. El requisito de competencia propone que el intérprete demuestre capacidad tanto en inglés como en el otro idioma, que tenga capacitación y orientación que incluya las aptitudes y ética de interpretación (ej., asuntos de confidencialidad), posea un conocimiento fundamental en ambos idiomas de términos especializados, o conozca conceptos típicos de programas o actividades del beneficiario/entidad cubierta, demuestre respeto por la cultura de la persona LEP y una demostrada habilidad de transmitir información en ambos idiomas. Un beneficiario/entidad cubierta debe asegurar que aquellas personas que se provean como intérpretes sean entrenadas y demuestren competencia como intérpretes.

6. Ejemplos de Ecenarios que se Presentan Frecuentemente

En el curso de los últimos 30 años haciendo cumplir Título VI en el contexto de LEP, OCR ha observado numerosos problemas frecuentes. Los siguientes son ejemplos de políticas y prácticas encontradas frecuentemente que pueden violar Título VI:

y que repitan sus declaraciones. En muchas ocasiones, ella ha comunicado información inexacta lo cual ha resultado en errores en los diagnósticos.

D. PRÁCTICAS PROMETEDORAS

Para satisfacer las necesidades de sus pacientes y clientes LEP, algunos beneficiarios/entidades cubiertas han encontrado formas únicas de prestar servicios de intérpretes y alcanzar a la comunidad LEP. Como parte de su asistencia técnica, OCR ha ayudado frecuentemente, y continuará ayudando, a beneficiarios/entidades cubiertas que estén interesados en aprender sobre prácticas prometedoras en el área de servicio de poblaciones LEP. Ejemplos de prácticas prometedoras incluyen las siguientes:

Interpretación Simultánea - Un hospital urbano está probando un sistema de interpretación médica con los últimos adelantos en el cual el proveedor y el paciente se comunican usando audífonos sin cables a control remoto, mientras un intérprete capacitado y competente, localizado en una sala separada, presta servicios de interpretación simultánea al proveedor y al paciente. El intérprete puede estar millas lejos del hospital. Esto reduce retrasos en la provisión de asistencia lingüística, ya que el intérprete no tiene que viajar al establecimiento del beneficiario/entidad cubierta. Además, un proveedor que opera más de una instalación puede prestar servicios de interpretación a todas las instalaciones usando este banco central de intérpretes, siempre que cada instalación esté equipada con la tecnología apropiada.

Bancos Lingüísticos - En numerosas partes del país, tanto urbanas como rurales, organizaciones y proveedores comunitarios han creado bancos lingüísticos comunitarios que capacitan, emplean, y despachan intérpretes competentes a organizaciones participantes, reduciendo la necesidad de incluir intérpretes en el personal para idiomas de baja demanda. Estos bancos lingüísticos frecuentemente son sin fines de lucro y cobran honorarios razonables. Este método es particularmente apropiado donde haya escasez de servicios lingüísticos, o donde haya una gran variedad de necesidades lingüísticas.

Oficina de Apoyo Lingüístico - Una agencia estatal de servicios sociales ha establecido una "Oficina de Servicios de Intérpretes y Traducciones". Esta oficina examina y certifica a todos los intérpretes contratados y a los de la misma empresa, provee apoyo a toda la agencia en la traducción de formularios, correspondencia para el cliente, publicaciones y otros materiales escritos, y vigila las políticas de la agencia y de sus vendedores que afectan a personas LEP.

Proyecto Multicultural - Otra agencia del condado ha establecido un "Proyecto Multicultural" que es diseñado para encontrar intérpretes para ayudar a inmigrantes y otras personas LEP a navegar los sistemas de servicios de salud y sociales del condado. El proyecto emplea a trabajadores comunitarios de alcance exterior para trabajar con clientes LEP y puede ser utilizado por empleados para solucionar asuntos culturales y lingüísticos. Un comité multicultural de consulta ayuda al condado a mantenerse al tanto de las necesidades comunitarias.

Volantes - Un hospital ha creado volantes en muchos idiomas, titulado "Mientras Espero la llegada de un Intérprete". Los volantes intentan facilitar la comunicación básica entre pacientes hospitalizados/no hospitalizados y el personal. Los volantes no intentan reemplazar a intérpretes pero puede ayudar en incrementar el nivel de confort de personas LEP mientras esperan servicios.

Uso de Tecnología - Algunos beneficiarios/entidades cubiertas aprovechan las posibilidades del internet y/o intranet para almacenar documentos traducidos online. Estos documentos pueden ser recuperados cuando se los necesite.

Líneas de Información Telefónica - Beneficiarios/entidades cubiertas han establecido líneas de información telefónica en los idiomas hablados por grupos lingüísticos frecuentemente encontrados para instruir a las personas que llaman, no angloparlantes, sobre cómo dejar un mensaje que será contestado por alguien que habla su idioma.

Otras Formas de Alcance Exterior - Otros beneficiarios/entidades cubiertas han proporcionado información sobre servicios, beneficios, requisitos de elegibilidad, y la posibilidad de asistencia lingüística gratuita, en los idiomas apropiados (a) colocando carteles con esta información en lugares públicos tales como mercados, paradas de ómnibus y estaciones subterráneas; (b) colocando avisos en los diarios, y en las emisoras de radio y canales de televisión que atienden a grupos LEP; (c) colocando volantes y carteles en las oficinas de organizaciones comunitarias que atienden a grandes poblaciones de personas LEP; y (d) establecer líneas de información en los idiomas apropiados.

E. PLAN MODELO

El siguiente es un ejemplo de un programa de asistencia lingüística modelo que es potencialmente útil para todos los beneficiarios/entidades cubiertas, pero que es particularmente apto para entidades tales como hospitales o agencias de servicios sociales que atienden a una población LEP grande y diversa. Este plan modelo incorpora una variedad de opciones y métodos para proveer acceso significativo a beneficiarios LEP:

F. CUMPLIMIENTO Y EJECUCIÓN

Las recomendaciones explicadas arriba no intentan ser exhaustivas. Beneficiarios/entidades cubiertas tienen una flexibilidad considerable en determinar cómo cumplir con su obligación legal en la ambientación LEP, y no se les requiere usar todos los métodos sugeridos y opciones enumeradas. Sin embargo, beneficiarios/entidades cubiertas deben establecer e implementar políticas y procedimientos para proveer asistenica lingüística suficiente para satisfacer sus responsabilidades bajo Título VI y proveer a personas LEP de acceso significativo a los servicios.

OCR hará cumplir el Título VI como se aplica a las responsabilidades de beneficiarios/entidades cubiertas respecto a personas LEP a través de los procedimientos proporcionados en las regulaciones de Título VI. Estos procedimientos incluyen investigaciones de quejas, revisiones de quejas, esfuerzos para asegurar cumplimiento voluntario, y asistencia técnica.

Las regulaciones de Título VI disponen que OCR investigará cada vez que reciba una queja, reporte u otra información alegando o indicando posibles incumplimientos con Título VI. Si la investigación resulta en un hallazgo de cumplimiento, OCR le informará esta determinación por escrito al beneficiario/entidad cubierta, inclusive la base de esta determinación. Si la investigación resulta en un hallazgo de incumplimiento, OCR debe informar al beneficiario/entidad cubierta del incumplimiento a través de una Carta de Hallazgos que indica las áreas de incumplimiento y los pasos que deben ser tomados para corregir el incumplimiento, y debe tratar de asegurar cumplimiento voluntario a través de medios informales. Si el asunto no puede ser resuelto informalmente, OCR debe asegurar cumplimiento a través de (a) la terminación de asistencia Federal después de que al beneficiario/entidad cubierta se le haya dado la oportunidad de una audiencia administrativa, (b) referimiento a DOJ para un desagravio por mandato judicial u otros procedimientos de ejecución, o (c) cualquier otro medio autorizado por la ley.

Como indican las regulaciones de Título VI arriba enunciadas, OCR tiene una obligación legal de procurar cumplimiento voluntario para resolver casos y no puede procurar la terminación de fondos hasta que no haya hecho esfuerzos para obtener conformidad voluntaria y haya determinado que ese cumplimiento no puede ser asegurado voluntariamente. OCR se comprometerá en esfuerzos para cumplimiento voluntario, y proveerá asistencia técnica a beneficiarios en todos los pasos de su investigación. Mientras se hagan estos esfuerzos para asegurar cumplimiento voluntario, OCR propondrá horarios razonables para lograr cumplimiento y consultará y ayudará al beneficiario/entidad cubierta a explorar maneras eficaces en función de los costos de llegar a cumplimiento, compartiendo información en recursos potenciales de la comunidad, aumentando consciencia de las tecnologías emergentes, y compartiendo información respecto a cómo otros beneficiarios/entidades cubiertas han lideados las necesidades lingüísticas de diversas poblaciones.

OCR enfocará sus esfuerzos de revisión del cumplimiento principalmente en beneficiarios/entidades cubiertas grandes tales como hospitales, organizaciones de asistencia administrada, agencias estatales, y organizaciones de servicios sociales, que tengan un número o porcentaje significativo de personas LEP elegibles para ser atendidas, o probablemente afectadas directamente, por el programa del beneficiario/entidad cubierta. Generalmente, OCR sabe por su propia experiencia que para asegurar cumplimiento de Título VI, estos beneficiarios/entidades cubiertas tienen que utilizar un espectro más amplio de opciones de asistencia lingüística explicadas en sección C.3, arriba.

El hecho de que OCR enfoca sus recursos investigativos en los beneficiarios/entidades cubiertas grandes, con números o porcentajes apreciables de personas LEP que probablemente serán atendidas o directamente afectadas, no significa que otros beneficiarios/entidades cubiertas sean liberadas de sus obligaciones bajo Título VI, o que no sean sujetas a revisión por OCR. De hecho, OCR tiene la obligación legal bajo las regulaciones de HHS de investigar prontamente todas las quejas que alegan una violación de Título VI. Todos los beneficiarios/entidades cubiertas deben tomar los pasos para superar las diferencias lingüísticas que resultan en barreras y proveer la asistencia lingüística necesaria para asegurar que personas LEP tengan acceso significativo a servicios y beneficios. Sin embargo, beneficiarios/entidades cubiertas pequeñas -- tales como un médico que trabaja solo, áquellos con recursos más limitados, y beneficiarios/entidades cubiertas que atienden pequeños números de personas LEP en raras ocasiones -- tendrán más flexibilidad en satisfacer sus obligaciones para asegurar acceso significativo para personas LEP.

Para determinar el cumplimiento de un beneficiario/entidad cubierta bajo Título VI, la preocupación principal de OCR es asegurar que las políticas y procedimientos del beneficiario/entidad cubierta superen las barreras que resultan de las diferencias lingüísticas que negarían a una persona LEP una oportunidad significativa de participar y tener acceso a programas, servicios, y beneficios. El uso adecuado de los métodos y opciones discutidos en estas normas de política por parte del beneficiario/entidad cubierta será visto por OCR como evidencia del deseo del beneficiario/entidad cubierta de cumplir voluntariamente con sus obligaciones bajo Título VI.

G. ASISTENCIA TÉCNICA

En los últimos 30 años, OCR ha proporcionado asistencia técnica substancial a beneficiarios/entidades cubiertas, y continuará disponible para proporcionar tal asistencia a cualquier beneficiario/entidad cubierta que quiera asegurar el manejo de un programa de asistencia lingüística efectiva. Además, durante su proceso investigatorio, OCR está disponible para proporcionar asistencia técnica para que beneficiarios/entidades cubiertas voluntariamente lleguen a estar en cumplimiento.

H. ANEXOS

Apéndice A es un resumen, en un formato de preguntas y respuestas, de un número de los elementos críticos de estas normas. El propósito del resumen es ayudar a beneficiarios/entidades cubiertas a lograr un mayor entendimiento de estas normas y sus obligaciones bajo Título VI para asegurar acceso significativo a personas LEP. Apéndice B es una lista de numerosas provisiones, que incluye pero no se limita a las leyes y regulaciones Federales y estatales que requieren la provisión de asistencia lingüística a personas LEP en varias circunstancias. Ésta no es una lista exahustiva, y no se limita al contexto de salud y servicios humanos.

1. 1Una descripción de estos requisitos se incluye como Apéndice B a esta norma de política.

2. La orden DOJ fue emitida el 11 de agosto de 2000.

3. Las regulaciones de coordinación de DOJ en 28 C.F.R. Sección 42.405(d)(1) dispone que "[w]aquí un número o proporción significativa de la población es elegible para ser atendida o probablemente afectada por programas financiados federalmente (ej., afectada por relocación) necesita servicio o información en un idioma además de inglés para ser informada efectivamente o participar en el programa, el beneficiario debería de tomar pasos razonables, considerando el aspecto del programa y el tamaño y concentración de tal población, para proporcionar información en los idiomas apropiados a tales personas. Este requisito se aplica con respecto a materiales escritos de la clase que es normalmente distribuida al público".

4. Tanto el Acta de Americanos con Discapacidades como la Sección 504 del Acta de Rehabilitación de 1973 proveen prohibiciones similares contra discriminación basada en la discapacidad y requieren que entidades presten asistencia lingüística tales como lenguaje de señas para individuos con deterioro auditivo o formatos alternativos tales como braille, imprenta más grande o cintas de audio-cassette para individuos con deterioro visual. Al desarrollar un programa de asistencia lingüística integral, beneficiarios/entidades cubiertas deberían estar atentos a sus responsabilidades de ADA y Sección 504 para asegurar acceso a programas para individuos con discapacidades.

5. Las provisiones de "puerto seguro" en los párrafos (A) y (B) abajo, no intentan establecer umbrales numéricos para cuando el beneficiario deba traducir documentos. Los números y porcentajes incluidos en estas provisiones están basados en el balance de un número de factores, incluso la experiencia de OCR en hacer cumplir Título VI en el contexto de programas de salud y servicios humanos, y las discusiones de OCR con otras agencias de Departamento en cuanto a experiencias de sus beneficiarios/entidades cubiertas subvencionadas con asuntos de acceso lingüístico.

6. Como se nota arriba, documentos vitales incluyen aplicaciones, formularios de consentimiento, cartas que contienen información en cuanto a elegibilidad o criterio de participación, y notificaciones pertinentes a reducción, negación o terminación de servicios o beneficios, que requieren una respuesta de beneficiarios, y/o ese consejo de asistencia lingüística gratuita. Documentos grandes, tales como manuales de inscripción, pueden que no deban ser traducidos en su totalidad. Sin embargo, información vital contenida en documentos grandes debe ser traducida.

7. Por ejemplo, un programa de asistencia administrada de Medicaid que se encuentra regularmente, o que potencialmente se encontrará con personas LEP que hablan docenas o quizás más de 100 idiomas diferentes, no sería obligado a traducir todo el boletín del programa a cada idioma que se encuentra regularmente. En vez de esto, al beneficiario/entidad cubierta en estas circunstancias probablemente se le requerirá traducir los materiales escritos a los idiomas más frecuentemente encontrados. En cuanto a los idiomas restantes que se encuentran regularmente, al beneficiario/entidad cubierta se le requerirá asegurar que la persona LEP reciba notificación por escrita en el idioma apropiado otro que inglés de los derechos a traducción oral gratuita de los materiales escritos. Además, al beneficiario/entidad cubierta se le requerirá frecuentemente proveer traducciones escritas de documentos vitales que son cortos en extensión y pertinentes a aspectos importantes de programas críticos, tales como una carta de presentación que resume los términos y condiciones de participación del programa de asistencia administrada de Medicaid, y/o contiene información sujeta a una fecha límite para ese momento en cuanto a inscripción o participación continuada.

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Date revised: September 1, 2000